In diesem Artikel untersuchen wir einige Best Practices zur Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit in einer Remote-Belegschaft.
Die COVID-19-Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert, und Remote-Arbeit ist für viele Unternehmen weltweit zur Norm geworden. Obwohl Remote-Arbeit mehrere Vorteile mit sich bringt – etwa Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance –, bringt sie auch erhebliche Herausforderungen für Produktivität und Zusammenarbeit mit sich.
Bereitstellung der richtigen Werkzeuge
Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg von Remote-Arbeit ist Bereitstellung der richtigen Werkzeuge für Mitarbeiter. Sie benötigen Zugriff auf zuverlässige Projektmanagement-Software, Kommunikation und andere Tools, die ihnen dabei helfen, ihre Arbeit effizient zu erledigen.
Hier sind einige wichtige Tools, die Sie berücksichtigen sollten:
Kommunikationswerkzeuge
Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreiche Remote-Arbeitsvereinbarung, und die richtigen Tools können den entscheidenden Unterschied ausmachen. Beliebte Kommunikationsplattformen wie Slack, Microsoft Teams und Zoom bieten großartige Möglichkeiten, um Remote-Mitarbeiter miteinander zu verbinden.
Um die maximale Wirkung dieser Tools zu erzielen, ist es wichtig, Ihr Team mit den erforderlichen Lizenzen und Schulungen auszustatten, damit es diese effektiv nutzen kann. Es kann sogar von Vorteil sein, ein oder zwei spezielle Onboarding-Sitzungen einzurichten, in denen speziell die Verwendung der einzelnen Plattformen erläutert wird, damit alle auf dem gleichen Stand sind, wenn es an der Zeit ist, zu kommunizieren.
Erwägen Sie auch, klare Erwartungen hinsichtlich der Verwendung dieser Tools zu formulieren, damit die Kommunikation effizient und effektiv bleibt. Dinge wie das Festlegen allgemeiner Richtlinien für die richtige Etikette, das Festlegen, wann Mitarbeiter online sein und auf Nachrichten antworten sollten, und das Erstellen von Kanälen basierend auf Themen oder Projekten könnten dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren.
Projektmanagement-Tools
Eine weitere wesentliche Komponente für Remote-Teams sind Projektmanagement-Tools. Asana, Trello und Monday.com sind beliebte Optionen, die Teams eine einfache Möglichkeit bieten, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Mit diesen Tools können Teams Aufgaben und Aufgaben an einem Ort organisieren, jeder Aufgabe Fristen zuweisen und den Fortschritt problemlos überwachen.
Teammitglieder können in Echtzeit an Projekten zusammenarbeiten, indem sie Dateien teilen oder Ideen in der Chat-Funktion der Plattform diskutieren. Durch den Einsatz dieser leistungsstarken Projektmanagement-Tools fällt es Remote-Teams viel leichter, organisiert zu bleiben und gleichzeitig an verschiedenen Projekten zu arbeiten.
Zeiterfassungstools
Eine Zeiterfassung ist normalerweise in einem Projekt- oder Aufgabenmanagementsystem enthalten. Bei der Remote-Arbeit kann es jedoch schwierig sein, die Produktivität der Mitarbeiter zu überwachen und zu verwalten. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Fristen einhalten und die vereinbarten Arbeitsstunden einhalten, können Tools wie Toggl oder RescueTime dabei helfen, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu verfolgen.
Durch den Einsatz dieser Tools haben Arbeitgeber ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter in die einzelnen Aufgaben investiert – was eine genauere Abrechnung und ein verbessertes Projektmanagement ermöglicht.
Mit diesen Daten haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Feedback für Mitarbeiter zu geben, die möglicherweise Unterstützung bei ihren Arbeitsabläufen oder ihrer Leistung benötigen. Mit einer Zeiterfassungssoftware können Arbeitgeber außerdem erkennen, wo Verbesserungen im Hinblick auf Zeitmanagement und Effizienz möglich sind.
VPNs und Sicherheit
Bei der Fernarbeit ist es für Arbeitgeber wichtig, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter über die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen verfügen. Die Verwendung eines virtuellen privaten Netzwerks (VPN) kann erheblich vor Datenlecks und anderen Cyberbedrohungen schützen. VPN verschlüsselt alle Ihre Online-Aktivitäten, sodass Sie sicher auf Unternehmensdatenbanken oder -netzwerke zugreifen können, ohne Ihre Informationen zu gefährden.
Eine aktive Firewall auf Ihrem Computer kann dabei helfen, eine weitere Schutzebene hinzuzufügen, indem sie bösartige Websites oder Downloads daran hindert, Ihr Gerät zu erreichen. Arbeitgeber sollten nach Möglichkeit auch die Implementierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung in Betracht ziehen – diese erfordert, dass Benutzer ihre Identität bestätigen, bevor ihnen Zugriff auf vertrauliche Informationen gewährt wird.
Durch die Ergreifung der notwendigen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit können Arbeitgeber und Arbeitnehmer beruhigt arbeiten und wissen, dass ihre Daten sicher und geschützt sind.
Einen Zeitplan pflegen
Eine der größten Herausforderungen bei der Fernarbeit ist die Einhaltung eines regelmäßigen Zeitplans. Wenn man von zu Hause aus arbeitet, verliert man leicht den Überblick über die Zeit und arbeitet am Ende mehr Stunden als nötig, was zu einem Burnout führt. Für eine gesunde Work-Life-Balance ist es wichtig, klare Arbeitszeiten festzulegen und diese einzuhalten. Hier sind einige Tipps dafür:
Machen Sie regelmäßig Pausen
Remote-Arbeit kann isolierend sein, daher ist es wichtig, über den Tag verteilt regelmäßig Pausen einzulegen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Pausen einzulegen, um sich zu dehnen, einen Spaziergang zu machen oder einen gesunden Snack zu sich zu nehmen.
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, bestimmte Arbeitszeiten festzulegen und diese einzuhalten. Es ist auch wichtig, diese Stunden den Kollegen mitzuteilen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Begrenzen Sie Ablenkungen
Die Arbeit von zu Hause aus kann ablenkend sein, da Hausarbeiten und persönliche Aufgaben um Aufmerksamkeit konkurrieren. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Ablenkungen zu begrenzen, indem Sie Erstellen eines dedizierten Arbeitsbereichs, Benachrichtigungen deaktivieren und bestimmte Zeiten für persönliche Aufgaben blockieren.
Förderung der Zusammenarbeit
Eine erfolgreiche Remote-Arbeitsumgebung hängt von Zusammenarbeit und Teamwork ab. Auch wenn die Förderung der Zusammenarbeit zwischen virtuellen Teams eine Herausforderung sein kann, gibt es einige Best Practices, die dabei helfen können, sie zu fördern:
1. Legen Sie für jedes Projekt klare Ziele fest und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder die gewünschten Ergebnisse verstehen und wissen, wie ihre Bemühungen zum Erfolg beitragen.
2. Nutzen Sie Kommunikationstools wie Videokonferenzsoftware oder Instant-Messaging-Plattformen, um regelmäßige Besprechungen zu ermöglichen, bei denen Teammitglieder Fortschritte besprechen, Fragen stellen, Lösungen erarbeiten und Beziehungen untereinander aufbauen können.
3. Fördern Sie kreative Problemlösungen, indem Sie eine offene Umgebung für den freien Austausch und die Diskussion von Ideen schaffen.
4. Entwickeln Sie einen Aktionsplan mit spezifischen Aufgaben, die den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden, und geben Sie ihnen die für den Erfolg erforderliche Autonomie und Verantwortlichkeit.
5. Fördern Sie einen offenen Dialog, indem Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, sich gegenseitig respektvoll Feedback zu den Ideen zu geben, was dazu beiträgt, ein Gefühl der Gemeinschaft und Zusammenarbeit in der Gruppe zu schaffen.
6. Bieten Sie Anerkennung und Belohnungen für erfolgreiche Zusammenarbeit, stärken Sie positives Verhalten und motivieren Sie andere, ähnliche Ergebnisse anzustreben.
Denken Sie daran, die Teammitglieder daran zu erinnern, dass sie Teil von etwas sind, das größer ist als sie selbst – betonen Sie, wie ihre individuellen Bemühungen zum größeren kollektiven Ziel oder zur Mission der Organisation als Ganzes beitragen.
Stellen Sie Ressourcen für die psychische Gesundheit bereit
Fernarbeit kann sich negativ auf die psychische Gesundheit auswirken. Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern Zugang zu Ressourcen für die psychische Gesundheit zu verschaffen. Dazu kann der Zugang zu Beratungsdiensten, Apps zur psychischen Gesundheit oder Ressourcen zum Umgang mit Stress und Burnout gehören.
Bieten Sie Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten an
Remote-Arbeit kann die Lern- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter einschränken. Daher ist es wichtig, ihnen Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten. Dazu können Online-Kurse, virtuelle Workshops oder Mentoring-Programme gehören.
Zusammenfassung
Die Pandemie hat die Welt der Fernarbeit drastisch verändert. Zuvor arbeiteten nur 6 % der Berufstätigen hauptsächlich von zu Hause aus, aber es wird geschätzt, dass in den nächsten drei Jahren 25 % der Arbeitnehmer dies zu ihrer Hauptarbeitsform machen werden.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass Mitarbeiter von zu Hause aus produktiv und kollaborativ arbeiten können.
Die Bereitstellung der richtigen Tools, die Einhaltung eines Zeitplans, die Förderung der Zusammenarbeit und die Bereitstellung von Support sind entscheidend für den Erfolg der Remote-Arbeit.
Durch die Implementierung dieser Best Practices können Unternehmen eine Remote-Arbeitsumgebung schaffen, die Produktivität, Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert.
