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In den letzten zwei Jahren ist die Nachfrage nach virtuellen Meetings weltweit um ein Vielfaches gestiegen. Und entgegen vieler Befürchtungen hat die Wirtschaft davon nur profitiert, wie die Daten vieler Studien belegen.
Im Jahr 2020 stieg die Zahl der persönlichen Online-Meetings im Vergleich zu 2019 um 1,230 % und die der Gruppenmeetings um 613 %.
Online-Meetings machten 42 2020 % aller Meetings aus, nehmen aber schnell zu.
Fast 65% der Unternehmen im Vereinigten Königreich berichteten von einer gesteigerten Produktivität, weil ihre Mitarbeiter ganz oder teilweise remote arbeiteten.
70 % der Unternehmen in entwickelten Ländern haben langfristige Pläne, das Konzept der Remote-Arbeit umzusetzen und weiterzuentwickeln.
Gruppenmeetings dauern meist etwa 60 Minuten, persönliche Meetings sind halb bis viertel so lang.
Über 46 % aller Remote-Meetings im Jahr 2020 fanden zwischen Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens statt.
65% der Unternehmen aus verschiedenen Ländern und Wirtschaftssektoren gaben an, dass sie nach der Umstellung auf ein Online-Arbeitsformat keinen einzigen Kunden verloren haben.
Nur 32 % der Unternehmen glauben, dass persönliche Treffen wichtiger sind als Online-Kommunikation.
Im Jahr 2019 wurden weniger als 50 % aller Online-Meetings über ein Mobiltelefon abgehalten, im Jahr 2020 waren es über 60 %.
Menschen lieben es, sich zu treffen. Kommunikation und soziale Interaktion sind einer der grundlegenden Faktoren der menschlichen Entwicklung, ganz zu schweigen von der Tatsache, dass effektive Kommunikation sowohl innerhalb des Teams als auch mit externen Partnern der wichtigste Faktor für die Entwicklung eines jeden Unternehmens ist. Von Jahr zu Jahr wächst die Kommunikation immer mehr. Laut Harvard Business Review ist die durchschnittliche Zeit, die Mitarbeiter monatlich in geschäftlichen (und nicht geschäftlichen) Besprechungen verbringen, von 31.4 Stunden in den frühen 1960er Jahren auf 72.3 Stunden im Jahr 2020 gestiegen. Hier spielte der Wandel des allgemeinen Geschäftsparadigmas eine wichtige Rolle . Wenn also vor 50-60 Jahren der operative Sektor eine Schlüsselrolle mit einer überwiegenden Anzahl von Arbeitsspezialitäten spielte (für die Meetings nicht so wichtig sind), dann begann irgendwo Ende der 80er Jahre ein schneller „Fluss“ von Mitarbeitern, bedingt, von Fabrikhallen bis zu Büros.
Büroarbeit beinhaltet per Definition zahlreiche Geschäftstreffen, sowohl intern als auch extern. Aber aus welchen Gründen auch immer, das Ergebnis ist offensichtlich – das Kommunikationsvolumen wächst. Die COVID-19-Pandemie hatte keinen Einfluss auf diesen globalen Prozess, führte jedoch zu einer Änderung des Kommunikationsansatzes – persönliche, physische Treffen wurden meistens auf ein Online-Format umgestellt, und diese Situation scheint für lange Zeit behoben zu sein. Jedenfalls zeigen eine Reihe von Studien, dass Remote Work in Gegenwart moderner IT-Tools für alle geeignet ist – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.
Im Jahr 2020 stieg die Zahl der virtuellen Einzelgespräche, die online abgehalten wurden (in der Regel unter Verwendung von Video), um 1,230 % und die Zahl der Gruppenmeetings um 613 % im Vergleich zu 2019. Es mag den Anschein haben, dass die Haupttreiber dieses beeindruckenden Wachstums Quarantänebeschränkungen und der Übergang zur Fernarbeit waren. Aber ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse. Wenn wir beispielsweise die Jahre 2018 und 2019 vergleichen (als die Pandemie noch keine globalen Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse hatte), stellt sich heraus, dass die durchschnittliche Zunahme virtueller Meetings 600 % erreichte. Trotz aller Einschränkungen macht das Online-Format auch im Jahr 2020 nur 42 % aller Meetings aus. Die Pandemie ist zu einem Katalysator für den Prozess des Paradigmenwechsels in der Geschäftskommunikation geworden, obwohl die Veränderungen immer noch nicht so schnell vonstatten gehen, wie sie scheinen.
Organisationen haben ihre IT-Infrastrukturen im Grunde umgebaut, aber jetzt müssen sie gewartet, weiterentwickelt, cybergesichert usw. werden. Zudem wurde für viele Unternehmen der Rückgang von 2020 durch ein Geschäftswachstum im Jahr 2021 abgelöst. In der Folge herrschte akuter Fachkräftemangel. Laut einer IDG-ForschungsberichtIn einer solchen Situation griffen bis zu 75 % der Unternehmen auf interne Reserven zurück und planten, die Effizienz bestehender Mitarbeiter zu verbessern. Die Methode hier ist die Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse, einschließlich Verkauf, Kundeninteraktion usw. Durch den Einsatz von Moderne Online-Toolskann beispielsweise ein Mitarbeiter im Vertrieb ohne Effizienzverlust eine viel größere Schicht potenzieller und bestehender Kunden abdecken und auch viel schneller auf neue Produkte geschult werden.
Befürchtungen, dass das Remote-Work-Format die Produktivität der Mitarbeiter mindert, haben sich offensichtlich nicht bewahrheitet. Bedenken Sie, dass nach Angaben des britischen Amtes für nationale Statistik im Jahr 2020 aufgrund von Quarantänebeschränkungen zu bestimmten Zeiten nur 37 % der Menschen im Land zur Arbeit gingen. Nach Angaben des Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) ca 65% der Unternehmen meldeten eine Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern, die vollständig oder teilweise remote arbeiten. Diese Situation drängt Arbeitgeber, dieses Format zu entwickeln und zu unterstützen, was zu einer weiteren Zunahme der Anzahl virtueller Meetings führen wird. Eine noch aufschlussreichere Situation wurde in Deutschland beobachtet, wo laut Deloitte-Bericht 70 % der Unternehmen bereits langfristige Pläne zur Umsetzung und Weiterentwicklung des Konzepts der Fernarbeit haben. Ähnliche Trends werden in anderen entwickelten Ländern Europas beobachtet.
Laut Untersuchungen von Doodle umfasste das beliebteste Gruppenmeeting-Format im Jahr 2020 durchschnittlich fünf Personen pro Meeting (in Westeuropa nahmen mehr Personen an Meetings teil, durchschnittlich 8-10). Die Situation war im Vergleich zu 2019 weitgehend unverändert. Die meisten Gruppensitzungen dauerten jedoch etwa eine Stunde.
In Bezug auf die virtuelle Einzelkommunikation ist die Zahl solcher Treffen während der Pandemie deutlich schneller gewachsen als die Zahl der Gruppentreffen. Dies liegt auf der Hand, da persönliche Treffen in den meisten Fällen spontan stattfinden. War es früher möglich, sich an einen Kollegen im Büro zu wenden, um aktuelle Probleme zu besprechen, besteht heute oft die einzige Möglichkeit zur Kommunikation darin, ihn über Zoom, Teams, Cisco Meetings usw. anzurufen.
Ein weiterer interessanter, wenn auch offensichtlicher Trend im Jahr 2020 war ein dramatischer Anstieg (um 78 %) der Zahl großer Online-Meetings mit einer Teilnehmerzahl von bis zu tausend Personen oder mehr. In den meisten Fällen handelt es sich um Protokollsitzungen und Aktionärsversammlungen, deren Häufigkeit gesetzlich geregelt ist. In den meisten Ländern müssen große Unternehmen mindestens einmal im Jahr Aktionärsversammlungen abhalten. Die COVID-19-Pandemie und die weltweiten Quarantänebeschränkungen haben dieses Verfahren zu einem echten Test gemacht. Aber die Verwendung von Cloud-Plattformen für die Fernkommunikation hat dieses Problem gelöst.
Seit Jahren wird allgemein angenommen, dass die Nichtansprache eines Kunden ein Rezept für sinkende Umsätze ist. Das Vertrauen in diesen Glauben war so groß, dass nur wenige diesen Ansatz ernsthaft versuchten. Aber die Pandemie hat Unternehmen vor eine schwierige Wahl gestellt: Gehen Sie so viel wie möglich online oder verlassen Sie den Markt ganz. Die Mehrheit entschied sich für die erste Option, und es stellte sich heraus, dass viele frühere Befürchtungen unbegründet waren. Das hat eine Doodle-Umfrage aus dem Jahr 2020 gezeigt 65% der Befragten aus verschiedenen Ländern und Wirtschaftszweigen gaben an, keinen einzigen Kunden verloren zu haben, und 30 % der Befragten gaben an, dass Kunden virtuelle Meetings mit geringerer Wahrscheinlichkeit absagen als ihre Kollegen von Angesicht zu Angesicht.
Das belegen Untersuchungen des Beratungsunternehmens McKinsey, die traditionellen und digitalen Vertrieb vergleicht. Vor der COVID-19-Pandemie hielten 52 % der Befragten klassische Methoden wie persönliche Treffen für wichtiger als die Online-Kommunikation, aber Ende 2020 waren es nur noch 32 %. Dies ist eine sehr bedeutende Veränderung in der Wahrnehmung, wenn man bedenkt, wie kurz der Zeitrahmen war, in dem sie stattgefunden hat.
Es mag den Anschein haben, dass die weit verbreitete Nutzung von Remote-Kommunikationslösungen und der Übergang zur Remote-Arbeit nur Vorteile bringen, aber das ist leider nicht ganz richtig. Es gibt auch einige Mängel. Eines der zentralen Probleme ist, dass nicht alle Arbeitnehmer, insbesondere die über 50-Jährigen, alle Werkzeuge und Fähigkeiten der digitalen Kommunikation beherrschen. Dies verringert etwas die Gesamtproduktivität des Unternehmens. Obwohl die Anpassung natürlich eine Frage der Zeit ist.
Gravierender ist ein anderes Problem, das sogar den ursprünglichen Namen Zoom Fatigue erhielt. Dies liegt daran, dass Online-Kommunikation, selbst mit qualitativ hochwertigen Videos, nicht das vollständige Äquivalent zu persönlichen Treffen ist. Im wirklichen Leben erhält das menschliche Gehirn einen erheblichen Teil seiner Informationen über den Gesprächspartner basierend auf nonverbalen Signalen, während bei der Kommunikation auf einer Plattform wie Zoom oder MS Meetings die Anzahl solcher Signale stark begrenzt ist, da eine Person sieht nur das Gesicht des Gesprächspartners.
Wie die Verhaltensanalytikerin Laura Dudley betont, wird Zoom Fatigue durch Überanstrengung unseres Gehirns verursacht, um den Mangel an nonverbalen Hinweisen zu kompensieren, auf die wir uns normalerweise verlassen, wenn wir uns von Angesicht zu Angesicht unterhalten. Im Jahr 2020 hat das Phänomen der Zoom-Ermüdung exponentiell zugenommen. Hinzu kommt die Unfähigkeit, sich zu Hause auf die Arbeit zu konzentrieren (insbesondere mit kleinen Kindern), über die sich viele Menschen beklagen, die von der eigenen Wohnung aus arbeiten. Laut Harvard Business fühlen sich allein lebende Telearbeiter zunehmend von anderen Kollegen entfremdet. Aus der Ferne, ohne persönliche Kommunikation, wächst ihr Gefühl der Isolation.
Was mit all diesen potenziellen Problemen zu tun ist, ist noch nicht ganz klar, aber es muss getan werden, da wir uns weltweit einem beruflichen Burnout nähern. Im Moment ist es optimal, einen hybriden Ansatz für die Arbeitsstruktur in Organisationen einzuführen, der Remote- und Büromodus kombiniert.
Es ist auch erwähnenswert, dass virtuelle (insbesondere Gruppen-) Meetings eine sorgfältigere Planung erfordern, da Mitarbeiter desselben Unternehmens beispielsweise in mehreren Zeitzonen arbeiten können.
Wenn wir über langfristige Prognosen sprechen, werden im Laufe der Zeit mehr Meetings online abgehalten. Dies gilt nicht nur für Geschäftstermine innerhalb eines Unternehmens, sondern auch für die Arbeit mit Kunden sowie für Vorstellungsgespräche beim Recruiting. Das Meeting-Format selbst reduziert den Zeitaufwand. Es gibt immer mehr Beweise dafür, dass kurze Meetings produktiver sind und dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Burnout bei Mitarbeitern zu verringern.
Nach dem anfänglichen Schock, der durch die Notwendigkeit des Übergangs zu einem neuen Arbeitsformat verursacht wurde, haben sich die meisten Organisationen bereits auf die Transformation eingestellt und suchen nun nach optimalen Formaten und Methoden, um potenzielle und tatsächliche Schwierigkeiten zu lösen – sowohl technologisch als auch organisatorisch. Es bleibt also noch viel zu tun, auch wenn eine radikale Trendwende nicht zu erwarten ist.
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Autor: Igor Kirillov
