Ein prägnanter Leitfaden zur Rationalisierung und Beschleunigung des Prozesses zur Erstellung einer Online-Veranstaltung.
Was ist ein technisches Briefing für eine Präsentation und warum ist es notwendig? Es handelt sich um eine Beschreibung eines zukünftigen Online-Events (oder Inhalts), die ein klares Verständnis davon vermittelt, wie die Präsentation als Ganzes und ihre Komponenten aussehen sollten; über die Fristen, in denen es vorbereitet und durchgeführt werden sollte; darüber, wer an der Vorbereitung und Durchführung des Vortrags beteiligt ist und welchen Verantwortungsbereich jeder Teilnehmer hat.
Ein gut vorbereitetes technisches Briefing optimiert die Prozess der Erstellung einer Präsentation und setzt Grenzen (vor allem zeitlich) für die an der Arbeit beteiligten Personen. Selbst wenn die gesamte Arbeit, wie es oft vorkommt, von einer „Ein-Mann-Band“ erledigt wird (manchmal im Wesentlichen sowohl Kunde als auch Darsteller), hilft das technische Briefing, die Veranstaltung besser zu durchdenken. Das technische Briefing spielt bei der Teamarbeit eine noch wichtigere Rolle, da es allen am Prozess Beteiligten sozusagen ermöglicht, auf eine Wellenlänge zu kommen.
Was also sollte ein Technisches Briefing für eine Online-Präsentation aussehen? Zu Ihren Diensten steht eine prägnante Guide basierend auf der Erfahrung unserer Team und unsere Kunden.
Der Zweck der Online-Präsentation
Sie sollten verstehen, welches Ergebnis Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten. Dies ist besonders wichtig, wenn die Präsentation kommerziell ist. Deshalb wäre es ein großer Fehler, diesen Punkt formal zu behandeln. „Erzählen Sie vom Produkt“ oder „Stellen Sie das Angebot vor“ – das ist kein Ziel. Das ist eine Ausrede. „Erhöhen Sie die Anzahl der Kunden, die auf dem Apollo-Schiff einen Touristengutschein für den Mond gekauft haben“ – hier ist ein Beispiel für ein richtig formuliertes Ziel.
Design und Stil
In diesem Abschnitt beschreiben Sie kurz die Lösungen, die seinem Namen entsprechen. Was zum Beispiel Haupt- und Zusatzfarben werden verwendet, in welchem Hauptstil die Präsentation gelöst wird usw. Beispiel: „Stil – kosmisch modern (Weltraum, Raumschiffe, Raketen, Sterne, Astronauten usw.). Die Haupthintergrundfarbe ist dunkelblau. Die zweite Hauptfarbe ist Gelb (Gold). Zusätzliche Farben sind Stahl und Orange. Statische Bilder und Animationen sind zweidimensional“. Die Beschreibung sollte von ausgewählten Schriftarten und idealerweise einem Folienbeispiel begleitet werden.
Präsentationsplan
Egal wie viele Personen an einer Online-Veranstaltung arbeiten, jeder von ihnen sollte wissen, welcher Teil auf welchen folgt. Deshalb brauchen Sie einen Plan. An dieser Stelle müssen Sie es nicht in ein detailliertes Skript erweitern. Es reicht aus, die einzelnen Punkte kurz und in wenigen Worten zu beschreiben und die dafür verantwortliche Person anzugeben.
Ressourcen zum Erstellen einer Präsentation
Zu wissen, wie viel und was für eine Veranstaltung ausgegeben werden kann, welche technischen Mittel und welche Personen man einbeziehen muss, ist vor allem wichtig, damit es im entscheidenden Moment nicht dazu kommt, dass alles dringend neu gemacht oder gar abgesagt werden muss, denn im entscheidenden Moment Es war kein notwendiges Programm zur Hand oder es fehlte einfach die Zeit. Ausrüstung, Software, Zeit, Menschen – all das sind Ressourcen. Je sorgfältiger Sie sie auflisten, desto besser. Die Erfahrung zeigt, dass Sie sich beim Zusammenstellen dieses Artikels sicherlich daran erinnern, was Ihnen sonst entgangen wäre, was Ihnen und Ihren Kollegen Probleme bereitet hätte. Vergessen Sie bei der Beschreibung technischer Mittel und Softwareprodukte nicht, anzugeben, wie Sie darauf zugreifen können.
Wichtige Fristen und Zeitrahmen im Zusammenhang mit den Phasen der Erstellung und Durchführung einer Präsentation
Dabei gilt: Die maximale Gesamtsumme Dauer der Präsentation; Der Abgabetermin des Entwurfs; Termine für die Durchführung der Grund- und Endproben; Der Abgabetermin der Endfassung; Das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung.
Komponenten und Teile einer Präsentation
Dies ist sozusagen der zentrale Punkt des Programms. Sie sollten beschreiben jeder Abschnitt der Präsentation gemäß Plan unter Angabe von Inhalt, Merkmalen, Dauer und verantwortlicher Person. Beispiel: „Neil Armstrongs Rede über die Vorteile und den Komfort des Apollo-Raumschiffs im Vergleich zum Gemini-Raumschiff. 2 Minuten, 2 Folien, 1 Animation (30 Sek.)“. Und so weiter für jeden Abschnitt, beginnend mit der Einleitung und endend mit dem Finale. Es muss angegeben werden, bis zu welchem Termin jeder Teil eingereicht werden soll.
Präsentationsteam
Dies ist ein weiterer Punkt, den Sie sehr sorgfältig angehen müssen. Es ist sehr wichtig, dass alle Teilnehmer des Prozesses wissen, wer für was verantwortlich ist und wer und aus welchem Grund kontaktiert werden kann. Ja, natürlich haben Sie Ihr Team bereits in zwei Abschnitten erwähnt. Aber hier tun Sie es detaillierter und geben die Spezialität, Position oder den Beruf der Mitarbeiter und Redner, aktuelle Kontakte für die Kommunikation und die Komponenten der Präsentation an, für die jede Person verantwortlich ist. Beachten Sie, dass, wenn nicht genügend Redner vorhanden sind, um eine Präsentation oder ein Webinar durchzuführen, diese immer erstellt werden können mit dem KI-Assistenten Presenter.
Mögliche Probleme
Man kann nicht alles vorhersehen, aber einige Dinge kann man vorhersagen. Was ist beispielsweise zu tun, wenn eines der Teammitglieder aus irgendeinem Grund aussteigt? Wer wird ihn ersetzen? Oder was tun, wenn jemand die Fristen bei der Vorbereitung seines Teils verpasst hat und Sie ganz darauf verzichten müssen? Hier kommt es vor allem darauf an, sich nicht mitreißen zu lassen und sich auf vernünftige Grenzen zu beschränken. Es lohnt sich nicht, an Situationen wie den Einschlag eines Asteroiden, den Beginn einer Zombie-Apokalypse oder eine außerirdische Invasion zu denken.
Viel Glück an alle, erfolgreiche Präsentationen und hohe Einnahmen!
