Ein prägnanter Leitfaden zur Rationalisierung und Beschleunigung des Prozesses zur Erstellung einer Online-Veranstaltung.
Was ist ein technisches Briefing für eine Präsentation und warum ist es notwendig? Es handelt sich um eine Beschreibung eines zukünftigen Online-Events (oder Inhalts), die ein klares Verständnis davon vermittelt, wie die Präsentation als Ganzes und ihre Komponenten aussehen sollten; über die Fristen, in denen es vorbereitet und durchgeführt werden sollte; darüber, wer an der Vorbereitung und Durchführung des Vortrags beteiligt ist und welchen Verantwortungsbereich jeder Teilnehmer hat.
Ein gut vorbereitetes technisches Briefing optimiert den Prozess der Erstellung einer Präsentation und setzt (vor allem zeitliche) Grenzen für die an der Arbeit beteiligten Personen. Auch wenn die gesamte Arbeit, wie es oft der Fall ist, von einer „Ein-Mann-Band“ erledigt wird (manchmal im Wesentlichen sowohl der Kunde als auch der Künstler), hilft das technische Briefing dabei, die Veranstaltung besser zu durchdenken. Bei der Teamarbeit spielt das technische Briefing eine noch wichtigere Rolle, sodass sich alle Prozessbeteiligten sozusagen auf eine Welle einstimmen können.
Wie sollte also ein technisches Briefing für eine Online-Präsentation aussehen? Zu Ihren Diensten steht eine prägnante Guide basierend auf der Erfahrung unserer Team und unsere Kunden.
Der Zweck der Online-Präsentation.
Sie sollten verstehen, welches Ergebnis Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten. Dies ist besonders wichtig, wenn die Präsentation kommerziell ist. Deshalb wäre es ein großer Fehler, diesen Punkt formal zu behandeln. „Erzählen Sie vom Produkt“ oder „Stellen Sie das Angebot vor“ – das ist kein Ziel. Das ist eine Ausrede. „Erhöhen Sie die Anzahl der Kunden, die auf dem Apollo-Schiff einen Touristengutschein für den Mond gekauft haben“ – hier ist ein Beispiel für ein richtig formuliertes Ziel.
Design und Stil.
In diesem Abschnitt beschreiben Sie kurz die dem Namen entsprechenden Lösungen. Zum Beispiel, welche Haupt- und Zusatzfarben verwendet werden, in welchem Hauptstil die Präsentation gelöst wird usw. Zum Beispiel: „Stil – kosmisch modern (Weltraum, Raumschiffe, Raketen, Sterne, Astronauten usw.).“ Die Haupthintergrundfarbe ist dunkelblau. Die zweite Hauptfarbe ist Gelb (Gold). Weitere Farben sind Stahl und Orange. Statische Bilder und Animationen sind zweidimensional.“ Der Beschreibung sollten ausgewählte Schriftarten und idealerweise ein Folienbeispiel beiliegen.
Präsentationsplan.
Egal wie viele Personen an einer Online-Veranstaltung arbeiten, jeder von ihnen sollte wissen, welcher Teil auf welchen folgt. Deshalb brauchen Sie einen Plan. An dieser Stelle müssen Sie es nicht in ein detailliertes Skript erweitern. Es reicht aus, die einzelnen Punkte kurz und in wenigen Worten zu beschreiben und die dafür verantwortliche Person anzugeben.
Ressourcen zum Erstellen einer Präsentation.
Zu wissen, wie viel und was für eine Veranstaltung ausgegeben werden kann, welche technischen Mittel und welche Personen man einbeziehen muss, ist vor allem wichtig, damit es im entscheidenden Moment nicht dazu kommt, dass alles dringend neu gemacht oder gar abgesagt werden muss, denn im entscheidenden Moment Es war kein notwendiges Programm zur Hand oder es fehlte einfach die Zeit. Ausrüstung, Software, Zeit, Menschen – all das sind Ressourcen. Je sorgfältiger Sie sie auflisten, desto besser. Die Erfahrung zeigt, dass Sie sich beim Zusammenstellen dieses Artikels sicherlich daran erinnern, was Ihnen sonst entgangen wäre, was Ihnen und Ihren Kollegen Probleme bereitet hätte. Vergessen Sie bei der Beschreibung technischer Mittel und Softwareprodukte nicht, anzugeben, wie Sie darauf zugreifen können.
Wichtige Fristen und Zeitrahmen im Zusammenhang mit den Phasen der Erstellung und Durchführung einer Präsentation.
Dabei gilt: Die maximale Gesamtdauer des Vortrags; Die Frist für den Entwurf; Fristen für die Durchführung von Grund- und Endproben; Die Frist für die Einreichung der endgültigen Fassung; Datum und Uhrzeit des Ereignisses.
Komponenten und Teile einer Präsentation.
Dies ist sozusagen der zentrale Punkt des Programms. Sie sollten jeden Abschnitt der Präsentation entsprechend dem Plan beschreiben und dabei dessen Inhalt, Merkmale, Dauer und die verantwortliche Person angeben. Zum Beispiel: „Neil Armstrongs Rede über die Vorteile und den Komfort des Apollo-Schiffes im Vergleich zum Gemini-Schiff.“ 2 Minuten, 2 Folien, 1 Animation (30 Sek.)“. Und so weiter für jeden Abschnitt, beginnend mit der Einleitung und endend mit dem Finale. Es muss angegeben werden, bis zu welcher Frist die einzelnen Teile eingereicht werden sollen.
Präsentationsteam.
Dies ist ein weiterer Punkt, den Sie sehr sorgfältig angehen müssen. Es ist sehr wichtig, dass alle Prozessbeteiligten wissen, wer für was verantwortlich ist und wer und aus welchem Grund kontaktiert werden kann. Ja, natürlich haben Sie Ihr Team bereits in zwei Abschnitten erwähnt. Aber hier machen Sie es detaillierter und geben die Fachrichtung, Position oder den Beruf der Mitarbeiter und Redner, aktuelle Kommunikationskontakte und die Bestandteile der Präsentation an, für die jede Person verantwortlich ist. Beachten Sie, dass, wenn nicht genügend Referenten für die Durchführung einer Präsentation oder eines Webinars vorhanden sind, diese jederzeit mithilfe von erstellt werden können KI-Assistent als Moderator Pitch Avatar.
Mögliche Probleme.
Man kann nicht alles vorhersehen, aber einige Dinge kann man vorhersagen. Was ist beispielsweise zu tun, wenn eines der Teammitglieder aus irgendeinem Grund aussteigt? Wer wird ihn ersetzen? Oder was tun, wenn jemand die Fristen bei der Vorbereitung seines Teils verpasst hat und Sie ganz darauf verzichten müssen? Hier kommt es vor allem darauf an, sich nicht mitreißen zu lassen und sich auf vernünftige Grenzen zu beschränken. Es lohnt sich nicht, an Situationen wie den Einschlag eines Asteroiden, den Beginn einer Zombie-Apokalypse oder eine außerirdische Invasion zu denken.
Viel Glück an alle, erfolgreiche Präsentationen und hohe Einnahmen!
