En este artículo, exploraremos algunas de las mejores prácticas para impulsar la productividad y la colaboración en una fuerza laboral remota.
La pandemia de COVID-19 ha transformado la forma en que trabajamos, y el trabajo remoto se ha convertido en la norma para muchas empresas en todo el mundo. Si bien el trabajo remoto tiene varios beneficios, como la flexibilidad y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, también plantea desafíos importantes para la productividad y la colaboración.
Proporcionar las herramientas adecuadas
Uno de los factores más críticos para que el trabajo remoto sea exitoso es proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas. Necesitan acceso a software de gestión de proyectos confiable, comunicación y otras herramientas para ayudarlos a hacer su trabajo de manera eficiente.
Aquí hay algunas herramientas esenciales a considerar:
Herramientas de comunicación
La comunicación es una parte esencial de cualquier acuerdo de trabajo remoto exitoso, y las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia. Las plataformas de comunicación populares como Slack, Microsoft Teams y Zoom brindan excelentes opciones para mantener conectados a los empleados remotos.
Para garantizar el máximo impacto de estas herramientas, es importante equipar a su equipo con las licencias y la capacitación necesarias para poder usarlas de manera efectiva. Incluso podría ser beneficioso configurar una sesión de incorporación dedicada o dos que cubran específicamente cómo usar cada plataforma para que todos estén en la misma página cuando llegue el momento de comunicarse.
Además, considere establecer expectativas claras sobre el uso de estas herramientas para que la comunicación siga siendo eficiente y efectiva. Cosas como establecer pautas generales para la etiqueta adecuada, describir cuándo los empleados deben estar en línea y responder a los mensajes, y crear canales basados en temas o proyectos podrían ayudar a optimizar el proceso.
Herramientas de Gestión de Proyectos
Otro componente esencial para los equipos remotos son las herramientas de gestión de proyectos. Asana, Trello y Monday.com son opciones populares que brindan una manera fácil para que los equipos administren múltiples proyectos a la vez. Con estas herramientas, los equipos pueden organizar tareas y asignaciones en un solo lugar, asignar plazos a cada tarea y monitorear el progreso con facilidad.
Los miembros del equipo pueden colaborar en proyectos en tiempo real compartiendo archivos o discutiendo ideas dentro de la función de chat de la plataforma. Al utilizar estas poderosas herramientas de gestión de proyectos, a los equipos remotos les resultará mucho más fácil mantenerse organizados mientras trabajan en varios proyectos simultáneos.
Herramientas de seguimiento del tiempo
Un rastreador de tiempo generalmente se incluye en un sistema de gestión de proyectos o tareas. Sin embargo, cuando se trabaja de forma remota, puede ser difícil monitorear y administrar la productividad de los empleados. Para garantizar que los empleados cumplan con los plazos y brinden las horas de trabajo acordadas, herramientas como Toggl o RescueTime pueden ayudar a rastrear el tiempo de los empleados.
Al utilizar estas herramientas, los empleadores tienen una mejor idea de cuánto tiempo dedica cada empleado a cada tarea, lo que permite una facturación más precisa y una mejor gestión de proyectos.
Con estos datos, los empleadores tienen la capacidad de brindar retroalimentación a los empleados que puedan necesitar orientación en su flujo de trabajo o desempeño. El software de seguimiento del tiempo también permite a los empleadores obtener información sobre dónde se pueden realizar mejoras en términos de eficiencia y gestión del tiempo.
VPN y seguridad
Cuando se trabaja de forma remota, es importante que los empleadores se aseguren de que sus empleados cuenten con las medidas de seguridad necesarias. El uso de una red privada virtual (VPN) puede proteger en gran medida contra las violaciones de datos y otras amenazas cibernéticas. El la mejor VPN cifrará toda su actividad en línea, lo que le permite acceder de forma segura a las bases de datos o redes de la empresa sin poner en riesgo su información.
Tener un firewall activo en su computadora puede ayudar a agregar otra capa de protección al bloquear sitios web maliciosos o descargas para que no lleguen a su dispositivo. Los empleadores también deberían considerar implementar la autenticación de dos factores siempre que sea posible; esto requerirá que los usuarios confirmen su identidad antes de que se les otorgue acceso a información confidencial.
Al tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad, los empleadores y los empleados pueden trabajar con la tranquilidad de saber que sus datos están seguros y protegidos.
Mantener un horario
Uno de los desafíos más importantes del trabajo remoto es mantener un horario regular. Cuando se trabaja desde casa, es fácil perder la noción del tiempo y terminar trabajando más horas de las necesarias, lo que lleva al agotamiento. Es esencial establecer horas de trabajo claras y cumplirlas para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. Aquí hay algunos consejos para eso:
Tome descansos regulares
Trabajar de forma remota puede ser aislado, por lo que es importante tomar descansos regulares a lo largo del día. Anime a los empleados a tomar descansos para estirarse, caminar o tomar un refrigerio saludable.
Anime a los empleados a establecer horas de trabajo específicas y atenerse a ellas. También es esencial comunicar estos horarios a sus colegas para asegurarse de que todos estén en sintonía.
Limite las distracciones
Trabajar desde casa puede ser una distracción, ya que las tareas domésticas y personales compiten por la atención. Anime a los empleados a limitar las distracciones creando un espacio de trabajo dedicado, desactivando las notificaciones y bloqueando tiempos específicos para tareas personales.
Fomentar la colaboración
Un entorno de trabajo remoto exitoso depende de la colaboración y el trabajo en equipo. Si bien fomentar la colaboración entre equipos virtuales puede ser un desafío, existen algunas mejores prácticas que pueden ayudar a fomentarla:
1. Establezca metas y objetivos claros para cada proyecto, asegurándose de que los miembros del equipo entiendan los resultados deseados y cómo sus esfuerzos contribuirán al éxito.
2. Utilice herramientas de comunicación como software de videoconferencia o plataformas de mensajería instantánea para facilitar reuniones periódicas en las que los miembros del equipo puedan discutir el progreso, hacer preguntas, pensar en soluciones y establecer relaciones entre ellos.
3. Fomentar la resolución creativa de problemas mediante la creación de un entorno abierto para compartir y discutir ideas libremente.
4. Desarrollar un plan de acción con tareas específicas asignadas a miembros individuales del equipo, brindándoles la autonomía y responsabilidad necesarias para el éxito.
5. Fomente el diálogo abierto al permitir que los miembros del equipo brinden retroalimentación sobre las ideas de los demás con respeto, ayudando a crear un sentido de comunidad y colaboración entre el grupo.
6. Brindar reconocimiento y recompensas por colaboraciones exitosas, reforzando el comportamiento positivo y motivando a otros a luchar por resultados similares.
Recuerde recordar a los miembros del equipo que son parte de algo más grande que ellos mismos: enfatice cómo sus esfuerzos individuales contribuyen a la meta o misión colectiva más grande de la organización en su conjunto.
Proporcionar recursos de salud mental
El trabajo remoto puede afectar la salud mental, por lo que es esencial brindarles a los empleados acceso a recursos de salud mental. Estos pueden incluir acceso a servicios de asesoramiento, aplicaciones de salud mental o recursos sobre cómo manejar el estrés y el agotamiento.
Brindar oportunidades de capacitación y desarrollo
El trabajo remoto puede limitar las oportunidades para que los empleados aprendan y crezcan, por lo que es esencial brindarles oportunidades de capacitación y desarrollo. Estos pueden incluir cursos en línea, talleres virtuales o programas de tutoría.
Resumen
La pandemia ha cambiado drásticamente el mundo del trabajo remoto. Antes, solo el 6% de los profesionales trabajaba principalmente desde casa, pero se estima que dentro de los próximos tres años, el 25% de los empleados harán de esta su principal forma de trabajo.
Es esencial garantizar que los empleados puedan trabajar de forma productiva y colaborativa desde casa.
Proporcionar las herramientas adecuadas, mantener un cronograma, fomentar la colaboración y brindar apoyo son fundamentales para que el trabajo remoto sea un éxito.
Al implementar estas mejores prácticas, las empresas pueden crear un entorno de trabajo remoto que fomente la productividad, la colaboración y el bienestar de los empleados.
