La pandemia, que en su día causó una gran preocupación, parece estar remitiendo poco a poco. La sociedad está volviendo a una apariencia de normalidad, pero algunos cambios son permanentes. El trabajo remoto se ha convertido en la nueva norma para muchas organizaciones en la actualidad. Los analistas también predicen que el modelo de trabajo remoto se integrará cada vez más en el entorno empresarial y seguirá influyendo en las prácticas comerciales durante los próximos años.
En este contexto, dominar la habilidad de organizar y dirigir presentaciones virtuales y eventos en línea cobra cada vez mayor importancia. Los talleres, informes, seminarios web y presentaciones de productos o servicios a distancia pueden parecer sencillos. Sin embargo, para garantizar que su presentación sea realmente eficaz, se deben tener en cuenta varios matices clave.
Presentaciones virtuales: pros y contras
En primer lugar, es importante entender las principales ventajas y desventajas de las presentaciones virtuales. Para los oradores, el formato remoto suele ser menos “intimidante” que las reuniones presenciales. Por lo general, se realizan en un entorno cómodo en casa o en la oficina, protegidos por las pantallas de sus computadoras. Para los oyentes, es más fácil: pueden apagar sus cámaras o el sonido, y desconectarse de manera efectiva cuando lo necesiten. Además, las presentaciones virtuales pueden llegar a personas en diferentes lugares, incluso en diferentes países, lo que elimina la necesidad de viajar y facilita la búsqueda de un momento de reunión adecuado para todos. Además, las herramientas digitales facilitan la realización de encuestas, la recopilación de estadísticas y la obtención de comentarios y datos para el análisis.
Al mismo tiempo, es poco probable que las reuniones virtuales reemplacen por completo la comunicación real. Un inconveniente importante es la ausencia de señales no verbales, o "lenguaje corporal", durante la conversación. Sin estas señales, puede resultar difícil evaluar el nivel de interés, participación o estado de ánimo de la audiencia. Además, varios estudios han demostrado que la falta de señales no verbales en la comunicación por video puede provocar una mayor fatiga cognitiva, lo que da como resultado un agotamiento más rápido y un desgaste emocional entre los participantes. Organizar un diálogo significativo También puede resultar complicado, especialmente con una gran cantidad de asistentes. Se requieren habilidades de moderación eficaces para evitar problemas como que varios participantes hablen simultáneamente. Además, siempre existe el riesgo de que surjan problemas técnicos (problemas de red, bloqueos de la computadora o el teléfono inteligente, retrasos o distorsiones de video y audio), que son comunes en las reuniones virtuales.
De hecho, es posible maximizar los beneficios de las presentaciones virtuales y minimizar sus desventajas. Si se siguen algunos principios simples durante la preparación, la ejecución y el seguimiento de un evento en línea, se puede mejorar la eficacia de las reuniones virtuales.
PREPARACIÓN
Es bien sabido que Captar y mantener la atención de la audiencia Durante una presentación virtual es más complicado que en una reunión presencial. Para solucionarlo, es fundamental captar la atención de la audiencia desde el principio. Empiece con diapositivas breves e impactantes que capten la atención; a menudo, basta con un título atractivo o una frase concisa para despertar el interés. Puede proporcionar detalles adicionales durante la presentación y poner a disposición de los participantes materiales para que los revisen. Por lo tanto, la primera regla de la preparación es eliminar el contenido innecesario de la presentación y Planifique cuidadosamente el discurso, incluyendo énfasis semántico y entonaciones vocales.
Al preparar las diapositivas de una presentación, recuerde que las personas de todas las edades, géneros y profesiones responden mejor al material visual que al texto. Por lo tanto, priorice los diagramas, las fotografías y los gráficos en lugar del texto extenso. Leer el texto desde la pantalla puede distraer a los participantes del mensaje del presentador.
Además, solucione los problemas técnicos antes de que comience la presentación. Pruebe todas las conexiones de red y los equipos, incluida la cámara, el sonido, los auriculares y, posiblemente, una pizarra interactiva. Este paso, que a menudo se pasa por alto, puede evitar muchos problemas. Además, asegúrese de que la iluminación esté bien ajustada para evitar el deslumbramiento y las sombras. Iluminación adecuada Mejora significativamente la percepción que la audiencia tiene del orador. Experimente con diferentes configuraciones de iluminación antes de la presentación para encontrar la configuración óptima.
Es aconsejable planificar con antelación la ayuda que pueda necesitar durante su presentación virtual, especialmente si se trata de un producto complejo. Considere la posibilidad de involucrar a un experto de su empresa (si usted no es uno de ellos), un asistente digital o utilizar una base de conocimientos corporativa. Planifique con antelación cómo puede Abordar las preguntas de la audiencia sin interrumpir el flujo del evento.
Introducción
Entonces, ya lo has hecho todo bien: te has preparado a conciencia, has elaborado tu discurso, has eliminado todo lo innecesario de las diapositivas y has investigado bien a tu audiencia. El evento ha comenzado. Pero, ¿por dónde deberías empezar? Los expertos recomiendan involucrar a la audiencia de inmediato con una pregunta retórica que estimule la reflexión. Por ejemplo: "¿Cuántas empresas crees que se han visto afectadas por ransomware hoy?" o "¿Sabes cuánto dinero pierden las empresas debido a la insuficiente automatización de los procesos comerciales?". Incluso si este enfoque no capta la atención durante mucho tiempo, unos segundos de participación pueden ayudar a "activar" a la audiencia. Después de eso, las diapositivas cautivadoras deberían ayudar a mantener su interés.
Por supuesto, es un desafío comprenderlo por completo. utilizar el lenguaje corporal Durante una presentación virtual, puedes utilizar algunos elementos. Por ejemplo, coloca la cámara de forma que no solo capture tu rostro, sino también tus manos, como lo hace un locutor de televisión. Esto te permite usar tanto las expresiones faciales como los gestos de manera efectiva. En cuanto a la cámara, colocarla a la altura de los ojos ayuda a crear la ilusión de contacto visual con la audiencia.
Controle la entonación y el ritmo de su discurso. Un tono tranquilo y seguro y un ritmo mesurado suelen ser bien recibidos, aunque el enfoque ideal puede variar según el tema y la audiencia. Hablar en público es una habilidad que vale la pena desarrollar.
Incorpore más interactividad. Durante las presentaciones virtuales, el público puede perder la concentración más rápidamente que en persona. Para contrarrestar esto, interactúe con los oyentes periódicamente. Puede utilizar encuestas situacionales en línea o hacer preguntas sencillas que requieran respuestas directas. La clave es volver a captar la atención del público. Es recomendable incluir un elemento interactivo cada diez minutos de su presentación.
Analisis
La presentación virtual ha terminado, pero el trabajo recién comienza. Ahora debes recopilar todas las estadísticas disponibles de tu plataforma de presentación virtual, analizarlas y sacar conclusiones para mejorar las presentaciones futuras y adaptar mejor la composición de la audiencia. Además, revisa la grabación de tu desempeño para identificar fortalezas, debilidades y errores.
Después del evento, envíe material informativo relacionado con el tema a todos los participantes junto con una nota de agradecimiento. Otra opción es solicitar comentarios a través de un breve cuestionario para evaluar la eficacia de la presentación e identificar áreas de mejora. Los comentarios son esenciales para el éxito de una reunión, ya sea en persona o virtual.
Gracias a Pitch AvatarPuede enviar una presentación grabada y narrada a todos los participantes del evento, ya sea completa o como un resumen de los puntos clave (presentación).
Por último, la plataforma que se utilice para la reunión es fundamental para organizar y realizar presentaciones virtuales. Debe ser confiable, funcional y fácil de usar. Pitch Avatar Encarna todas estas cualidades.
