Dans cet article, nous explorerons quelques bonnes pratiques pour améliorer la productivité et la collaboration au sein d'une main-d'œuvre distante.
La pandémie de COVID-19 a transformé notre façon de travailler, le travail à distance devenant la norme pour de nombreuses entreprises à travers le monde. Si le travail à distance présente plusieurs avantages, tels que la flexibilité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, il pose également des défis importants en termes de productivité et de collaboration.
Fournir les bons outils
L’un des facteurs les plus critiques pour assurer le succès du travail à distance est fournir aux employés les bons outilsIls ont besoin d’accéder à des logiciels de gestion de projet fiables, à des outils de communication et à d’autres outils pour les aider à faire leur travail efficacement.
Voici quelques outils essentiels à considérer :
Outils de communication
La communication est un élément essentiel de tout aménagement réussi du travail à distance, et les bons outils peuvent faire toute la différence. Les plateformes de communication populaires comme Slack, Microsoft Teams et Zoom offrent d'excellentes options pour garder les employés à distance connectés.
Pour garantir un impact maximal de ces outils, il est important de doter votre équipe des licences et de la formation nécessaires dont elle a besoin pour pouvoir les utiliser efficacement. Il pourrait même être avantageux d’organiser une ou deux sessions d’intégration dédiées qui expliquent spécifiquement comment utiliser chaque plateforme, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde lorsque vient le temps de communiquer.
Envisagez également de définir des attentes claires concernant l’utilisation de ces outils de communication afin de rester efficiente et efficace. Des éléments tels que l'établissement de directives générales sur l'étiquette appropriée, la définition du moment où les employés doivent être en ligne et répondre aux messages, et la création de canaux basés sur des sujets ou des projets pourraient tous contribuer à rationaliser le processus.
Outils de gestion de projet
Un autre élément essentiel pour les équipes distantes sont les outils de gestion de projet. Asana, Trello et Monday.com sont des options populaires qui permettent aux équipes de gérer facilement plusieurs projets à la fois. Grâce à ces outils, les équipes peuvent organiser les tâches et les missions en un seul endroit, attribuer des délais à chaque tâche et suivre facilement les progrès.
Les membres de l'équipe peuvent collaborer sur des projets en temps réel en partageant des fichiers ou en discutant d'idées via la fonction de chat de la plateforme. En utilisant ces puissants outils de gestion de projet, les équipes distantes auront beaucoup plus de facilité à rester organisées tout en travaillant sur divers projets simultanés.
Outils de suivi du temps
Un outil de suivi du temps est généralement inclus dans un système de gestion de projet ou de tâches. Cependant, lorsque l’on travaille à distance, il peut être difficile de surveiller et de gérer la productivité des employés. Pour garantir que les employés respectent leurs délais et respectent les heures de travail convenues, des outils tels que Toggl ou RescueTime peuvent aider à suivre le temps des employés.
En utilisant ces outils, les employeurs ont une meilleure idée du temps consacré à chaque tâche par chaque employé, ce qui permet une facturation plus précise et une meilleure gestion de projet.
Grâce à ces données, les employeurs ont la possibilité de fournir des commentaires aux employés qui pourraient avoir besoin de conseils dans leur flux de travail ou leurs performances. Un logiciel de suivi du temps permet également aux employeurs de savoir où des améliorations peuvent être apportées en termes de gestion du temps et d'efficacité.
VPN et sécurité
En télétravail, il est important pour les employeurs de s’assurer que leurs employés disposent des mesures de sécurité nécessaires. L’utilisation d’un réseau privé virtuel (VPN) peut grandement protéger contre les violations de données et autres cybermenaces. Le VPN cryptera toute votre activité en ligne, vous permettant d'accéder en toute sécurité aux bases de données ou aux réseaux de l'entreprise sans mettre vos informations en danger.
Avoir un pare-feu actif sur votre ordinateur peut aider à ajouter une autre couche de protection en empêchant les sites Web ou les téléchargements malveillants d'atteindre votre appareil. Les employeurs devraient également envisager de mettre en œuvre une authentification à deux facteurs chaque fois que cela est possible – cela obligera les utilisateurs à confirmer leur identité avant d’avoir accès aux informations sensibles.
En prenant les mesures nécessaires pour garantir la sécurité, les employeurs et les employés peuvent travailler l'esprit tranquille en sachant que leurs données sont sûres et sécurisées.
Maintenir un horaire
L’un des défis les plus importants du travail à distance est de maintenir un horaire régulier. Lorsque l'on travaille à domicile, il est facile de perdre la notion du temps et de finir par travailler plus d'heures que nécessaire, ce qui conduit à l'épuisement professionnel. Il est essentiel de fixer des horaires de travail clairs et de les respecter pour maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Voici quelques conseils pour cela :
Faites des pauses régulières
Travailler à distance peut être isolant, il est donc important de prendre des pauses régulières tout au long de la journée. Encouragez les employés à prendre des pauses pour s'étirer, faire une promenade ou prendre une collation saine.
Encouragez les employés à fixer des horaires de travail spécifiques et à les respecter. Il est également essentiel de communiquer ces horaires à leurs collègues pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Limiter les distractions
Travailler à domicile peut être source de distraction, les tâches ménagères et les tâches personnelles se faisant concurrence pour attirer l'attention. Encouragez les employés à limiter les distractions en créer un espace de travail dédié, désactiver les notifications et bloquer des heures spécifiques pour des tâches personnelles.
Encourager la collaboration
Un environnement de travail à distance réussi dépend de la collaboration et du travail d’équipe. Même si favoriser la collaboration entre équipes virtuelles peut constituer un défi, certaines bonnes pratiques peuvent contribuer à l’encourager :
1. Établissez des buts et des objectifs clairs pour chaque projet, en vous assurant que les membres de l'équipe comprennent les résultats souhaités et comment leurs efforts contribueront au succès.
2. Utilisez des outils de communication tels que des logiciels de vidéoconférence ou des plateformes de messagerie instantanée pour faciliter des réunions régulières au cours desquelles les membres de l'équipe peuvent discuter des progrès, poser des questions, réfléchir à des solutions et établir des relations entre eux.
3. Encouragez la résolution créative de problèmes en créant un environnement ouvert pour partager et discuter librement des idées.
4. Élaborer un plan d'action avec des tâches spécifiques assignées à chaque membre de l'équipe, leur offrant l'autonomie et la responsabilité nécessaires au succès.
5. Favoriser un dialogue ouvert en permettant aux membres de l'équipe de donner leur avis sur les idées des autres avec respect, contribuant ainsi à créer un sentiment de communauté et de collaboration au sein du groupe.
6. Offrir une reconnaissance et des récompenses pour les collaborations réussies, en renforçant les comportements positifs tout en motivant les autres à s'efforcer d'obtenir des résultats similaires.
N'oubliez pas de rappeler aux membres de l'équipe qu'ils font partie de quelque chose de plus grand qu'eux-mêmes – soulignez comment leurs efforts individuels contribuent à l'objectif collectif ou à la mission globale de l'organisation dans son ensemble.
Fournir des ressources en santé mentale
Le travail à distance peut avoir des conséquences néfastes sur la santé mentale. Il est donc essentiel de fournir aux employés un accès à des ressources en santé mentale. Ceux-ci peuvent inclure l’accès à des services de conseil, à des applications de santé mentale ou à des ressources sur la façon de gérer le stress et l’épuisement professionnel.
Offrir des opportunités de formation et de développement
Le travail à distance peut limiter les possibilités d'apprentissage et d'évolution des employés. Il est donc essentiel de leur offrir des opportunités de formation et de développement. Ceux-ci peuvent inclure des cours en ligne, des ateliers virtuels ou des programmes de mentorat.
Résumé
La pandémie a radicalement changé le monde du travail à distance. Avant cela, seuls 6 % des professionnels travaillaient principalement à domicile, mais on estime que d’ici trois ans, 25 % des salariés en feront leur principale forme de travail.
Il est essentiel de garantir que les employés puissent travailler de manière productive et collaborative à domicile.
Fournir les bons outils, maintenir un calendrier, encourager la collaboration et fournir un soutien sont tous essentiels pour faire du travail à distance un succès.
En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, les entreprises peuvent créer un environnement de travail à distance qui favorise la productivité, la collaboration et le bien-être des employés.
