Dans la partie précédente, nous avons discuté de la façon de se préparer à répondre le plus efficacement possible aux questions du public. Dans cette partie, nous nous concentrons sur des conseils pratiques à mettre en œuvre lors des séances de questions-réponses.
Assurez-vous d'écouter la question jusqu'à la fin
Même si le spectateur qui pose une question dépasse le format, ne l'interrompez pas ou ne l'interrompez pas. Une telle action constitue un conflit direct qui créera une impression défavorable sur le public et risque fort d'aliéner le questionneur. Il est préférable, après avoir attendu que la question soit finalement posée, de rappeler une fois de plus calmement au public le format et le fait que la question soit posée. le temps de présentation est limité.
Faites une brève pause avant de répondre à une question
Cette règle simple garantira une fois de plus que la question a été posée jusqu'au bout et démontrera que vous répondez de manière réfléchie et que vous n'exprimez pas la première chose qui vous vient à l'esprit. Cela donnera plus de poids à vos propos.
Assurez-vous de bien comprendre la question
Tous les visiteurs de la présentation ne parviennent pas à formuler leur question de manière claire, sans ambiguïté et compréhensible. Il n’y a rien d’étonnant à cela : après tout, le spectateur a très peu de temps pour réfléchir et, en fait, il improvise au fur et à mesure. Par conséquent, si la question n'est pas tout à fait claire, il est préférable de clarifier avec la personne qui pose la question ce qu'elle signifie exactement.
Lorsque vous répondez à une question, maintenez un rythme de parole moyen
Répondre lentement, allonger les mots et faire de longues pauses irritera certainement ceux qui attendent leur tour pour poser une question. Si vous répondez avec un virelangue, vous donnerez l'impression que vous essayez de vous débarrasser de l'interlocuteur le plus rapidement possible.
Assurez-vous de remercier le demandeur pour sa question et de souligner son importance.
Passer quelques mots à expliquer pourquoi la question et sa réponse sont importantes ajoutera non seulement de la valeur à votre réponse, mais donnera également à la personne qui pose la question le sentiment d'être un co-auteur de la présentation. Ce sentiment d’appartenance augmentera considérablement vos chances d’obtenir une piste intéressante à l’avenir.
Essayez de vous passer des platitudes qui ne disent rien, comme : « Merci pour cette question intéressante. » Des constructions comme celles-ci sonneront bien mieux : « Merci. Le sujet que vous avez évoqué dans votre question fait l’objet de notre attention particulière car… » ou « Merci pour la question. Vous avez très clairement exposé le problème, qui peut être résolu de la manière suivante… » Bien sûr, cela vaut la peine d’envisager et de répéter ces options à l’avance.
Maintenez le contact visuel tout en répondant à la question
Cette règle, apparue à l'ère pré-numérique, n'a pas perdu de sa pertinence dans le contexte des événements virtuels. Le fait que, dans la plupart des cas, l'orateur d'une présentation en ligne ne voit pas ses interlocuteurs ne change rien. Et pendant la partie principale de la présentation et pendant les réponses aux questions, vous devez vous comporter de la même manière comme lors de la communication avec un public hors ligne.
Parlez en imaginant le public à la place de l’écran d’ordinateur ou de l’objectif de l’appareil photo. Pendant la réponse, ne coulez pas les yeux et ne les baissez pas, ne vous laissez pas distraire en ajustant quelque chose sur la table, en buvant de l'eau ou autre. De telles actions témoignent de votre insécurité, du désir de cacher quelque chose ou même de tromper. En raison d’un tel comportement, même des informations absolument fiables peuvent être mal interprétées.
Soyez concis, mais pas superficiel
Essayez de répondre le plus brièvement possible, mais pas au détriment du contenu. Un excellent moyen consiste à donner une réponse courte et à partager un lien vers une section de votre ressource ou d'une autre ressource où les participants peuvent obtenir des informations plus détaillées. Si une réponse courte n’est pas possible, promettez de donner à chacun une réponse détaillée dans un avenir proche. Par exemple, en l'envoyant par e-mail.
N'entrez pas dans des discussions
Expliquez tout de suite qu'une fois que vous avez répondu à une question, vous passez à la suivante. Ne transformez pas le format question/réponse en « question/réponse – question de clarification/réponse de clarification, – commentaire sur réponse/commentaire sur commentaire sur réponse » et ainsi de suite. Si vous souhaitez parler plus en détail, proposez de le faire individuellement – après la présentation.
Essayez de rendre la réponse intéressante pour tous les spectateurs
Lorsque vous répondez à une question, adressez-vous non seulement à la personne qui pose la question, mais également à l'auditoire dans son ensemble, en précisant que la réponse peut être utile à tous ceux qui se sont réunis. Même si ce n’est pas tout à fait vrai, vous devez souligner que ces informations pourraient être utiles à l’avenir.
Admettez honnêtement que vous ne connaissez pas la réponse
Situations où le l'orateur ne peut pas donner une réponse immédiate Les conversations téléphoniques ne sont pas rares. Vous devez considérer cela comme une situation de travail normale, en promettant d'étudier le sujet et de donner une réponse plus tard à chacun sous une forme qui lui convient – par courrier électronique, en enregistrant une vidéo séparée, en planifiant une réunion en ligne séparée ou autrement.
Invitez tout le monde à poursuivre la communication en dehors de la présentation
Un rappel approprié devrait être fait à la fois au début de la présentation et avant le début du bloc de questions et réponses. Cela devrait vous éviter des disputes, des discussions et de longs dialogues avec des spectateurs particulièrement intéressés et éliminer le problème des visiteurs dont vous n'avez pas le temps de répondre aux questions. Mais surtout, c'est une excellente solution pour réchauffer les leads jusqu'à un état chaud. Évidemment, quelqu'un qui a quelque chose à demander et qui veut vous parler en détail du sujet de la présentation est déjà un lead chaud.
Joindre un formulaire de commentaires au dossier de présentation
Un moyen populaire de tirer le meilleur parti des événements en ligne consiste à publier un enregistrement de la présentation sur vos propres ressources et celles de vos partenaires. Pour que ce matériel vous donne la meilleure opportunité d'augmenter le nombre de prospects en répondant aux questions, assurez-vous d'y associer un formulaire de commentaires.
La pratique montre que l'effet de travailler avec des spectateurs qui décident de regarder un enregistrement peut être encore plus prononcé que celui d'une diffusion en direct. Selon diverses études statistiques, jusqu'à 90 % des visiteurs réguliers de présentations et webinaires en ligne regardez-les au moins de temps en temps sous forme d'enregistrements – il est plus facile de trouver une « fenêtre » pour cela dans leur emploi du temps. En termes de capture de prospects, laisser leurs questions sans réponse est un véritable gaspillage.
Résumons
En suivant les directives ci-dessus, vous serez en mesure de conserver l'initiative même dans le rôle passif de répondre aux questions en contrôlant l'un des éléments clés de la présentation. Cela permettra, d'une part, de maintenir et d'améliorer l'impression générale favorable de l'événement, et d'autre part, de augmenter le nombre de leads chauds et tièdes en répondant aux questions et en communiquant en dehors de la diffusion en direct.
Présentations réussies et revenus élevés à tous !
