La pandémie, qui avait suscité autrefois de nombreuses inquiétudes, semble s’atténuer progressivement. La société revient à un semblant de normalité, mais certains changements sont permanents. Le travail à distance est devenu la nouvelle norme pour de nombreuses organisations aujourd’hui. Les analystes prédisent également que le modèle de travail à distance s’intégrera davantage dans l’environnement commercial et continuera d’influencer les pratiques commerciales dans les années à venir.
Dans ce contexte, il devient de plus en plus important de maîtriser l’art d’organiser et de diriger des présentations virtuelles et des événements en ligne. Les ateliers, rapports, webinaires et présentations de produits ou de services à distance peuvent sembler simples. Cependant, pour garantir l’efficacité de votre présentation, plusieurs nuances clés doivent être prises en compte.
Présentations virtuelles : avantages et inconvénients
Tout d’abord, il est important de comprendre les principaux avantages et inconvénients des présentations virtuelles. Pour les intervenants, le format à distance est souvent moins « intimidant » que les réunions en face à face. Ils se déroulent généralement dans un environnement confortable à la maison ou au bureau, protégés par leur écran d’ordinateur. Pour les auditeurs, c’est plus facile : ils peuvent éteindre leur caméra ou leur son, ce qui leur permet de se désengager efficacement en cas de besoin. De plus, les présentations virtuelles peuvent atteindre des personnes situées à différents endroits, voire dans différents pays, ce qui élimine le besoin de se déplacer et facilite la recherche d’un horaire de réunion adapté à chacun. En outre, les outils numériques facilitent la réalisation d’enquêtes, la collecte de statistiques et l’obtention de commentaires et de données à analyser.
En même temps, il est peu probable que les réunions virtuelles remplacent un jour complètement la communication réelle. L’un des inconvénients majeurs est l’absence de signaux non verbaux, ou « langage corporel », pendant la conversation. Sans ces signaux, il peut être difficile d’évaluer le niveau d’intérêt, d’implication ou d’humeur de l’auditoire. En outre, diverses études ont montré que l’absence de signaux non verbaux dans la communication vidéo peut entraîner une fatigue cognitive accrue, ce qui se traduit par un épuisement plus rapide et un épuisement émotionnel chez les participants. Organiser un dialogue constructif Les réunions virtuelles peuvent également s’avérer difficiles, surtout avec un grand nombre de participants. Des compétences de modération efficaces sont nécessaires pour éviter des problèmes tels que la possibilité que plusieurs participants parlent simultanément. En outre, il existe toujours un risque de problèmes techniques (problèmes de réseau, blocage de l’ordinateur ou du smartphone, retards ou distorsions vidéo et audio), qui sont courants dans les réunions virtuelles.
Il est en effet possible de maximiser les avantages des présentations virtuelles tout en minimisant leurs inconvénients. En adhérant à quelques principes simples lors de la préparation, de l’exécution et du suivi d’un événement en ligne, vous pouvez améliorer l’efficacité de vos réunions virtuelles.
Préparation
Il est bien connu que capter et maintenir l'attention du public Il est plus difficile de comprendre une présentation virtuelle que lors d'une réunion en face à face. Pour y parvenir, il est essentiel d'engager le public dès le début. Commencez par des diapositives courtes et percutantes qui attirent l'attention. Souvent, un titre convaincant ou une phrase concise suffisent à susciter l'intérêt. Vous pouvez fournir des détails supplémentaires pendant la présentation et mettre des documents à la disposition des participants pour qu'ils les examinent. Par conséquent, la première règle de préparation consiste à éliminer le contenu inutile de la présentation et à planifier soigneusement le discours, y compris l’accentuation sémantique et les intonations vocales.
Lors de la préparation des diapositives de présentation, n'oubliez pas que les personnes de tous âges, de tous sexes et de toutes professions réagissent mieux aux supports visuels qu'au texte. Par conséquent, privilégiez les diagrammes, les photos et les graphiques aux longs textes. La lecture d'un texte sur l'écran peut distraire les participants du message du présentateur.
De plus, réglez les problèmes techniques avant le début de la présentation. Testez toutes les connexions et tous les équipements réseau, y compris la caméra, le son, le casque et éventuellement un tableau blanc interactif. Cette étape souvent négligée peut éviter de nombreux problèmes. Assurez-vous également que votre éclairage est bien réglé pour éviter les reflets et les ombres. Un bon éclairage améliore considérablement la perception de l'orateur par le public. Expérimentez différentes configurations d'éclairage avant la présentation pour trouver la configuration optimale.
Il est judicieux de planifier à l'avance toute assistance dont vous pourriez avoir besoin pendant votre présentation virtuelle, en particulier si elle concerne un produit complexe. Envisagez de faire appel à un expert de votre entreprise (si vous n'en êtes pas un vous-même), à un assistant numérique ou à une base de connaissances d'entreprise. Prévoyez à l'avance comment vous pouvez rapidement répondre aux questions du public sans interrompre le déroulement de l’événement.
Introduction
Vous avez donc tout fait correctement : vous vous êtes bien préparé, vous avez bien rédigé votre discours, vous avez supprimé tous les éléments inutiles des diapositives et vous avez bien étudié votre public. L'événement a commencé. Mais par où commencer ? Les experts recommandent d'engager immédiatement le public avec une question rhétorique qui stimule la réflexion. Par exemple : « Combien d'entreprises pensez-vous avoir été touchées par un ransomware aujourd'hui ? » ou « Savez-vous combien d'argent les entreprises perdent en raison d'une automatisation insuffisante des processus commerciaux ? » Même si cette approche ne parvient pas à capter l'attention pendant longtemps, quelques secondes d'engagement peuvent aider à « activer » le public. Après cela, des diapositives captivantes devraient aider à maintenir leur intérêt.
Bien sûr, c'est un défi de pleinement utiliser le langage corporel Lors d'une présentation virtuelle, vous pouvez néanmoins utiliser certains éléments. Par exemple, positionnez la caméra de manière à ce qu'elle capture non seulement votre visage, mais aussi vos mains, à la manière d'un présentateur télé. Cela vous permet d'utiliser efficacement les expressions faciales et les gestes. Quant à la caméra, la placer au niveau des yeux permet de créer l'illusion d'un contact visuel avec le public.
Surveillez l'intonation et le rythme de votre discours. Un ton calme et confiant et un rythme mesuré sont généralement bien accueillis, même si l'approche idéale peut varier en fonction du sujet et du public. Parler en public est une compétence qui mérite d'être développée.
Incorporez plus d'interactivité. Lors de présentations virtuelles, le public peut perdre sa concentration plus rapidement qu'en personne. Pour contrer ce phénomène, interagissez régulièrement avec les auditeurs. Vous pouvez utiliser des sondages en ligne ou poser des questions simples qui nécessitent des réponses directes. L'essentiel est de capter l'attention du public. Il est conseillé d'inclure un élément interactif toutes les dix minutes de votre présentation.
Analyse
La présentation virtuelle est terminée, mais le travail ne fait que commencer. Vous devez maintenant collecter toutes les statistiques disponibles sur votre plateforme de présentation virtuelle, les analyser et tirer des conclusions pour améliorer les futures présentations et mieux adapter la composition du public. De plus, examinez l'enregistrement de votre prestation pour identifier les points forts, les points faibles et les erreurs.
Après l’événement, envoyez à tous les participants des documents d’information sur le sujet, accompagnés d’une note de remerciement. Vous pouvez également demander un retour d’information par le biais d’un court questionnaire pour évaluer l’efficacité de la présentation et identifier les points à améliorer. Le retour d’information est essentiel pour une réunion réussie, qu’elle soit en présentiel ou virtuelle.
Grâce au Pitch Avatar, vous pouvez envoyer une présentation enregistrée et commentée à tous les participants à l'événement – soit dans son intégralité, soit sous forme de résumé des points clés (pitch).
Enfin, la plateforme utilisée pour la réunion est cruciale pour l’organisation et la conduite des présentations virtuelles. Elle doit être fiable, fonctionnelle et conviviale. Pitch Avatar incarne toutes ces qualités.
