Au cours des deux dernières années, la demande de réunions virtuelles dans le monde s'est multipliée. Et contrairement aux craintes de beaucoup, les entreprises n’en ont que profité, comme en témoignent les données de nombreuses études.
Le plus important:
En 2020, par rapport à 2019, le nombre de réunions personnelles en ligne a augmenté de 1,230 613 % et les réunions de groupe de XNUMX %.
Les réunions en ligne représentaient 42 % de toutes les réunions en 2020, mais connaissent une croissance rapide.
Près de 65% des entreprises au Royaume-Uni ont signalé une augmentation de la productivité de leurs employés travaillant entièrement ou partiellement à distance.
70 % des entreprises des pays développés ont des projets à long terme pour mettre en œuvre et développer le concept de travail à distance.
Les réunions de groupe durent le plus souvent environ 60 minutes, les réunions personnelles durent entre la moitié et le quart de cette durée.
Plus de 46 % de toutes les réunions à distance en 2020 ont eu lieu entre salariés d’une entreprise.
65% des entreprises représentant différents pays et secteurs de l'économie ont déclaré qu'elles n'avaient pas perdu un seul client après avoir opté pour un format de travail en ligne.
Seules 32 % des entreprises estiment que les réunions en face à face sont plus importantes que la communication en ligne.
En 2019, moins de 50 % de toutes les réunions en ligne ont eu lieu via un téléphone mobile ; en 2020, ce chiffre dépassait les 60 %.
Les gens aiment se rencontrer. La communication et l'interaction sociale sont l'un des facteurs fondamentaux du développement humain, sans compter qu'une communication efficace, tant au sein de l'équipe qu'avec les partenaires externes, est le facteur le plus important dans le développement de toute entreprise. D'année en année, la communication se développe de plus en plus. Selon la Harvard Business Review, le temps moyen que les employés consacrent chaque mois à des réunions professionnelles (et non professionnelles) est passé de 31.4 heures au début des années 1960 à 72.3 heures en 2020. Ici, le changement de paradigme général des affaires a joué un rôle important. . Ainsi, s'il y a 50 à 60 ans le secteur opérationnel jouait un rôle clé avec un nombre prédominant de spécialités de travail (pour lesquelles les réunions ne sont pas si importantes), alors quelque part à la fin des années 80, un « flux » rapide d'employés a commencé, conditionnellement, des usines aux bureaux.
Le travail de bureau, par définition, implique de nombreuses réunions d'affaires, tant internes qu'externes. Mais quelle que soit la raison, le résultat est évident : le volume de communication augmente. La pandémie de COVID-19 n’a pas affecté ce processus mondial, mais elle a entraîné un changement dans l’approche même de la communication : les réunions personnelles et physiques ont été la plupart du temps passées au format en ligne, et cette situation semble être réglée depuis longtemps. Quoi qu’il en soit, de nombreuses études montrent que le travail à distance, en présence d’outils informatiques modernes, convient à tout le monde – employeurs comme salariés.
La demande de réunions virtuelles est en hausse
En 2020, le nombre de réunions individuelles virtuelles organisées en ligne (généralement par vidéo) a augmenté de 1,230 613 %, et le nombre de réunions de groupe a augmenté de 2019 % par rapport au total de 2018. Il semblerait que les principaux moteurs d’une croissance aussi impressionnante soient les restrictions de quarantaine et la transition vers le travail à distance. Mais ne vous précipitez pas pour tirer des conclusions. Si l’on compare, disons, 2019 et 600 (époque où la pandémie n’avait pas encore eu d’impact mondial sur les processus commerciaux), il s’avère que l’augmentation moyenne des réunions virtuelles a atteint 2020 %. Malgré toutes les restrictions, même en 42, le format en ligne ne représentait que XNUMX % de toutes les réunions. La pandémie est devenue un catalyseur du processus de changement de paradigme de la communication d’entreprise, même si les changements ne se produisent toujours pas aussi rapidement qu’ils le paraissent.
Les organisations ont essentiellement reconstruit leurs infrastructures informatiques, mais il faut désormais les entretenir, les développer, les cyber-sécuriser, etc. En outre, pour de nombreuses entreprises, le déclin de 2020 a été remplacé par une croissance de l’activité en 2021. Il en résulte une grave pénurie de personnel qualifié. Selon un Rapport de recherche de l'IDG, dans une telle situation, jusqu'à 75 % des organisations se sont tournées vers les réserves internes et ont prévu d'améliorer l'efficacité des employés existants. La méthode ici est l'automatisation de divers processus commerciaux, notamment les ventes, l'interaction client, etc. Grâce à l'utilisation de outils en ligne modernes, un employé du service commercial, par exemple, peut couvrir une couche beaucoup plus large de clients potentiels et existants sans perte d'efficacité, et peut également être formé beaucoup plus rapidement aux nouveaux produits.
Les craintes selon lesquelles le format de travail à distance réduirait la productivité des employés ne se sont évidemment pas concrétisées. Considérez que, selon l'Office britannique des statistiques nationales, à certains moments de 2020, seuls 37 % des habitants du pays sont allés travailler en raison des restrictions de quarantaine. Selon le Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), environ 65% des entreprises ont signalé une augmentation de la productivité de leurs employés travaillant entièrement ou partiellement à distance. Cette situation pousse les employeurs à développer et à soutenir ce format, ce qui entraînera une nouvelle augmentation du nombre de réunions virtuelles. Une situation encore plus révélatrice a été observée en Allemagne, où, selon le rapport Deloitte, 70 % des entreprises ont déjà des plans à long terme pour mettre en œuvre et développer le concept de travail à distance. Des tendances similaires sont observées dans d’autres pays développés d’Europe.
Anatomie des réunions virtuelles
Selon une étude de Doodle, en 2020, le format de réunion de groupe le plus populaire comprenait en moyenne cinq personnes par réunion (en Europe occidentale, les réunions réunissaient plus de personnes, 8 à 10 en moyenne). La situation est restée largement inchangée par rapport à 2019. Toutefois, la plupart des réunions de groupe duraient environ une heure.
En termes de communication virtuelle individuelle, le nombre de réunions de ce type pendant la pandémie a augmenté beaucoup plus rapidement que le nombre de réunions de groupe. Cela est assez évident étant donné que, dans la plupart des cas, les rencontres personnelles se produisent spontanément. Si auparavant il était possible d'approcher un collègue de bureau pour discuter de sujets d'actualité, désormais, souvent, le seul moyen de communiquer est de l'appeler sur Zoom, Teams, Cisco Meetings, etc.
Le plus souvent, les réunions individuelles durent environ 1 minutes, mais en 1, le nombre d'appels vidéo courts pouvant durer jusqu'à 30 minutes a considérablement augmenté, de 2020 %. En fait, cette tendance a une base tout à fait scientifique : selon diverses études, en moyenne, une personne ne peut supporter que 15 à 10.8 minutes de concentration, après quoi il y a une baisse de perception et chaque minute de communication devient de moins en moins efficace. La limite critique est d'une demi-heure. De plus, la grande majorité des gens font simplement semblant de prendre part à la conversation. Lors d'une réunion de groupe, la concentration dure plus longtemps, car l'attention change entre les participants à la réunion.
Une autre tendance intéressante, bien qu’évidente, en 2020 a été une augmentation spectaculaire (de 78 %) du nombre de grandes réunions en ligne, avec le nombre de participants pouvant atteindre un millier de personnes ou plus. Dans la plupart des cas, il s'agit de réunions protocolaires et d'assemblées d'actionnaires dont la fréquence est réglementée par la loi. Dans la plupart des pays, les grandes entreprises sont tenues de tenir des assemblées d’actionnaires au moins une fois par an. La pandémie de COVID-19 et les restrictions mondiales en matière de quarantaine ont transformé cette procédure en un véritable test. Mais l’utilisation de plateformes cloud pour la communication à distance a résolu ce problème.
Les ventes passent en ligne
Depuis des années, il est largement admis que ne pas pouvoir approcher un client est une recette pour diminuer les ventes. La confiance dans cette croyance était si grande que peu d’entre eux essayèrent sérieusement cette approche. Mais la pandémie a placé les entreprises devant un choix difficile : se connecter autant que possible ou quitter complètement le marché. La majorité a choisi la première option, et il s’est avéré que de nombreuses craintes antérieures étaient infondées. Une enquête Doodle de 2020 a montré que 65% des personnes interrogées représentant différents pays et secteurs de l'économie ont déclaré qu'elles n'avaient pas perdu un seul client, et 30 % des personnes interrogées ont déclaré que les clients étaient moins susceptibles d'annuler des réunions virtuelles que leurs homologues en face à face.
Ceci est confirmé par une étude de la société de conseil McKinsey, qui compare les ventes traditionnelles et numériques. Avant la pandémie de COVID-19, 52 % des personnes interrogées pensaient que les méthodes classiques telles que les réunions en face à face étaient plus importantes que la communication en ligne, mais fin 2020, seulement 32 % le restaient. Il s’agit d’un changement de perception très important, compte tenu de la brièveté de la période dans laquelle cela s’est produit.
Problèmes de perception
Il peut sembler que l'utilisation généralisée de solutions de communication à distance et la transition vers le travail à distance n'apportent que des avantages, mais ce n'est malheureusement pas tout à fait vrai. Il y a aussi quelques lacunes. L’un des principaux problèmes est que tous les salariés, notamment ceux de plus de 50 ans, ne maîtrisent pas tous les outils et compétences de la communication numérique. Cela réduit quelque peu la productivité globale de l'entreprise. Bien entendu, l’adaptation est une question de temps.
Plus grave est un autre problème, qui a même reçu le nom original de Zoom Fatigue. Cela se produit parce que la communication en ligne, même avec une vidéo de haute qualité, n’est pas l’équivalent complet des réunions en face à face. Dans la vraie vie, le cerveau humain reçoit une partie importante de ses informations sur l'interlocuteur sur la base de signaux non verbaux, tandis que lorsque la communication a lieu sur une plateforme comme Zoom ou MS Meetings, le nombre de ces signaux est fortement limité, puisqu'une personne ne voit que le visage de l'interlocuteur.
Comme le souligne l'analyste comportementale Laura Dudley, la fatigue due au zoom est causée par le surmenage de notre cerveau pour compenser le manque d'indices non verbaux sur lesquels nous nous appuyons normalement lorsque nous parlons face à face. En 2020, le phénomène Zoom Fatigue a connu une croissance exponentielle. À cela s'ajoute également l'incapacité de se concentrer sur son travail à la maison (surtout avec de jeunes enfants), dont se plaignent de nombreuses personnes travaillant depuis leur propre appartement. Selon Harvard Business, les télétravailleurs qui vivent seuls se sentent de plus en plus éloignés des autres collègues. À distance, sans communication personnelle, leur sentiment d’isolement grandit.
Que faire face à tous ces problèmes potentiels n’est pas encore tout à fait clair, mais cela doit être fait, car nous approchons de l’épuisement professionnel à l’échelle mondiale. À l’heure actuelle, il est optimal d’introduire une approche hybride de la structure de travail dans les organisations, combinant les modes distant et bureautique.
Il convient également de noter que les réunions virtuelles (notamment de groupe) nécessitent une approche plus minutieuse de la planification, puisque les employés d'une même entreprise peuvent travailler, par exemple, sur plusieurs fuseaux horaires.
L'avenir est dans la mobilité
Si nous parlons de prévisions à long terme, à mesure que nous avançons, davantage de réunions auront lieu en ligne. Cela s'applique non seulement aux réunions d'affaires au sein d'une entreprise, mais également au travail avec les clients, ainsi qu'aux entretiens lors du recrutement. Le format de réunion lui-même réduit le temps passé. Il existe de plus en plus de preuves selon lesquelles les réunions courtes sont plus productives et contribuent à réduire le risque d’épuisement professionnel des employés.
Après le choc initial provoqué par la nécessité de passer à un nouveau format de travail, la plupart des organisations se sont déjà adaptées à la transformation et recherchent désormais des formats et des méthodes optimaux pour résoudre les difficultés potentielles et réelles – tant technologiques qu'organisationnelles. Il y a donc encore beaucoup de travail à faire, même si l’on ne s’attend pas à un changement radical des tendances actuelles.
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Auteur : Igor Kirillov
