Un guide concis pour rationaliser et accélérer le processus de création d'un événement en ligne.
Qu'est-ce qu'un brief technique pour une présentation et pourquoi est-il nécessaire ? Il s'agit d'une description d'un futur événement (ou contenu) en ligne qui permet de comprendre clairement à quoi devrait ressembler la présentation dans son ensemble et ses composants ; sur les délais dans lesquels il doit être préparé et réalisé ; sur qui est impliqué dans la préparation et la conduite de la présentation et le domaine de responsabilité de chaque participant.
Un dossier technique bien préparé optimise la processus de création d'une présentation et fixe des limites (principalement temporelles) aux personnes impliquées dans son travail. Même si tout le travail, comme c’est souvent le cas, est effectué par un « homme-orchestre » (parfois essentiellement à la fois le client et l’interprète), le brief technique aide à mieux réfléchir à l’événement. Le brief technique joue un rôle encore plus important dans le travail d’équipe, permettant à tous les participants au processus, pour ainsi dire, de se mettre à l’unisson.
Alors, que devrait faire un dossier technique pour une présentation en ligne À votre service, voici un résumé guide basé sur l'expérience de notre équipe et nos clients.
Le but de la présentation en ligne
Vous devez comprendre quel résultat vous souhaitez obtenir à la suite de l'événement. Ceci est particulièrement important si la présentation est commerciale. C'est pourquoi ce serait une grave erreur de traiter ce point de manière formelle. « Parler du produit » ou « Présenter l'offre » – ce n'est pas un objectif. C'est une excuse. «Augmenter le nombre de clients ayant acheté un bon touristique pour la Lune à bord du navire Apollo» – voici un exemple d'objectif correctement formulé.
Design et style
Dans cette section, vous décrivez brièvement les solutions correspondant à son nom. Par exemple, quelles sont les couleurs principales et complémentaires seront utilisées, dans quel style principal la présentation sera résolue, etc. Par exemple : « Style – cosmique moderne (espace, vaisseaux spatiaux, fusées, étoiles, astronautes, etc.). La couleur d'arrière-plan principale est le bleu foncé. La deuxième couleur principale est le jaune (or). Les couleurs supplémentaires sont l'acier et l'orange. Les images statiques et l'animation sont en deux dimensions ». La description doit être accompagnée de polices sélectionnées et, idéalement, d'un échantillon de diapositive.
Plan de présentation
Quel que soit le nombre de personnes travaillant sur un événement en ligne, chacune d’entre elles doit savoir quelle partie suit laquelle. C'est pourquoi vous avez besoin d'un plan. À ce stade, vous n’avez pas besoin de le développer dans un script détaillé. Il suffit de donner une brève description, littéralement en quelques mots, de chaque élément, en indiquant la personne qui en est responsable.
Ressources pour créer une présentation
Savoir combien et ce qui peut être dépensé pour un événement, quels moyens techniques et quelles personnes impliquer est important avant tout pour qu'au moment décisif il ne s'avère pas que tout doit être refait d'urgence ou même annulé, car au moment décisif il n’y avait pas de programme nécessaire à portée de main ou tout simplement pas assez de temps. L'équipement, les logiciels, le temps, les personnes – tout cela sont des ressources. Plus vous les listez scrupuleusement, mieux c'est. L'expérience montre qu'au cours du processus de compilation de cet élément, vous vous souviendrez sûrement de ce que vous auriez manqué autrement, créant ainsi des problèmes pour vous-même et vos collègues. Lors de la description des moyens techniques et des produits logiciels, n'oubliez pas d'indiquer comment y accéder.
Principales échéances et délais associés aux étapes de création et de réalisation d'une présentation
Ce qui suit s'applique à cela : Le total maximum durée de la présentation; La date limite de remise du projet ; Les délais pour effectuer les répétitions de base et finales ; La date limite de remise de la version finale ; La date et l'heure de l'événement.
Composants et parties d'une présentation
C'est, pour ainsi dire, le point central du programme. Vous devez décrire chaque section de la présentation selon le plan, en indiquant son contenu, ses caractéristiques, sa durée et la personne responsable. Par exemple : « Discours de Neil Armstrong sur les avantages et la commodité du vaisseau Apollo par rapport au vaisseau Gemini. 2 minutes, 2 diapositives, 1 animation (30 secondes) ». Et ainsi de suite pour chaque partie, en commençant par l'introduction et en terminant par la finale. Il est nécessaire d'indiquer dans quel délai chaque partie doit être remise.
Equipe de présentation
C'est un autre point que vous devez aborder avec beaucoup de prudence. Il est très important du point de vue de tous les participants au processus de savoir qui est responsable de quoi et qui et pour quelle raison peut être contacté. Oui, bien sûr, vous avez déjà mentionné votre équipe dans deux sections. Mais ici, vous le faites plus en détail, en indiquant la spécialité, le poste ou la profession des travailleurs et des intervenants, les contacts actuels pour la communication et les éléments de la présentation dont chaque personne est responsable. Notez que s'il n'y a pas assez d'intervenants pour mener une présentation ou un webinaire, ils peuvent toujours être créés en utilisant le présentateur assistant IA.
problèmes possibles
On ne peut pas tout prévoir, mais on peut prédire certaines choses. Par exemple, que faire si, pour une raison quelconque, l'un des membres de l'équipe abandonnait ? Qui va le remplacer ? Ou que faire si quelqu'un n'a pas respecté les délais de préparation de sa pièce et que vous devrez vous en passer du tout ? Ici, l'essentiel est de ne pas s'emballer et de se limiter à des limites raisonnables. Cela ne vaut pas la peine d’envisager des situations comme la chute d’un astéroïde, le début d’une apocalypse zombie ou une invasion extraterrestre.
Bonne chance à tous, présentations réussies et revenus élevés !
