W tym artykule przyjrzymy się kilku najlepszym praktykom zwiększania produktywności i współpracy pracowników zdalnych.
Pandemia COVID-19 zmieniła sposób, w jaki pracujemy, a praca zdalna stała się normą dla wielu firm na całym świecie. Chociaż praca zdalna ma kilka zalet – takich jak elastyczność i lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym – stwarza również poważne wyzwania w zakresie produktywności i współpracy.
Zapewnienie odpowiednich narzędzi
Jednym z najważniejszych czynników wpływających na powodzenie pracy zdalnej jest zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi. Potrzebują dostępu do niezawodnego oprogramowania do zarządzania projektami, komunikacji i innych narzędzi, które pomogą im wydajnie wykonywać swoją pracę.
Oto kilka podstawowych narzędzi do rozważenia:
Narzędzia komunikacyjne
Komunikacja jest istotną częścią każdej udanej pracy zdalnej, a odpowiednie narzędzia mogą zrobić różnicę. Popularne platformy komunikacyjne, takie jak Slack, Microsoft Teams i Zoom, zapewniają doskonałe możliwości utrzymywania kontaktu pracowników zdalnych.
Aby zapewnić maksymalny wpływ tych narzędzi, ważne jest, aby wyposażyć swój zespół w niezbędne licencje i szkolenia, których potrzebuje, aby móc z nich efektywnie korzystać. Korzystne może być nawet zorganizowanie jednej lub dwóch dedykowanych sesji wprowadzających, które szczegółowo omawiają sposób korzystania z każdej platformy, tak aby wszyscy byli na tej samej stronie, gdy nadejdzie czas na komunikację.
Zastanów się również nad określeniem jasnych oczekiwań dotyczących korzystania z tych narzędzi, aby komunikacja pozostała wydajna i skuteczna. Rzeczy takie jak ustalenie ogólnych wytycznych dotyczących właściwej etykiety, określenie, kiedy pracownicy powinni być online i odpowiadać na wiadomości oraz tworzenie kanałów opartych na tematach lub projektach, mogą pomóc usprawnić ten proces.
Narzędzia do zarządzania projektami
Kolejnym niezbędnym elementem dla zdalnych zespołów są narzędzia do zarządzania projektami. Asana, Trello i Monday.com to popularne opcje, które zapewniają zespołom łatwy sposób zarządzania wieloma projektami jednocześnie. Dzięki tym narzędziom zespoły mogą organizować zadania i przydziały w jednym miejscu, przydzielać terminy każdemu zadaniu i z łatwością monitorować postępy.
Członkowie zespołu mogą współpracować nad projektami w czasie rzeczywistym, udostępniając pliki lub omawiając pomysły w ramach funkcji czatu platformy. Korzystając z tych potężnych narzędzi do zarządzania projektami, zdalne zespoły będą miały znacznie łatwiejszy czas na organizację podczas pracy nad różnymi projektami jednocześnie.
Narzędzia do śledzenia czasu
Moduł do śledzenia czasu jest zwykle zawarty w systemie zarządzania projektami lub zadaniami. Jednak podczas pracy zdalnej monitorowanie i zarządzanie produktywnością pracowników może być trudne. Aby upewnić się, że pracownicy dotrzymują terminów i zapewniają uzgodnione godziny pracy, narzędzia takie jak Toggl lub RescueTime mogą pomóc w śledzeniu czasu pracowników.
Korzystając z tych narzędzi, pracodawcy mają lepszy wgląd w to, ile czasu każdy pracownik poświęca każdemu zadaniu, co pozwala na dokładniejsze rozliczanie i lepsze zarządzanie projektami.
Dzięki tym danym pracodawcy mogą przekazywać informacje zwrotne pracownikom, którzy mogą potrzebować wskazówek dotyczących przepływu pracy lub wydajności. Oprogramowanie do śledzenia czasu pozwala również pracodawcom uzyskać wgląd w obszary, w których można wprowadzić ulepszenia w zakresie zarządzania czasem i wydajności.
VPN i bezpieczeństwo
Podczas pracy zdalnej ważne jest, aby pracodawcy zadbali o to, aby ich pracownicy posiadali niezbędne środki bezpieczeństwa. Korzystanie z wirtualnej sieci prywatnej (VPN) może znacznie chronić przed naruszeniami danych i innymi cyberzagrożeniami. The najlepsza sieć VPN zaszyfruje całej Twojej aktywności online, umożliwiając bezpieczny dostęp do firmowych baz danych lub sieci bez narażania informacji.
Aktywna zapora sieciowa na komputerze może pomóc w dodaniu kolejnej warstwy ochrony, blokując złośliwe strony internetowe lub pobieranie plików przed dotarciem do urządzenia. Pracodawcy powinni również rozważyć wdrożenie uwierzytelniania dwuskładnikowego, gdy tylko jest to możliwe – będzie to wymagało od użytkowników potwierdzenia tożsamości przed uzyskaniem dostępu do poufnych informacji.
Podejmując niezbędne kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa, pracodawcy i pracownicy mogą spokojnie pracować, wiedząc, że ich dane są bezpieczne.
Prowadzenie harmonogramu
Jednym z najważniejszych wyzwań związanych z pracą zdalną jest utrzymanie stałego grafiku. Pracując w domu, łatwo stracić poczucie czasu i pracować dłużej niż to konieczne, co prowadzi do wypalenia zawodowego. Konieczne jest ustalenie jasnych godzin pracy i trzymanie się ich, aby zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Oto kilka wskazówek na ten temat:
Rób regularne przerwy
Praca zdalna może izolować, dlatego ważne jest robienie regularnych przerw w ciągu dnia. Zachęcaj pracowników do robienia przerw na rozciąganie, spacery lub zdrową przekąskę.
Zachęcaj pracowników do ustalania konkretnych godzin pracy i trzymania się ich. Istotne jest również przekazanie tych godzin współpracownikom, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Ogranicz rozpraszanie
Praca w domu może być rozpraszająca, ponieważ obowiązki domowe i zadania osobiste konkurują o uwagę. Zachęcaj pracowników do ograniczania rozpraszania uwagi poprzez tworzenie dedykowanego obszaru roboczego, wyłączanie powiadomień i blokowanie określonych godzin na zadania osobiste.
Zachęcanie do współpracy
Udane środowisko pracy zdalnej zależy od współpracy i pracy zespołowej. Chociaż wspieranie współpracy między zespołami wirtualnymi może być wyzwaniem, istnieją pewne najlepsze praktyki, które mogą do tego zachęcać:
1. Ustal jasne cele i zadania dla każdego projektu, upewniając się, że członkowie zespołu rozumieją pożądane wyniki i sposób, w jaki ich wysiłki przyczynią się do sukcesu.
2. Wykorzystaj narzędzia komunikacyjne, takie jak oprogramowanie do wideokonferencji lub komunikatory internetowe, aby ułatwić regularne spotkania, podczas których członkowie zespołu mogą omawiać postępy, zadawać pytania, przeprowadzać burzę mózgów i budować relacje między sobą.
3. Zachęcaj do kreatywnego rozwiązywania problemów, tworząc otwarte środowisko do swobodnego dzielenia się i omawiania pomysłów.
4. Opracuj plan działania z określonymi zadaniami przydzielonymi poszczególnym członkom zespołu, zapewniając im autonomię i odpowiedzialność potrzebną do odniesienia sukcesu.
5. Wspieraj otwarty dialog, pozwalając członkom zespołu z szacunkiem przekazywać opinie na temat pomysłów innych, pomagając stworzyć poczucie wspólnoty i współpracy w grupie.
6. Wyrażaj uznanie i nagradzaj za udaną współpracę, wzmacniając pozytywne zachowania, jednocześnie motywując innych do dążenia do podobnych wyników.
Pamiętaj, aby przypomnieć członkom zespołu, że są częścią czegoś większego niż oni sami – podkreśl, w jaki sposób ich indywidualne wysiłki przyczyniają się do większego wspólnego celu lub misji organizacji jako całości.
Zapewnij zasoby dotyczące zdrowia psychicznego
Praca zdalna może odbić się na zdrowiu psychicznym, dlatego tak ważne jest zapewnienie pracownikom dostępu do zasobów w zakresie zdrowia psychicznego. Mogą one obejmować dostęp do usług doradczych, aplikacji dotyczących zdrowia psychicznego lub zasobów dotyczących radzenia sobie ze stresem i wypaleniem.
Zapewnij szkolenia i możliwości rozwoju
Praca zdalna może ograniczać możliwości uczenia się i rozwoju pracowników, dlatego tak ważne jest zapewnienie im szkoleń i możliwości rozwoju. Mogą to być kursy online, wirtualne warsztaty lub programy mentorskie.
Podsumowanie
Pandemia drastycznie zmieniła świat pracy zdalnej. Wcześniej tylko 6% profesjonalistów pracowało głównie z domu, ale szacuje się, że w ciągu najbliższych trzech lat 25% pracowników uczyni to swoją główną formą pracy.
Istotne jest, aby pracownicy mogli wydajnie i zespołowo pracować z domu.
Zapewnienie odpowiednich narzędzi, przestrzeganie harmonogramu, zachęcanie do współpracy i zapewnianie wsparcia ma kluczowe znaczenie dla powodzenia pracy zdalnej.
Wdrażając te najlepsze praktyki, firmy mogą stworzyć środowisko pracy zdalnej, które sprzyja produktywności, współpracy i dobremu samopoczuciu pracowników.
