W poprzedniej części, omówiliśmy przygotowanie się do najbardziej efektywnego odpowiadania na pytania publiczności. W tej części skupiamy się na praktycznych wskazówkach do wdrożenia podczas sesji pytań i odpowiedzi.
Pamiętaj, aby wysłuchać pytania do końca
Nawet jeśli widz, który zadaje pytanie, wykracza poza format, nie przerywaj mu ani nie tnij go. Takie działanie stanowi bezpośredni konflikt, który wywoła niekorzystne wrażenie na widowni i z dużym prawdopodobieństwem zrazi pytającego. Lepiej jest, po odczekaniu, aż pytanie zostanie w końcu zadane, raz jeszcze spokojnie przypomnieć widowni o formacie i tym, że czas prezentacji jest ograniczony.
Zatrzymaj się na chwilę, zanim odpowiesz na pytanie
Ta prosta zasada po raz kolejny zapewni, że pytanie zostało zadane do końca i wykaże, że odpowiadasz w sposób przemyślany, a nie wypowiadasz pierwszą rzecz, która przychodzi Ci do głowy. To doda większej wagi twoim słowom.
Upewnij się, że dobrze zrozumiałeś pytanie
Nie wszystkim odwiedzającym prezentację udaje się jasno, jednoznacznie i zrozumiale sformułować swoje pytanie. Nie ma w tym nic dziwnego – w końcu widz ma bardzo mało czasu na przemyślenia i tak naprawdę improwizuje w biegu. Dlatego jeśli pytanie nie jest całkowicie jasne, lepiej wyjaśnić z pytającym, co dokładnie mają na myśli.
Odpowiadając na pytanie, utrzymuj średnie tempo mowy
Powolne odpowiadanie, przeciąganie słów i robienie długich przerw z pewnością irytuje tych, którzy czekają na swoją kolej, by zadać pytanie. Jeśli odpowiesz łamaniem języka, sprawisz wrażenie, że chcesz jak najszybciej pozbyć się pytającego.
Pamiętaj, aby podziękować osobie zadającej pytanie za jego treść i podkreślić jego znaczenie
Poświęcenie kilku słów na wyjaśnienie, dlaczego pytanie i odpowiedź na nie są ważne, nie tylko doda wartości Twojej odpowiedzi, ale także sprawi, że pytający poczuje się współautorem prezentacji. To poczucie przynależności znacznie zwiększy Twoje szanse na zdobycie gorącego leada w przyszłości.
Staraj się obejść bez frazesów, które nic nie mówią, na przykład: „Dzięki za interesujące pytanie”. Znacznie lepiej zabrzmią konstrukcje takie jak ta: „Dziękuję. Temat poruszony w pytaniu jest przedmiotem naszej szczególnej uwagi, ponieważ…” lub „Dziękujemy za pytanie. Bardzo jasno nakreśliłeś problem, który można rozwiązać w następujący sposób…” Oczywiście warto wcześniej przemyśleć i przećwiczyć takie opcje.
Utrzymuj kontakt wzrokowy podczas odpowiadania na pytanie
Ta zasada, która pojawiła się po raz pierwszy w erze przedcyfrowej, nie straciła na aktualności w kontekście wydarzeń wirtualnych. Fakt, że w większości przypadków mówca prezentacji online nie widzi rozmówców, niczego nie zmienia. A w trakcie głównej części prezentacji i odpowiadania na pytania należy zachowywać się w ten sam sposób jak podczas komunikacji z publicznością offline.
Mów, wyobrażając sobie widownię w miejscu ekranu komputera lub obiektywu aparatu. Podczas odpowiedzi nie uciekaj oczami i nie opuszczaj ich, nie rozpraszaj się poprawianiem czegoś na stole, piciem wody itp. Takie działania mówią o twojej niepewności, chęci ukrycia czegoś, a nawet oszukania. W wyniku takiego zachowania nawet absolutnie wiarygodne informacje mogą zostać źle zrozumiane.
Bądź zwięzły, ale nie powierzchowny
Staraj się odpowiadać jak najkrócej, ale bez uszczerbku dla treści. Świetnym sposobem jest udzielenie krótkiej odpowiedzi i udostępnienie linku do sekcji Twojego lub innego zasobu, w której uczestnicy mogą uzyskać bardziej szczegółowe informacje. Jeśli krótka odpowiedź nie jest możliwa, obiecaj, że w najbliższej przyszłości udzielisz wszystkim szczegółowej odpowiedzi. Na przykład wysyłając go pocztą elektroniczną.
Nie wdawaj się w dyskusje
Wyjaśnij od razu, że kiedy odpowiesz na jedno pytanie, przejdziesz do następnego. Nie zmieniaj formatu pytania/odpowiedzi na „pytanie/odpowiedź – wyjaśniające pytanie/wyjaśniająca odpowiedź, – komentarz do odpowiedzi/komentarz do komentarza do odpowiedzi” i tak dalej i tak dalej. Jeśli chcesz porozmawiać bardziej szczegółowo, zaproponuj zrobienie tego indywidualnie – po prezentacji.
Staraj się, aby odpowiedź była interesująca dla wszystkich widzów
Odpowiadając na pytanie, zwracaj się nie tylko do pytającego, ale także do ogółu słuchaczy, wyjaśniając, że odpowiedź może być przydatna dla wszystkich zebranych. Nawet jeśli nie jest to do końca prawdą, należy podkreślić, że informacje te mogą przydać się w przyszłości.
Przyznaj szczerze, że nie znasz odpowiedzi
Sytuacje, w których mówca nie może udzielić natychmiastowej odpowiedzi nie są wcale rzadkie. Musisz traktować to jako normalną sytuację roboczą, obiecując przestudiowanie tematu i udzielenie odpowiedzi później każdemu w dogodnej dla niego formie – e-mailem, nagrywając osobny film, planując osobne spotkanie online lub w inny sposób.
Zachęcaj wszystkich do kontynuowania komunikacji poza prezentacją
Należy złożyć stosowne przypomnienie zarówno w dniu początek prezentacji i przed rozpoczęciem bloku pytań i odpowiedzi. Powinno to uchronić Cię przed sporami, dyskusjami i długimi dialogami ze szczególnie zainteresowanymi widzami oraz usuwa problem widzów, na których pytania nie masz czasu odpowiedzieć. Ale co najważniejsze, jest to doskonałe rozwiązanie na rozgrzanie leadów do stanu gorącego. Oczywiste jest, że ktoś, kto ma coś do zapytania i chce z Tobą szczegółowo porozmawiać o temacie prezentacji, jest już ciepłym leadem.
Dołącz formularz opinii do zapisu prezentacji
Popularnym sposobem maksymalnego wykorzystania wydarzeń online jest opublikowanie nagrania prezentacji w zasobach własnych i partnerów. Aby ten materiał dawał Ci najlepszą możliwość zwiększenia liczby leadów poprzez odpowiadanie na pytania, pamiętaj o podłączeniu do niego formularza opinii.
Praktyka pokazuje, że efekt pracy z widzami, którzy zdecydują się obejrzeć nagranie, może być jeszcze bardziej widoczny niż w przypadku transmisji na żywo. Według różnych badań statystycznych, nawet 90% stałych bywalców prezentacje online i webinaria oglądaj je przynajmniej od czasu do czasu jako nagrania – łatwiej jest znaleźć „okno” na to w ich harmonogramie. Jeśli chodzi o pozyskiwanie leadów, pozostawianie ich pytań bez odpowiedzi to prawdziwa strata.
Podsumujmy
Stosując się do powyższych wskazówek, będziesz w stanie zachować inicjatywę nawet w biernej roli odpowiadania na pytania, kontrolując jedną z kluczowych części prezentacji. Pozwoli to z jednej strony utrzymać i wzmocnić ogólne pozytywne wrażenie z wydarzenia, a z drugiej strony zwiększyć liczbę ciepłych i gorących leadów odpowiadając na pytania i komunikując się poza transmisją na żywo.
Udane prezentacje i wysokie dochody dla wszystkich!
