Pandemia, która kiedyś budziła powszechne obawy, wydaje się stopniowo ustępować. Społeczeństwo wraca do pozorów normalności, ale niektóre zmiany są trwałe. Praca zdalna stała się nową normą dla wielu organizacji. Analitycy przewidują również, że model pracy zdalnej stanie się bardziej osadzony w środowisku biznesowym i będzie nadal wpływał na praktyki biznesowe przez kolejne lata.
W tym kontekście coraz ważniejsze staje się opanowanie umiejętności organizowania i prowadzenia wirtualnych prezentacji i wydarzeń online. Zdalne warsztaty, raporty, webinaria i prezentacje produktów lub usług mogą wydawać się proste. Jednak aby mieć pewność, że prezentacja będzie naprawdę skuteczna, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych niuansów.
Prezentacje wirtualne: zalety i wady
Po pierwsze, ważne jest zrozumienie głównych zalet i wad prezentacji wirtualnych. Dla mówców format zdalny jest często mniej „onieśmielający” niż spotkania twarzą w twarz. Zazwyczaj znajdują się w wygodnym środowisku domowym lub biurowym, chronieni ekranami komputerów. Dla słuchaczy jest łatwiej – mogą wyłączyć kamery lub dźwięk, skutecznie wyłączając się, gdy jest to potrzebne. Ponadto prezentacje wirtualne mogą dotrzeć do osób w różnych lokalizacjach, nawet w różnych krajach, eliminując potrzebę podróżowania i ułatwiając znalezienie odpowiedniego czasu spotkania dla wszystkich. Ponadto narzędzia cyfrowe ułatwiają przeprowadzanie ankiet, zbieranie statystyk i uzyskiwanie opinii oraz danych do analizy.
Jednocześnie wirtualne spotkania prawdopodobnie nigdy nie zastąpią w pełni prawdziwej komunikacji. Istotną wadą jest brak niewerbalnych sygnałów, czyli „mowy ciała” podczas rozmowy. Bez tych sygnałów trudno jest ocenić poziom zainteresowania, zaangażowania lub nastroju odbiorców. Ponadto różne badania wykazały, że brak sygnałów niewerbalnych w komunikacji wideo może prowadzić do zwiększonego zmęczenia poznawczego, co skutkuje szybszym wyczerpaniem i wypaleniem emocjonalnym wśród uczestników. Organizowanie sensownego dialogu może być również trudne, zwłaszcza przy dużej liczbie uczestników. Wymagane są skuteczne umiejętności moderacji, aby zapobiec problemom takim jak jednoczesne rozmawianie wielu uczestników. Ponadto zawsze istnieje ryzyko problemów technicznych – problemów z siecią, zawieszania się komputera lub smartfona, opóźnień lub zniekształceń obrazu i dźwięku – które są powszechne na spotkaniach wirtualnych.
Rzeczywiście możliwe jest zmaksymalizowanie korzyści z wirtualnych prezentacji przy jednoczesnym zminimalizowaniu ich wad. Przestrzegając kilku prostych zasad podczas przygotowywania, realizacji i działań następczych po wydarzeniu online, możesz zwiększyć skuteczność swoich wirtualnych spotkań.
Przygotowanie
Powszechnie wiadomo, że przykuwanie i utrzymywanie uwagi odbiorców podczas wirtualnej prezentacji jest trudniejsze niż podczas spotkania twarzą w twarz. Aby temu zaradzić, kluczowe jest zaangażowanie publiczności od samego początku. Zacznij od krótkich, efektownych slajdów, które przyciągają uwagę, często wystarczy tylko przekonujący nagłówek lub zwięzła fraza, aby wzbudzić zainteresowanie. Możesz podać dodatkowe szczegóły podczas prezentacji i udostępnić materiały do przejrzenia uczestnikom. Dlatego pierwszą zasadą przygotowania jest wyeliminowanie niepotrzebnych treści z prezentacji i starannie zaplanuj przemówienie, w tym akcent semantyczny i intonację wokalną.
Przygotowując slajdy prezentacji, pamiętaj, że osoby w każdym wieku, płci i zawodzie lepiej reagują na materiały wizualne niż na tekst. Dlatego priorytetowo traktuj diagramy, zdjęcia i wykresy nad długim tekstem. Czytanie tekstu z ekranu może odciągać uwagę uczestników od przekazu prezentera.
Ponadto, przed rozpoczęciem prezentacji, zajmij się problemami technicznymi. Przetestuj wszystkie połączenia sieciowe i sprzęt, w tym kamerę, dźwięk, zestaw słuchawkowy i ewentualnie interaktywną tablicę. Ten często pomijany krok może zapobiec wielu problemom. Upewnij się również, że oświetlenie jest dobrze wyregulowane, aby uniknąć olśnienia i cieni. Właściwe oświetlenie znacznie poprawia percepcję mówcy przez publiczność. Eksperymentuj z różnymi ustawieniami oświetlenia przed prezentacją, aby znaleźć optymalną konfigurację.
Warto zaplanować z wyprzedzeniem wszelką pomoc, której możesz potrzebować podczas swojej wirtualnej prezentacji, zwłaszcza jeśli dotyczy ona złożonego produktu. Rozważ zaangażowanie eksperta z Twojej firmy (jeśli sam nim nie jesteś), asystenta cyfrowego lub skorzystanie z korporacyjnej bazy wiedzy. Zaplanuj z wyprzedzeniem, jak szybko odpowiedz na pytania publiczności bez zakłócania przebiegu wydarzenia.
Wprowadzenie
Więc zrobiłeś wszystko dobrze – przygotowałeś się dokładnie, opracowałeś przemówienie, usunąłeś wszystkie niepotrzebne rzeczy ze slajdów i dobrze zbadałeś swoją publiczność. Wydarzenie się rozpoczęło. Ale od czego zacząć? Eksperci zalecają, aby od razu zaangażować publiczność za pomocą pytania retorycznego, które pobudza do myślenia. Na przykład: „Ile firm Twoim zdaniem zostało dotkniętych dzisiaj ransomware?” lub „Czy wiesz, ile pieniędzy firmy tracą z powodu niewystarczającej automatyzacji procesów biznesowych?” Nawet jeśli takie podejście nie przyciągnie uwagi na długo, kilka sekund zaangażowania może pomóc „aktywować” publiczność. Następnie wciągające slajdy powinny pomóc utrzymać jej zainteresowanie.
Oczywiście, że pełne zrozumienie tego jest wyzwaniem wykorzystaj mowę ciała podczas wirtualnej prezentacji, ale nadal możesz wykorzystać niektóre elementy. Na przykład ustaw kamerę tak, aby uchwyciła nie tylko twoją twarz, ale także twoje dłonie, podobnie jak spiker telewizyjny. Pozwala to na skuteczne wykorzystanie zarówno mimiki twarzy, jak i gestów. Jeśli chodzi o kamerę, umieszczenie jej na wysokości oczu pomaga stworzyć iluzję kontaktu wzrokowego z publicznością.
Monitoruj intonację i tempo swojej wypowiedzi. Spokojny, pewny ton i wyważone tempo są na ogół dobrze odbierane, choć idealne podejście może się różnić w zależności od tematu i publiczności. Przemawianie publiczne to umiejętność warta rozwijania.
Wprowadź więcej interaktywności. Podczas wirtualnych prezentacji publiczność może stracić koncentrację szybciej niż podczas osobistego wystąpienia. Aby temu przeciwdziałać, okresowo angażuj słuchaczy. Możesz użyć sytuacyjnych ankiet online lub zadać proste pytania, które wymagają jednoznacznych odpowiedzi. Kluczem jest ponowne przyciągnięcie uwagi publiczności. Zaleca się włączenie jednego interaktywnego elementu co dziesięć minut prezentacji.
Analiza
Wirtualna prezentacja dobiegła końca, ale praca dopiero się zaczyna. Powinieneś teraz zebrać wszystkie dostępne statystyki z platformy wirtualnej prezentacji, przeanalizować je i wyciągnąć wnioski, aby ulepszyć przyszłe prezentacje i lepiej dostosować skład publiczności. Ponadto przejrzyj nagranie swojego występu, aby zidentyfikować mocne i słabe strony oraz błędy.
Po wydarzeniu wyślij materiały informacyjne związane z tematem wszystkim uczestnikom wraz z notatką z podziękowaniami. Alternatywnie poproś o opinię za pomocą krótkiego kwestionariusza, aby ocenić skuteczność prezentacji i zidentyfikować obszary do poprawy. Opinie są niezbędne do udanego spotkania, czy to na żywo, czy wirtualnie.
Dzięki Pitch Avatar, możesz wysłać nagraną prezentację z komentarzem do wszystkich uczestników wydarzenia – w całości lub jako podsumowanie kluczowych punktów (prezentacja).
Na koniec, platforma używana do spotkania jest kluczowa dla organizacji i prowadzenia wirtualnych prezentacji. Musi być niezawodna, funkcjonalna i przyjazna dla użytkownika. Pitch Avatar uosabia wszystkie te cechy.
