Zwięzły przewodnik usprawniający i przyspieszający proces tworzenia wydarzenia online.
Co to jest brief techniczny prezentacji i dlaczego jest konieczny? Jest to opis przyszłego wydarzenia (lub treści) online, który pozwala jasno zrozumieć, jak powinna wyglądać prezentacja jako całość i jej elementy; o terminach, w jakich należy je przygotować i przeprowadzić; o tym, kto jest zaangażowany w przygotowanie i przeprowadzenie prezentacji oraz o zakres odpowiedzialności każdego uczestnika.
Dobrze przygotowany brief techniczny optymalizuje proces tworzenia prezentacji i wyznacza granice (głównie czasowe) dla osób zaangażowanych w jego pracę. Nawet jeśli całą pracę, jak to często bywa, wykonuje jeden „jednoosobowy zespół” (czasami będący w zasadzie zarówno klientem, jak i wykonawcą), techniczny brief pomaga lepiej przemyśleć wydarzenie. Techniczny brief odgrywa jeszcze ważniejszą rolę w pracy zespołowej, pozwalając wszystkim uczestnikom procesu, tak by rzec, dostroić się do jednej fali.
Więc co powinno opis techniczny prezentacji online wyglądasz? Do twoich usług jest zwięzły w oparciu o doświadczenia naszych zespołu i naszych klientów.
Cel prezentacji online
Powinieneś zrozumieć, jaki wynik chcesz osiągnąć w wyniku wydarzenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli prezentacja ma charakter komercyjny. Dlatego dużym błędem byłoby formalne potraktowanie tej kwestii. „Opowiedz o produkcie” czy „Przedstaw ofertę” – to nie jest cel. To jest wymówka. „Zwiększ liczbę klientów, którzy kupili voucher turystyczny na Księżyc na statku Apollo” – oto przykład poprawnie sformułowanego celu.
Design i styl
W tej sekcji krótko opisujesz rozwiązania odpowiadające jego nazwie. Na przykład, jakie zostaną użyte kolory główne i dodatkowe, w jakim głównym stylu zostanie rozwiązana prezentacja itp. Na przykład: „Styl – kosmiczna nowoczesność (kosmos, statki kosmiczne, rakiety, gwiazdy, astronauci itp.). Główny kolor tła to ciemnoniebieski. Drugim głównym kolorem jest żółty (złoty). Dodatkowe kolory to stalowy i pomarańczowy. Obrazy statyczne i animacje są dwuwymiarowe”. Opis powinien być uzupełniony o wybrane czcionki i, najlepiej, o przykładowy slajd.
Plan prezentacji
Nieważne, ile osób pracuje nad wydarzeniem online, każda z nich powinna wiedzieć, która część następuje po której. Dlatego potrzebny jest plan. Na tym etapie nie ma potrzeby rozwijania go w szczegółowy skrypt. Wystarczy podać krótki, dosłownie w kilku słowach opis każdego przedmiotu, ze wskazaniem osoby za niego odpowiedzialnej.
Zasoby do tworzenia prezentacji
Wiedza o tym, ile i co można przeznaczyć na wydarzenie, jakie środki techniczne i jakich ludzi zaangażować, jest ważna przede wszystkim po to, aby w decydującym momencie nie okazało się, że trzeba wszystko pilnie przerobić lub nawet odwołać, bo w decydującym momencie nie było pod ręką niezbędnego programu lub po prostu nie było wystarczająco dużo czasu. Sprzęt, oprogramowanie, czas, ludzie – to wszystko są zasoby. Im bardziej skrupulatnie je sporządzisz, tym lepiej. Doświadczenie pokazuje, że podczas tworzenia tego elementu z pewnością przypomnisz sobie, co w przeciwnym razie byś przegapił, stwarzając problemy dla siebie i współpracowników. Opisując środki techniczne i oprogramowanie, nie zapomnij wskazać sposobu dostępu do nich.
Kluczowe terminy i ramy czasowe związane z etapami tworzenia i prowadzenia prezentacji
W tym przypadku obowiązuje: Maksymalna łączna Czas trwania prezentacji; Termin złożenia projektu; Terminy przeprowadzenia prób zasadniczych i końcowych; Termin przekazania wersji ostatecznej; Data i godzina wydarzenia.
Składniki i części prezentacji
To jest, że tak powiem, centralny punkt programu. Powinieneś opisać każda sekcja prezentacji zgodnie z planem, wskazując jego treść, cechy, czas trwania i osobę odpowiedzialną. Na przykład: „Przemówienie Neila Armstronga o zaletach i wygodzie statku Apollo w porównaniu ze statkiem Gemini. 2 minuty, 2 slajdy, 1 animacja (30 sek.)”. I tak dalej dla każdej sekcji, zaczynając od wstępu i kończąc na finale. Konieczne jest wskazanie, do jakiego terminu należy przesłać każdą część.
Zespół prezentacyjny
To jest kolejny punkt, do którego należy podejść bardzo ostrożnie. Z punktu widzenia bardzo ważne jest, aby wszyscy uczestnicy procesu wiedzieli, kto za co odpowiada i z kim i w jakim celu można się skontaktować. Tak, oczywiście, wspomniałeś już o swoim zespole w dwóch sekcjach. Ale tutaj robisz to bardziej szczegółowo, wskazując specjalizację, stanowisko lub zawód pracowników i prelegentów, aktualne kontakty do komunikacji i elementy prezentacji, za które odpowiada każda osoba. Należy pamiętać, że jeśli nie ma wystarczającej liczby prelegentów do przeprowadzenia prezentacji lub webinarium, zawsze można ich utworzyć korzystanie z asystenta AI prezentera.
Możliwe problemy
Nie wszystko można przewidzieć, ale pewne rzeczy można przewidzieć. Na przykład, co zrobić, jeśli z jakiegoś powodu jeden z członków zespołu odpadł? Kto go zastąpi? Albo co zrobić, jeśli ktoś nie dotrzymał terminów w przygotowaniu swojej części, a Ty będziesz musiał się bez tego w ogóle obejść? Tutaj najważniejsze jest, aby nie dać się ponieść emocjom i ograniczyć się do rozsądnych granic. Nie warto rozważać sytuacji takich jak upadek asteroidy, początek apokalipsy zombie czy inwazja obcych.
Życzę wszystkim powodzenia, udanych prezentacji i wysokich dochodów!
