Zwięzły przewodnik usprawniający i przyspieszający proces tworzenia wydarzenia online.
Co to jest brief techniczny prezentacji i dlaczego jest konieczny? Jest to opis przyszłego wydarzenia (lub treści) online, który pozwala jasno zrozumieć, jak powinna wyglądać prezentacja jako całość i jej elementy; o terminach, w jakich należy je przygotować i przeprowadzić; o tym, kto jest zaangażowany w przygotowanie i przeprowadzenie prezentacji oraz o zakres odpowiedzialności każdego uczestnika.
Dobrze przygotowany brief techniczny optymalizuje proces tworzenia prezentacji i wyznacza granice (przede wszystkim czasowe) osobom zaangażowanym w jej pracę. Nawet jeśli całą pracę, jak to często bywa, wykonuje jeden „jednoosobowy zespół” (czasami będący zarówno klientem, jak i wykonawcą), brief techniczny pomaga lepiej przemyśleć wydarzenie. W pracy zespołowej jeszcze ważniejszą rolę odgrywa brief techniczny, pozwalający, że tak powiem, wszystkim uczestnikom procesu dostroić się do jednej fali.
Jak zatem powinien wyglądać brief techniczny prezentacji online? Do usług jest zwięzły poprowadzi w oparciu o doświadczenia naszych zespołu i naszych klientów.
Cel prezentacji online.
Powinieneś zrozumieć, jaki wynik chcesz osiągnąć w wyniku wydarzenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli prezentacja ma charakter komercyjny. Dlatego dużym błędem byłoby formalne potraktowanie tej kwestii. „Opowiedz o produkcie” czy „Przedstaw ofertę” – to nie jest cel. To jest wymówka. „Zwiększ liczbę klientów, którzy kupili voucher turystyczny na Księżyc na statku Apollo” – oto przykład poprawnie sformułowanego celu.
Projekt i styl.
W tej sekcji krótko opisujesz rozwiązania odpowiadające jej nazwie. Np. jakie kolory główne i dodatkowe zostaną użyte, w jakim głównym stylu zostanie rozwiązana prezentacja itp. Na przykład: „Styl – kosmiczny nowoczesny (kosmos, statki kosmiczne, rakiety, gwiazdy, astronauci itp.). Głównym kolorem tła jest ciemnoniebieski. Drugim głównym kolorem jest żółty (złoty). Dodatkowe kolory to stal i pomarańczowy. Obrazy statyczne i animacje są dwuwymiarowe”. Do opisu należy dołączyć wybrane czcionki i najlepiej próbkę slajdu.
Plan prezentacji.
Nieważne, ile osób pracuje nad wydarzeniem online, każda z nich powinna wiedzieć, która część następuje po której. Dlatego potrzebny jest plan. Na tym etapie nie ma potrzeby rozwijania go w szczegółowy skrypt. Wystarczy podać krótki, dosłownie w kilku słowach opis każdego przedmiotu, ze wskazaniem osoby za niego odpowiedzialnej.
Zasoby do tworzenia prezentacji.
Wiedza o tym, ile i co można przeznaczyć na wydarzenie, jakie środki techniczne i jakich ludzi zaangażować, jest ważna przede wszystkim po to, aby w decydującym momencie nie okazało się, że trzeba wszystko pilnie przerobić lub nawet odwołać, bo w decydującym momencie nie było pod ręką niezbędnego programu lub po prostu nie było wystarczająco dużo czasu. Sprzęt, oprogramowanie, czas, ludzie – to wszystko są zasoby. Im bardziej skrupulatnie je sporządzisz, tym lepiej. Doświadczenie pokazuje, że podczas tworzenia tego elementu z pewnością przypomnisz sobie, co w przeciwnym razie byś przegapił, stwarzając problemy dla siebie i współpracowników. Opisując środki techniczne i oprogramowanie, nie zapomnij wskazać sposobu dostępu do nich.
Kluczowe terminy i ramy czasowe związane z etapami tworzenia i przeprowadzania prezentacji.
Obowiązują w tym przypadku następujące zasady: Maksymalny łączny czas trwania prezentacji; Termin przedstawienia projektu; Terminy przeprowadzenia prób podstawowych i końcowych; Termin dostarczenia wersji ostatecznej; Data i godzina wydarzenia.
Składniki i części prezentacji.
To jest, że tak powiem, centralny punkt programu. Każdą część prezentacji powinieneś opisać zgodnie z planem, wskazując jej treść, cechy, czas trwania i osobę odpowiedzialną. Na przykład: „Przemówienie Neila Armstronga na temat zalet i wygody statku Apollo w porównaniu ze statkiem Gemini. 2 minuty, 2 slajdy, 1 animacja (30 sek.)”. I tak dalej dla każdej części, zaczynając od wstępu, a kończąc na finale. Należy wskazać, w jakim terminie należy złożyć każdą część.
Zespół Prezentacyjny.
To kolejny punkt, do którego należy podejść bardzo ostrożnie. Bardzo ważne z punktu widzenia jest, aby wszyscy uczestnicy procesu wiedzieli, kto jest za co odpowiedzialny, z kim i w jakim celu można się skontaktować. Tak, oczywiście, wspomniałeś już o swoim zespole w dwóch sekcjach. Ale tutaj robisz to bardziej szczegółowo, wskazując specjalizację, stanowisko lub zawód pracowników i prelegentów, aktualne kontakty do komunikacji oraz elementy prezentacji, za które każda osoba jest odpowiedzialna. Pamiętaj, że jeśli nie ma wystarczającej liczby prelegentów do przeprowadzenia prezentacji lub webinaru, zawsze można ich utworzyć za pomocą Prezenter asystenta AI Pitch Avatar.
Możliwe problemy.
Nie wszystko można przewidzieć, ale pewne rzeczy można przewidzieć. Na przykład, co zrobić, jeśli z jakiegoś powodu jeden z członków zespołu odpadł? Kto go zastąpi? Albo co zrobić, jeśli ktoś nie dotrzymał terminów w przygotowaniu swojej części, a Ty będziesz musiał się bez tego w ogóle obejść? Tutaj najważniejsze jest, aby nie dać się ponieść emocjom i ograniczyć się do rozsądnych granic. Nie warto rozważać sytuacji takich jak upadek asteroidy, początek apokalipsy zombie czy inwazja obcych.
Życzę wszystkim powodzenia, udanych prezentacji i wysokich dochodów!
