Neste artigo, exploraremos algumas práticas recomendadas para aumentar a produtividade e a colaboração em uma força de trabalho remota.
A pandemia da COVID-19 transformou a forma como trabalhamos, com o trabalho remoto a tornar-se a norma para muitas empresas em todo o mundo. Embora o trabalho remoto tenha vários benefícios – como flexibilidade e um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional – também coloca desafios significativos à produtividade e à colaboração.
Fornecendo as ferramentas certas
Um dos fatores mais críticos para o sucesso do trabalho remoto é fornecer aos funcionários as ferramentas certas. Eles precisam de acesso a software confiável de gerenciamento de projetos, comunicação e outras ferramentas para ajudá-los a fazer seu trabalho com eficiência.
Aqui estão algumas ferramentas essenciais a serem consideradas:
Ferramentas de comunicação
A comunicação é uma parte essencial de qualquer acordo de trabalho remoto bem-sucedido, e as ferramentas certas podem fazer toda a diferença. Plataformas de comunicação populares como Slack, Microsoft Teams e Zoom oferecem ótimas opções para manter funcionários remotos conectados.
Para garantir o máximo impacto dessas ferramentas, é importante equipar sua equipe com as licenças e o treinamento necessários para poder usá-las de maneira eficaz. Pode até ser benéfico configurar uma ou duas sessões de integração dedicadas que abordem especificamente como usar cada plataforma, para que todos estejam na mesma página quando chegar a hora de se comunicar.
Além disso, considere definir expectativas claras sobre o uso dessas ferramentas para que a comunicação permaneça eficiente e eficaz. Coisas como definir diretrizes gerais de etiqueta adequada, definir quando os funcionários devem estar online e responder às mensagens e criar canais baseados em tópicos ou projetos podem ajudar a agilizar o processo.
Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
Outro componente essencial para equipes remotas são as ferramentas de gerenciamento de projetos. Asana, Trello e Monday.com são opções populares que oferecem uma maneira fácil para as equipes gerenciarem vários projetos ao mesmo tempo. Com essas ferramentas, as equipes podem organizar tarefas e atribuições em um só lugar, atribuir prazos para cada tarefa e monitorar o progresso com facilidade.
Os membros da equipe podem colaborar em projetos em tempo real, compartilhando arquivos ou discutindo ideias no recurso de chat da plataforma. Ao utilizar essas poderosas ferramentas de gerenciamento de projetos, as equipes remotas terão muito mais facilidade para se manterem organizadas enquanto trabalham em vários projetos simultâneos.
Ferramentas de controle de tempo
Um rastreador de tempo geralmente é incluído em um sistema de gerenciamento de projetos ou tarefas. No entanto, ao trabalhar remotamente, pode ser difícil monitorar e gerenciar a produtividade dos funcionários. Para garantir que os funcionários cumpram seus prazos e forneçam as horas de trabalho acordadas, ferramentas como Toggl ou RescueTime podem ajudar a monitorar o tempo dos funcionários.
Ao utilizar essas ferramentas, os empregadores têm uma noção melhor de quanto tempo cada funcionário dedica a cada tarefa – permitindo um faturamento mais preciso e um melhor gerenciamento de projetos.
Com esses dados, os empregadores têm a capacidade de fornecer feedback aos funcionários que possam precisar de orientação em seu fluxo de trabalho ou desempenho. O software de controle de tempo também permite que os empregadores obtenham informações sobre onde melhorias podem ser feitas em termos de gerenciamento de tempo e eficiência.
VPN e segurança
Ao trabalhar remotamente, é importante que os empregadores garantam que seus funcionários tenham as medidas de segurança necessárias em vigor. Utilizar uma Rede Privada Virtual (VPN) pode proteger muito contra violações de dados e outras ameaças cibernéticas. A VPN criptografará todas as suas atividades online, permitindo que você acesse com segurança bancos de dados ou redes da empresa sem colocar suas informações em risco.
Ter um firewall ativo em seu computador pode ajudar a adicionar outra camada de proteção, impedindo que sites maliciosos ou downloads cheguem ao seu dispositivo. Os empregadores também devem considerar a implementação da autenticação de dois fatores sempre que possível – isto exigirá que os utilizadores confirmem a sua identidade antes de terem acesso a informações confidenciais.
Ao tomar as medidas necessárias para garantir a segurança, empregadores e funcionários podem trabalhar com tranquilidade, sabendo que seus dados estão seguros e protegidos.
Mantendo um cronograma
Um dos desafios mais significativos do trabalho remoto é manter uma programação regular. Ao trabalhar em casa, é fácil perder a noção do tempo e acabar trabalhando mais horas do que o necessário, levando ao esgotamento. É essencial definir horários de trabalho claros e cumpri-los para manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Aqui estão algumas dicas para isso:
Faça pausas regulares
Trabalhar remotamente pode ser isolante, por isso é importante fazer pausas regulares ao longo do dia. Incentive os funcionários a fazer pausas para se alongar, caminhar ou fazer um lanche saudável.
Incentive os funcionários a definir horários de trabalho específicos e cumpri-los. Também é essencial comunicar esse horário aos colegas para garantir que todos estejam na mesma página.
Limitar distrações
Trabalhar em casa pode ser uma distração, com tarefas domésticas e pessoais competindo por atenção. Incentive os funcionários a limitar as distrações criando um espaço de trabalho dedicado, desativando notificações e bloqueando horários específicos para tarefas pessoais.
Encorajando a colaboração
Um ambiente de trabalho remoto bem-sucedido depende da colaboração e do trabalho em equipe. Embora promover a colaboração entre equipes virtuais possa ser um desafio, existem algumas práticas recomendadas que podem ajudar a incentivá-la:
1. Estabeleça metas e objetivos claros para cada projeto, garantindo que os membros da equipe entendam os resultados desejados e como seus esforços contribuirão para o sucesso.
2. Utilize ferramentas de comunicação, como software de videoconferência ou plataformas de mensagens instantâneas, para facilitar reuniões regulares onde os membros da equipe possam discutir o progresso, fazer perguntas, debater soluções e construir relacionamentos entre si.
3. Incentive a resolução criativa de problemas, criando um ambiente aberto para compartilhar e discutir ideias livremente.
4. Desenvolva um plano de ação com tarefas específicas atribuídas a cada membro da equipe, proporcionando-lhes a autonomia e a responsabilidade necessárias para o sucesso.
5. Promova o diálogo aberto, permitindo que os membros da equipe forneçam feedback respeitosamente sobre as ideias uns dos outros, ajudando a criar um senso de comunidade e colaboração entre o grupo.
6. Fornecer reconhecimento e recompensas por colaborações bem-sucedidas, reforçando o comportamento positivo e ao mesmo tempo motivando outros a lutar por resultados semelhantes.
Lembre-se de lembrar aos membros da equipe que eles fazem parte de algo maior do que eles mesmos – enfatize como seus esforços individuais contribuem para o objetivo coletivo mais amplo da organização ou para a missão como um todo.
Fornece recursos de saúde mental
O trabalho remoto pode prejudicar a saúde mental, por isso é essencial proporcionar aos funcionários acesso a recursos de saúde mental. Isso pode incluir acesso a serviços de aconselhamento, aplicativos de saúde mental ou recursos sobre como gerenciar o estresse e o esgotamento.
Fornece oportunidades de treinamento e desenvolvimento
O trabalho remoto pode limitar as oportunidades de aprendizagem e crescimento dos funcionários, por isso é essencial proporcionar-lhes oportunidades de formação e desenvolvimento. Isso pode incluir cursos online, workshops virtuais ou programas de mentoria.
Resumo
A pandemia mudou drasticamente o mundo do trabalho remoto. Antes disso, apenas 6% dos profissionais trabalhavam prioritariamente em casa, mas estima-se que nos próximos três anos, 25% dos colaboradores farão desta a sua principal forma de trabalho.
É essencial garantir que os funcionários possam trabalhar de forma produtiva e colaborativa em casa.
Fornecer as ferramentas certas, manter um cronograma, incentivar a colaboração e fornecer suporte são essenciais para tornar o trabalho remoto um sucesso.
Ao implementar essas práticas recomendadas, as empresas podem criar um ambiente de trabalho remoto que promove a produtividade, a colaboração e o bem-estar dos funcionários.
