Na parte anterior, discutimos como se preparar para responder às perguntas do público de forma mais eficiente. Nesta parte, focamos em dicas práticas para implementar durante as sessões de Perguntas e Respostas.
Não deixe de ouvir a pergunta até o final
Mesmo que o espectador que faz uma pergunta vá além do formato, não o interrompa ou o corte. Tal ação é um conflito direto que criará uma impressão desfavorável no público e é altamente provável que aliene o questionador. É melhor, depois de esperar que a pergunta seja finalmente feita, mais uma vez lembrar calmamente o público sobre o formato e que o o tempo de apresentação é limitado.
Faça uma breve pausa antes de responder a uma pergunta
Esta regra simples garantirá mais uma vez que a pergunta foi feita até o fim e demonstrará que você está respondendo com atenção e não expressando a primeira coisa que lhe vem à mente. Isso dará mais peso às suas palavras.
Certifique-se de que entendeu a pergunta corretamente
Nem todos os visitantes da apresentação conseguem formular sua pergunta de forma clara, inequívoca e compreensível. Não há nada de surpreendente nisso – afinal, o espectador tem muito pouco tempo para pensar e, na verdade, improvisa em movimento. Portanto, se a pergunta não estiver totalmente clara, é melhor esclarecer com o questionador o que exatamente elas significam.
Ao responder a uma pergunta, mantenha um ritmo médio de fala
Responder devagar, prolongar as palavras e fazer longas pausas certamente irritará quem está esperando a sua vez de fazer uma pergunta. Se você responder com um trava-língua, dará a impressão de que está tentando se livrar do questionador o mais rápido possível.
Não se esqueça de agradecer ao autor da pergunta e sublinhar a sua importância
Gastar algumas palavras explicando por que a pergunta e sua resposta são importantes não apenas agregará valor à sua resposta, mas também fará com que o questionador se sinta um coautor da apresentação. Esse sentimento de pertencimento aumentará muito suas chances de conseguir uma boa liderança no futuro.
Tente dispensar banalidades que não dizem nada, como: 'Obrigado pela pergunta interessante.' Construções como estas soarão muito melhor: “Obrigado. O tema que você levantou em sua pergunta é foco de nossa atenção especial porque…” ou “Obrigado pela pergunta. Você descreveu muito claramente o problema, que pode ser resolvido da seguinte maneira…” É claro que vale a pena considerar e ensaiar essas opções com antecedência.
Mantenha contato visual ao responder à pergunta
Esta regra, que surgiu pela primeira vez na era pré-digital, não perdeu sua relevância no contexto de eventos virtuais. O fato de que, na maioria dos casos, o orador de uma apresentação online não vê os interlocutores não muda nada. E durante a parte principal da apresentação e ao responder perguntas, você deve se comportar da mesma maneira como quando se comunica com um público offline.
Fale enquanto imagina o público no lugar da tela do computador ou da lente da câmera. Durante a resposta, não desvie os olhos e não os abaixe, não se distraia ajustando algo na mesa, bebendo água ou algo parecido. Tais ações falam da sua insegurança, do desejo de esconder algo ou até mesmo de enganar. Como resultado de tal comportamento, mesmo informações absolutamente confiáveis podem ser mal interpretadas.
Seja conciso, mas não superficial
Procure responder da forma mais breve possível, mas não em detrimento do conteúdo. Uma ótima maneira é dar uma resposta curta e compartilhar um link para uma seção do seu ou de outro recurso onde os participantes possam obter informações mais detalhadas. Se uma resposta curta não for possível, prometa dar a todos uma resposta detalhada num futuro próximo. Por exemplo, enviando-o por e-mail.
Não entre em discussões
Deixe claro imediatamente que depois de responder a uma pergunta, você passa para a próxima. Não transforme o formato de pergunta/resposta em “pergunta/resposta – pergunta esclarecedora/resposta esclarecedora, – comentário sobre resposta/comentário sobre comentário sobre resposta” e assim por diante. Se quiser falar mais detalhadamente, ofereça-se para fazê-lo individualmente – após a apresentação.
Tente tornar a resposta interessante para todos os espectadores
Ao responder a uma pergunta, dirija-se não apenas ao questionador, mas também ao público como um todo, deixando claro que a resposta pode ser útil a todos os presentes. Mesmo que isso não seja totalmente verdade, você deve enfatizar que esta informação pode ser útil no futuro.
Admita honestamente que você não sabe a resposta
Situações em que o o orador não pode dar uma resposta imediata não são incomuns. Você precisa tratar isso como uma situação normal de trabalho, prometendo estudar o tópico e dar uma resposta depois a todos em um formato conveniente para eles – por e-mail, gravando um vídeo separado, agendando uma reunião online separada ou de outra forma.
Convide todos a continuar a comunicação fora da apresentação
Um lembrete apropriado deve ser feito tanto no início da apresentação e antes do início do bloco de perguntas e respostas. Isso deve evitar disputas, discussões e longos diálogos com espectadores especialmente interessados e remove o problema de visitantes cujas perguntas você não tem tempo para responder. Mas o mais importante, esta é uma excelente solução para aquecer leads para um estado quente. Obviamente, alguém que tem algo a perguntar e quer falar com você em detalhes sobre o tópico da apresentação já é um lead quente.
Anexar um formulário de feedback ao registro da apresentação
Uma maneira popular de aproveitar ao máximo os eventos on-line é postar uma gravação da apresentação em seus próprios recursos e nos recursos de parceiros. Para que este material lhe dê a melhor oportunidade de aumentar o número de leads respondendo a perguntas, certifique-se de vincular um formulário de feedback a ele.
A prática mostra que o efeito de trabalhar com espectadores que decidem assistir a uma gravação pode ser ainda mais pronunciado do que em uma transmissão ao vivo. De acordo com vários estudos estatísticos, até 90% dos visitantes regulares de apresentações online e webinars assista-os pelo menos ocasionalmente como gravações – é mais fácil encontrar uma “janela” para isso na agenda deles. Em termos de capturar leads, deixar suas perguntas sem resposta é um verdadeiro desperdício.
Vamos resumir
Seguindo as diretrizes acima, você será capaz de manter a iniciativa mesmo no papel passivo de responder perguntas, controlando uma das partes-chave da apresentação. Isso permitirá, por um lado, manter e melhorar a impressão geral favorável do evento e, por outro lado, aumentar o número de leads quentes e mornos respondendo perguntas e se comunicando fora da transmissão ao vivo.
Apresentações de sucesso e alto rendimento a todos!
