A pandemia, que antes causava preocupação generalizada, parece estar gradualmente recuando. A sociedade está voltando a uma aparência de normalidade, mas algumas mudanças são permanentes. O trabalho remoto se tornou a nova norma para muitas organizações hoje. Os analistas também preveem que o modelo de trabalho remoto se tornará mais incorporado ao ambiente de negócios e continuará a influenciar as práticas comerciais nos próximos anos.
Neste contexto, dominar a habilidade de organizar e conduzir apresentações virtuais e eventos online está se tornando cada vez mais importante. Workshops remotos, relatórios, webinars e apresentações de produtos ou serviços podem parecer simples. No entanto, para garantir que sua apresentação seja realmente eficaz, várias nuances importantes devem ser consideradas.
Apresentações virtuais: prós e contras
Primeiro, é importante entender as principais vantagens e desvantagens das apresentações virtuais. Para os palestrantes, o formato remoto costuma ser menos "intimidador" do que as reuniões presenciais. Eles geralmente estão em um ambiente confortável em casa ou no escritório, protegidos pelas telas de seus computadores. Para os ouvintes, é mais fácil — eles podem desligar suas câmeras ou som, efetivamente se desligando quando necessário. Além disso, as apresentações virtuais podem atingir pessoas em diferentes locais, até mesmo em diferentes países, eliminando a necessidade de viagens e facilitando a busca por um horário de reunião adequado para todos. Além disso, as ferramentas digitais facilitam a realização de pesquisas, a coleta de estatísticas e a obtenção de feedback e dados para análise.
Ao mesmo tempo, é improvável que as reuniões virtuais substituam totalmente a comunicação real. Uma desvantagem significativa é a ausência de sinais não verbais, ou “linguagem corporal”, durante a conversa. Sem esses sinais, pode ser desafiador avaliar o nível de interesse, envolvimento ou humor do público. Além disso, vários estudos mostraram que a falta de sinais não verbais na comunicação por vídeo pode levar ao aumento da fadiga cognitiva, resultando em exaustão mais rápida e esgotamento emocional entre os participantes. Organizando um diálogo significativo também pode ser difícil, especialmente com um grande número de participantes. Habilidades de moderação eficazes são necessárias para evitar problemas como vários participantes falando simultaneamente. Além disso, sempre há o risco de problemas técnicos – problemas de rede, travamentos de computador ou smartphone, atrasos ou distorções de vídeo e áudio – que são comuns em reuniões virtuais.
É realmente possível maximizar os benefícios das apresentações virtuais enquanto minimiza suas desvantagens. Ao aderir a alguns princípios simples durante a preparação, execução e acompanhamento de um evento online, você pode aumentar a eficácia de suas reuniões virtuais.
PREPARAÇÃO
É sabido que capturar e manter a atenção do público durante uma apresentação virtual é mais desafiador do que em uma reunião presencial. Para lidar com isso, é crucial envolver o público desde o início. Comece com slides curtos e impactantes que chamem a atenção, geralmente apenas um título atraente ou uma frase concisa é o suficiente para despertar o interesse. Você pode fornecer detalhes adicionais durante a apresentação e disponibilizar materiais para os participantes revisarem. Portanto, a primeira regra de preparação é eliminar conteúdo desnecessário da apresentação e planeje cuidadosamente o discurso, incluindo ênfase semântica e entonações vocais.
Ao preparar slides de apresentação, lembre-se de que pessoas de todas as idades, gêneros e profissões respondem melhor a material visual do que a texto. Portanto, priorize diagramas, fotos e gráficos em vez de textos longos. Ler texto na tela pode distrair os participantes da mensagem do apresentador.
Além disso, resolva problemas técnicos antes do início da apresentação. Teste todas as conexões de rede e equipamentos, incluindo a câmera, o som, o fone de ouvido e, possivelmente, um quadro interativo. Essa etapa frequentemente esquecida pode evitar muitos problemas. Além disso, garanta que sua iluminação esteja bem ajustada para evitar ofuscamento e sombras. Iluminação adequada melhora significativamente a percepção do público sobre o palestrante. Experimente diferentes configurações de iluminação antes da apresentação para encontrar a configuração ideal.
É sensato planejar com antecedência qualquer assistência que você possa precisar durante sua apresentação virtual, especialmente se envolver um produto complexo. Considere envolver um especialista da sua empresa (se você não for um), um assistente digital ou usar uma base de conhecimento corporativa. Planeje com antecedência como você pode rapidamente responder a perguntas do público sem interromper o fluxo do evento.
Conheça
Então, você fez tudo certo – preparou-se cuidadosamente, elaborou seu discurso, removeu todas as coisas desnecessárias dos slides e pesquisou bem seu público. O evento começou. Mas por onde você deve começar? Especialistas recomendam envolver o público imediatamente com uma pergunta retórica que estimule o pensamento. Por exemplo: "Quantas empresas você acha que foram afetadas por ransomware hoje?" ou "Você sabe quanto dinheiro as empresas perdem devido à automação insuficiente de processos de negócios?" Mesmo que essa abordagem não prenda a atenção por muito tempo, alguns segundos de envolvimento podem ajudar a "ativar" o público. Depois disso, slides cativantes devem ajudar a manter seu interesse.
Claro, é desafiador compreender totalmente utilizar linguagem corporal durante uma apresentação virtual, mas você ainda pode fazer uso de alguns elementos. Por exemplo, posicione a câmera de modo que ela capture não apenas seu rosto, mas também suas mãos, semelhante a um locutor de TV. Isso permite que você use expressões faciais e gestos de forma eficaz. Quanto à câmera, colocá-la no nível dos olhos ajuda a criar a ilusão de contato visual com o público.
Monitore a entonação e o ritmo do seu discurso. Um tom calmo e confiante e um ritmo medido são geralmente bem recebidos, embora a abordagem ideal possa variar dependendo do tópico e do público. Falar em público é uma habilidade que vale a pena desenvolver.
Incorpore mais interatividade. Durante apresentações virtuais, o público pode perder o foco mais rapidamente do que pessoalmente. Para neutralizar isso, interaja com os ouvintes periodicamente. Você pode usar enquetes situacionais online ou fazer perguntas simples que exijam respostas diretas. A chave é reengajar a atenção do público. É aconselhável incluir um elemento interativo a cada dez minutos da sua apresentação.
Análise
A apresentação virtual acabou, mas o trabalho está apenas começando. Agora você deve coletar todas as estatísticas disponíveis da sua plataforma de apresentação virtual, analisá-las e tirar conclusões para aprimorar apresentações futuras e adaptar melhor a composição do público. Além disso, revise a gravação da sua performance para identificar pontos fortes, fracos e erros.
Após o evento, envie materiais informativos relacionados ao tópico para todos os participantes, juntamente com uma nota de agradecimento. Como alternativa, solicite feedback por meio de um pequeno questionário para avaliar a eficácia da apresentação e identificar áreas para melhoria. O feedback é essencial para uma reunião bem-sucedida, seja ao vivo ou virtual.
Graças a Pitch Avatar, você pode enviar uma apresentação gravada e narrada para todos os participantes do evento – na íntegra ou como um resumo dos pontos principais (pitch).
Por fim, a plataforma usada para a reunião é crucial para organizar e conduzir apresentações virtuais. Ela deve ser confiável, funcional e fácil de usar. Pitch Avatar incorpora todas essas qualidades.
