Nos últimos dois anos, a demanda por reuniões virtuais no mundo cresceu muitas vezes. E contrariamente aos receios de muitos, as empresas só beneficiaram com isso, como evidenciam os dados de muitos estudos.
O mais importante:
Em 2020, em comparação com 2019, o número de reuniões pessoais online aumentou 1,230%, e as reuniões em grupo, 613%.
As reuniões online representaram 42% de todas as reuniões em 2020, mas estão a crescer rapidamente.
Quase 65% das empresas no Reino Unido relataram aumento de produtividade devido ao trabalho total ou parcial de seus funcionários remotos.
70% das empresas nos países desenvolvidos têm planos de longo prazo para implementar e desenvolver o conceito de trabalho remoto.
As reuniões de grupo geralmente duram cerca de 60 minutos; as reuniões pessoais duram metade a um quarto dessa duração.
Mais de 46% de todas as reuniões remotas em 2020 ocorreram entre funcionários de uma empresa.
65% das empresas que representam diferentes países e setores da economia relataram que não perderam um único cliente após mudarem para um formato de trabalho online.
Apenas 32% das empresas acreditam que as reuniões presenciais são mais importantes do que a comunicação online.
Em 2019, menos de 50% de todas as reuniões online foram realizadas através do telemóvel, em 2020 este número ultrapassou os 60%.
As pessoas adoram se conhecer. A comunicação e a interação social são um dos fatores fundamentais no desenvolvimento humano, sem esquecer que a comunicação eficaz, tanto dentro da equipa como com parceiros externos, é o fator mais importante no desenvolvimento de qualquer negócio. De ano para ano, a comunicação cresce cada vez mais. De acordo com a Harvard Business Review, o tempo médio que os funcionários passam mensalmente em reuniões de negócios (e não comerciais) aumentou de 31.4 horas no início da década de 1960 para 72.3 horas em 2020. Aqui, a mudança no paradigma geral dos negócios desempenhou um papel importante. . Assim, se há 50-60 anos o setor operacional desempenhava um papel fundamental com um número predominante de especialidades de trabalho (para as quais as reuniões não são tão importantes), então, algures no final dos anos 80, começou um rápido “fluxo” de funcionários, condicionalmente, desde chão de fábrica até escritórios.
O trabalho de escritório, por definição, envolve inúmeras reuniões de negócios, tanto internas como externas. Mas, seja qual for a razão, o resultado é óbvio – o volume de comunicação está a crescer. A pandemia da COVID-19 não afetou este processo global, no entanto, levou a uma mudança na própria abordagem da comunicação – as reuniões pessoais e físicas na maioria das vezes mudaram para um formato online, e esta situação parece estar resolvida há muito tempo. Em qualquer caso, vários estudos mostram que o trabalho remoto, na presença de ferramentas informáticas modernas, é adequado para todos – tanto empregadores como empregados.
A demanda por reuniões virtuais está aumentando
Durante 2020, o número de reuniões virtuais individuais realizadas online (normalmente através de vídeo) aumentou 1,230%, e o número de reuniões de grupo aumentou 613% em comparação com os totais de 2019. Pode parecer que os principais impulsionadores desse crescimento impressionante foram as restrições de quarentena e a transição para o trabalho remoto. Mas não se apresse em tirar conclusões. Se compararmos, digamos, 2018 e 2019 (quando a pandemia ainda não tinha tido um impacto global nos processos de negócio), verifica-se que o aumento médio das reuniões virtuais atingiu os 600%. Apesar de todas as restrições, ainda em 2020, o formato online representou apenas 42% de todas as reuniões. A pandemia tornou-se um catalisador do processo de mudança do paradigma da comunicação empresarial, embora as mudanças ainda não aconteçam tão rapidamente como parecem.
As organizações basicamente reconstruíram as suas infraestruturas de TI, mas agora elas precisam ser mantidas, desenvolvidas, ciberprotegidas e assim por diante. Além disso, para muitas empresas, o declínio de 2020 foi substituído pelo crescimento dos negócios em 2021. Como resultado, houve uma escassez aguda de pessoal qualificado. De acordo com um Relatório de pesquisa do IDG, em tal situação, até 75% das organizações recorreram a reservas internas e planejaram melhorar a eficiência dos funcionários existentes. O método aqui é a automação de vários processos de negócios, incluindo vendas, interação com o cliente, etc. ferramentas on-line modernas, um funcionário, por exemplo, do departamento de vendas pode cobrir uma camada muito maior de clientes potenciais e existentes sem perda de eficiência, e também pode ser treinado em novos produtos com muito mais rapidez.
Os temores de que o formato de trabalho remoto reduza a produtividade dos funcionários obviamente não se concretizaram. Considere que, de acordo com o Gabinete de Estatísticas Nacionais do Reino Unido, em alguns momentos de 2020 apenas 37% das pessoas no país foram trabalhar devido a restrições de quarentena. De acordo com o Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), cerca de 65% das empresas relataram aumento na produtividade dos funcionários que trabalham total ou parcialmente remotamente. Esta situação está a levar os empregadores a desenvolver e apoiar este formato, o que levará a um novo aumento no número de reuniões virtuais. Uma situação ainda mais reveladora foi observada na Alemanha, onde segundo o relatório da Deloitte, 70% das empresas já têm planos de longo prazo para implementar e desenvolver o conceito de trabalho remoto. Tendências semelhantes estão a ser observadas noutros países desenvolvidos da Europa.
Anatomia das reuniões virtuais
De acordo com a pesquisa do Doodle, em 2020 o formato de reunião de grupo mais popular incluía uma média de cinco pessoas por reunião (na Europa Ocidental, as reuniões contavam com a presença de mais pessoas, 8 a 10 em média). A situação manteve-se praticamente inalterada em comparação com 2019. No entanto, a maioria das reuniões de grupo durou cerca de uma hora.
Em termos de comunicação virtual individual, o número dessas reuniões durante a pandemia cresceu significativamente mais rápido do que o número de reuniões de grupo. Isto é bastante óbvio, visto que, na maioria dos casos, os encontros pessoais ocorrem espontaneamente. Se antes era possível abordar um colega no escritório para discutir assuntos atuais, agora, muitas vezes, a única forma de comunicação é ligando para ele no Zoom, Teams, Cisco Meetings, etc.
Na maioria das vezes, as reuniões individuais duram cerca de 1 minutos, mas em 1, o número de videochamadas curtas com duração de até 30 minutos aumentou significativamente, em 2020%. Na verdade, esta tendência tem uma base totalmente científica – de acordo com vários estudos, em média, uma pessoa consegue suportar apenas 15-10.8 minutos de concentração, após os quais ocorre um declínio na percepção e cada minuto de comunicação torna-se cada vez menos eficaz. O limite crítico é meia hora. Além disso, a grande maioria das pessoas simplesmente finge participar da conversa. Numa reunião de grupo, a concentração dura mais tempo, pois a atenção alterna entre os participantes da reunião.
Outra tendência interessante, embora óbvia, em 2020 tem sido um aumento dramático (em 78%) no número de grandes reuniões online, com o número de participantes até mil pessoas ou mais. Na maioria dos casos, estamos a falar de reuniões protocolares e de assembleias gerais, cuja periodicidade é regulada por lei. Na maioria dos países, as grandes empresas são obrigadas a realizar assembleias de acionistas pelo menos uma vez por ano. A pandemia da COVID-19 e as restrições globais de quarentena transformaram este procedimento num verdadeiro teste. Mas o uso de plataformas em nuvem para comunicação remota resolveu esse problema.
As vendas ficam online
Durante anos, acreditou-se amplamente que não ser capaz de abordar um cliente é uma receita para diminuir as vendas. A confiança nesta crença era tão elevada que poucos tentaram seriamente esta abordagem. Mas a pandemia deu às empresas uma escolha difícil: ficar online tanto quanto possível ou abandonar completamente o mercado. A maioria escolheu a primeira opção e descobriu-se que muitos dos receios anteriores eram infundados. Uma pesquisa Doodle de 2020 mostrou que 65% dos entrevistados representando diferentes países e setores da economia afirmaram não ter perdido um único cliente, e 30% dos entrevistados relataram que os clientes eram menos propensos a cancelar reuniões virtuais, em comparação com os seus homólogos presenciais.
Isto é confirmado por pesquisa da consultoria McKinsey, que compara vendas tradicionais e digitais. Antes da pandemia de COVID-19, 52% dos inquiridos acreditavam que os métodos clássicos, como as reuniões presenciais, eram mais importantes do que a comunicação online, mas no final de 2020, apenas 32% continuavam a sê-lo. Esta é uma mudança muito significativa na percepção, considerando o curto espaço de tempo em que ocorreu.
Questões perceptivas
Pode parecer que a utilização generalizada de soluções de comunicação remota e a transição para o trabalho remoto só trazem vantagens, mas isso, infelizmente, não é inteiramente verdade. Existem também algumas deficiências. Um dos principais problemas é que nem todos os funcionários, especialmente aqueles com mais de 50 anos, dominam todas as ferramentas e competências da comunicação digital. Isso reduz um pouco a produtividade geral da empresa. Embora, é claro, a adaptação seja uma questão de tempo.
Mais grave é outro problema, que até recebeu o nome original de Zoom Fatigue. Isso ocorre porque a comunicação online, mesmo com vídeo de alta qualidade, não equivale totalmente a reuniões presenciais. Na vida real, o cérebro humano recebe uma parte significativa de suas informações sobre o interlocutor com base em sinais não-verbais, enquanto quando a comunicação ocorre em uma plataforma como Zoom ou MS Meetings, o número de tais sinais é bastante limitado, uma vez que uma pessoa vê apenas o rosto do interlocutor.
Como aponta a analista comportamental Laura Dudley, a fadiga do Zoom é causada pelo excesso de trabalho do cérebro para compensar a falta de pistas não-verbais nas quais normalmente confiamos quando conversamos cara a cara. Em 2020, o fenómeno Zoom Fatigue cresceu exponencialmente. Você também pode adicionar a incapacidade de se concentrar no trabalho em casa (especialmente com crianças pequenas), da qual muitas pessoas que trabalham em seus próprios apartamentos reclamam. De acordo com a Harvard Business, os teletrabalhadores que vivem sozinhos sentem-se cada vez mais alienados dos outros colegas. Remotamente, sem comunicação pessoal, a sensação de isolamento aumenta.
O que fazer relativamente a todos estes potenciais problemas ainda não está completamente claro, mas deve ser feito, porque estamos próximos do esgotamento profissional à escala global. Neste momento, é ideal introduzir uma abordagem híbrida à estrutura de trabalho nas organizações, combinando modos remotos e de escritório.
Vale destacar também que as reuniões virtuais (principalmente em grupo) exigem um planejamento mais cuidadoso, uma vez que funcionários de uma mesma empresa podem trabalhar, por exemplo, em vários fusos horários.
O futuro está na mobilidade
Se falamos de previsões de longo prazo, à medida que avançamos, mais reuniões serão realizadas online. Isto se aplica não apenas a reuniões de negócios dentro de uma empresa, mas também ao trabalho com clientes, bem como a entrevistas durante o recrutamento. O próprio formato da reunião reduz o tempo gasto. Há cada vez mais evidências de que reuniões curtas são mais produtivas e ajudam a reduzir a probabilidade de esgotamento dos funcionários.
Após o choque inicial causado pela necessidade de transição para um novo formato de trabalho, a maioria das organizações já se adaptou à transformação e procura agora formatos e métodos ideais para resolver dificuldades potenciais e reais – tanto tecnológicas como organizacionais. Portanto, ainda há muito trabalho a ser feito, embora não se espere uma mudança radical nas tendências atuais.
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Autor: Igor Kirillov
