Рассматриваем лучшие практики, которые повышают производительность и поддерживают командный дух на ремоуте.
Пандемия COVID-19 изменила способ работы многих, нормализовав удаленную работу по всему миру. Но, конечно, имея множество преимуществ, среди которых гибкий график и лучший баланс между жизнью и работой, она также создает значительные вызовы для тех, кто привык координировать процессы локально. Чтобы выстроить рабочую модель сотрудничества на удаленке, нужен комплексный подход.
Правильные инструменты
Одним из важнейших факторов успешной удаленной работы является предоставление работникам правильных инструментов. Нужен доступ к надежному программному обеспечению для управления проектами, средствам связи и всему, что помогает эффективно выполнять свои обязанности.
Перечислим некоторые из них:
Инструменты коммуникации
Коммуникация является неотъемлемой частью любой успешной удаленной работы, и выбор инструментов влияет на то, как она будет построена. Популярные коммуникационные платформы, такие как Slack, Microsoft Teams и Zoom, предоставляют почти исчерпывающие возможности для поддержания связи между удаленными командами.
Чтобы обеспечить максимальную эффективность этих инструментов, важно обеспечить вашу команду лицензиями, если это необходимо, и онбординг курсом этих программ, чтобы их использование было грамотным.
Не помешает провести один-два вводных тренинга, на которых будет показано, как пользоваться каждой платформой. Это сэкономит время в дальнейшем, например, когда растерянный член команды не будет минутами искать, как поделиться экраном во время созвона, или не сможет записать нужный вебинар.
Инструменты управления проектами
Еще одним важным компонентом для удаленных команд являются инструменты управления проектами. Asana, Trello и Monday.com — популярные сервисы, позволяющие командам легко управлять многими задачами одновременно. Здесь назначаются дедлайны, отслеживается прогресс и систематизируется работа.
Члены команды могут сотрудничать над проектами в режиме реального времени, обмениваясь файлами или обсуждая идеи в чате платформы.
Тайм-трекеры
Обычно трекер времени входит в состав системы управления проектами или задачами. Однако при удаленной работе может быть сложно контролировать продуктивность сотрудников. Чтобы убедиться, что работники придерживаются дедлайнов и обеспечивают согласованные часы работы, есть такие инструменты, как Toggl или RescueTime.
Используя эти инструменты, работодатели лучше понимают, сколько работник тратит на выполнение каждой задачи и могут предоставлять обратную связь работникам. Программное обеспечение для отслеживания времени также позволяет работодателям получить представление о том, где можно улучшить управление временем и эффективность.
При этом стоит обратить внимание на этику внедрения таких инструментов, чтобы не деморализовать сотрудников постоянным наблюдением "всевидящего ока", и не создавая дополнительную причину для тревоги, ведь в этом случае об эффективности можно забыть.
VPN и безопасность
Во время удаленной работы важно убедиться, что работники принимают необходимые меры безопасности. Достаточно одного неудачного похода в коворкинг с открытой сетью, чтобы конфиденциальные данные вашей компании были скомпрометированы. Использование виртуальной частной сети (VPN) может значительно защитить от утечки данных и других киберугроз. Лучшая VPN сеть шифрует всю деятельность в Интернете, позволяя безопасно получать доступ к базам данных или сетям компании, не подвергая вашу информацию риску.
Наличие активного брандмауэра на вашем компьютере может помочь добавить еще один уровень защиты, блокируя доступ вредоносных веб-сайтов или загрузок к вашему устройству. Работодатели также должны рассмотреть возможность внедрения двухфакторной аутентификации, когда это возможно — это потребует от пользователей подтверждения своей личности, прежде чем им будет предоставлен доступ к конфиденциальной информации.
Принимая необходимые меры для обеспечения безопасности, работодатели и сотрудники могут работать со спокойной душой, зная, что их данные в безопасности.
Соблюдение графика
Одной из важнейших проблем удаленной работы является соблюдение графика. Работая из дома, легко потерять время и переработать, что приводит к выгоранию. Важно установить четкое рабочее время и придерживаться его, чтобы поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Приведем некоторые советы, которые могут в этом помочь.
Регулярные перерывы
Удалённая работа, как ни крути, изолирует, поэтому важно делать регулярные перерывы в течение дня. Поощряйте сотрудников делать перерывы, чтобы потянуться, прогуляться или перекусить.
Поощряйте работников устанавливать конкретные рабочие часы и придерживаться их. Можно настроить автоматические напоминания в чатах, например "Время пить кофе!"
Ограничьте отвлекающие факторы
Работая из дома отвлечься, ведь домашние дела и личные задачи конкурируют за внимание. Поощряйте сотрудников ограничивать отвлекающие факторы, создавая специальное рабочее пространство, выключая уведомления и выделяя определенное время для личных задач.
Поощрение сотрудничества
Успешная удаленная рабочая среда зависит от сотрудничества и командной работы. Вот, например, распространенные практики для поощрения кооперации:
1. Установите четкие цели и задачи для каждого проекта, убедившись, что члены команды понимают желаемые результаты и то, как их усилия будут способствовать успеху.
2. Используйте коммуникационные инструменты, такие как программное обеспечение для видеоконференций или мгновенную связь.
3. Поощряйте творческое решение проблем путем создав открытую среду для свободного обмена и обсуждения идей.
4. Разработайте план действий с конкретными задачами, предназначенными для отдельных членов команды, обеспечив им автономию и подотчетность
5. Способствуйте открытому диалогу, позволяя членам команды предоставлять обратную связь по идеям друг друга в форме (без резкой критики или попытки оскорбить), помогая создать ощущение сообщества.
6. Подумайте о вознаграждении за успешное сотрудничество, подкрепляя положительное поведение и мотивируя других стремиться к подобным результатам. Это может быть что-то символическое, но приятное.
Не забывайте напоминать членам команды, что их индивидуальные усилия способствуют достижению большей коллективной цели или миссии организации в целом.
Не пренебрегайте ментальным здоровьем сотрудников
Удаленная работа может негативно влиять на психическое здоровье, поэтому важно обеспечить работникам доступ к ресурсам восстановления. Это может быть доступ к консультационным услугам, приложениям для психического здоровья или материалам о том, как бороться со стрессом и выгоранием.
Предоставляйте возможности для развития
Дистанционная работа может ограничивать возможности работников в развитии. Это могут быть онлайн-курсы, виртуальные семинары или менторские курсы.
Обзор
До 6 года только 25% специалистов работали преимущественно из дома, но, по оценкам, в течение следующих трех лет XNUMX% работников будут работать дистанционно на постоянной основе.
Поэтому руководителям и кадровикам важно обеспечить полноценную замену рабочего места и позаботиться о вызовах, которые ставит ремоут.
Удобные инструменты коммуникации и коллаборации, соблюдение графика, поощрение к межкомандному общению и оказание поддержки имеет решающее значение в том, будут ли ваши сотрудники продуктивны.
Внедряя эти передовые методы, предприятия могут создать удаленную рабочую среду, которая способствует продуктивности, совместной работе и благополучию сотрудников.
