Пандемия, которая еще совсем недавно пугала все человечество, похоже, постепенно отступает. Общество возвращается к «нормальному состоянию», но некоторые вещи изменились навсегда. В первую очередь, речь об удаленной работе, которая, фактически стала сегодня новой нормой для большинства организаций. Более того, как ожидают аналитики, удаленная модель работы будет все глубже проникать в деловую среду и продолжит оказывать свое влияние на бизнес на протяжении еще многих лет.
В этом контексте особое значение приобретает навык организации и проведения виртуальных презентаций и других онлайн-мероприятий, которых становится все больше. Дистанционные рабочие совещания, отчеты, вебинары, презентации продуктов и услуг — это, в целом не так уж сложно. Но, чтобы сделать свое выступление действительно эффективным, стоит учесть целый ряд важных нюансов.
Виртуальные презентации: «за» и «против»
Но, для начала, надо понять, какие основные преимущества и недостатки содержат в себе виртуальные презентации. Начнем с того, что для выступающего удаленный формат часто является менее «пугающим», чем непосредственная встреча с аудиторией. Докладчик, обычно, находится в комфортной домашней или офисной обстановке и как бы защищен экраном своего монитора. Да и слушателям спокойнее — они всегда могут выключить камеру или звук, выйдя из поля внимания. Важно и то, что удаленные презентации можно проводить для людей, находящихся в разных местах, даже в разных странах. Никому никуда не надо ехать, проще подобрать подходящее для всех время встречи. К тому же с помощью цифровых инструментов удобно проводить различные опросы и собирать статистику, получая отклик, обратную связь и данные для анализа.
В то же время виртуальные встречи вряд ли когда-либо полностью заменят реальное общение. Существенным недостатком является отсутствие невербальных сигналов или «языка тела» во время разговора. Без этих сигналов может быть сложно оценить уровень интереса, вовлеченности или настроения аудитории. Кроме того, различные исследования показали, что отсутствие невербальных сигналов в видеообщении может привести к повышенной когнитивной усталости, что приводит к более быстрому истощению и эмоциональному выгоранию участников. Организация содержательного диалога также может быть сложным, особенно при большом количестве участников. Эффективные навыки модерации необходимы для предотвращения таких проблем, как одновременный разговор нескольких участников. Кроме того, всегда существует риск технических проблем — проблем с сетью, зависаний компьютера или смартфона, задержек или искажений видео и звука — которые часто встречаются на виртуальных встречах.
Можно ли максимизировать преимущества виртуальных презентаций и сократить влияние недостатков. Вполне. Достаточно соблюдать несколько несложных принципов на этапах подготовки и проведения онлайн-мероприятия, а также в ходе подведения итогов.
Подготовка
Хорошо известно, что привлечение и удержание внимания аудитории во время виртуальной презентации сложнее, чем на личной встрече. Чтобы решить эту проблему, важно вовлечь аудиторию с самого начала. Начните с коротких, эффектных слайдов, которые привлекают внимание, часто достаточно одного убедительного заголовка или краткой фразы, чтобы вызвать интерес. Вы можете предоставить дополнительные подробности во время презентации и предоставить участникам материалы для ознакомления. Поэтому первое правило подготовки — исключить ненужный контент из презентации и тщательно спланируйте речь, включая смысловые акценты и вокальные интонации.
Не менее важно, хотя бы в общих чертах, понимать состав аудитории, перед которой придется выступать. Для этого стоит продумать форму онлайн-регистрации, включив в нее несколько вопросов о компании, должности, сфере интересов каждого участника. Имея такую статистику гораздо проще правильно выстроить схему выступления.
Кроме того, решите технические проблемы до начала презентации. Проверьте все сетевые соединения и оборудование, включая камеру, звук, гарнитуру и, возможно, интерактивную доску. Этот часто упускаемый из виду шаг может предотвратить множество проблем. Также убедитесь, что освещение хорошо отрегулировано, чтобы избежать бликов и теней. Правильное освещение значительно улучшает восприятие докладчика аудиторией. Поэкспериментируйте с различными настройками освещения перед презентацией, чтобы найти оптимальную конфигурацию.
Разумно заранее планировать любую помощь, которая может вам понадобиться во время вашей виртуальной презентации, особенно если она касается сложного продукта. Рассмотрите возможность привлечения эксперта из вашей компании (если вы сами не являетесь таковым), цифрового помощника или использования корпоративной базы знаний. Заранее планируйте, как вы можете быстро отвечать на вопросы аудитории не прерывая ход событий.
Введение
Итак, вы все сделали правильно — провели подготовку, продумали сценарий выступления, убрали все лишнее из слайдов и хорошо узнали свою аудиторию. Мероприятие стартовало. Но, с чего начать? Специалисты рекомендуют сразу же вовлекать аудиторию, риторическим вопросом, который функцию обдумывания. Например: «как вы думаете, сколько компаний пострадало сегодня от вирусов-вымогателей?» или «Известно ли вам, как много денег теряют компании от недостаточной автоматизации бизнес-процессов?». Пускай такой подход привлечет ненадолго, но нескольких секунд внимания достаточно чтобы «включить» аудиторию, а дальше люди должны зацепиться за яркие слайды вашей презентации.
Конечно, это сложно в полной мере использовать язык тела во время виртуальной презентации, но вы все равно можете использовать некоторые элементы. Например, расположите камеру так, чтобы она захватывала не только ваше лицо, но и руки, как это делает телеведущий. Это позволяет эффективно использовать как мимику, так и жесты. Что касается камеры, то ее размещение на уровне глаз помогает создать иллюзию зрительного контакта с аудиторией.
Следите за интонацией и темпом выступления. Лучше всего воспринимается спокойный уверенный тон и неторопливая речь, но на самом деле многое зависит от обсуждаемой темы и состава аудитории. Ораторское искусство — то над чем действительно стоит поработать.
Больше интерактива. В ходе виртуальной презентации аудитория «засыпает» гораздо быстрее, чем во время обычного выступления. Поэтому время от времени со слушателями необходимо взаимодействовать. Для этого можно задействовать ситуативные онлайн-опросы или напрямую задать вопрос аудитории — простой вопрос, который предполагает простой ответ. Здесь главное, вернуть внимание слушателей. В общем случае, рекомендуется вставлять один элемент «интерактива» на каждые десять минут презентации.
Анализ
Виртуальная презентация закончена, но работа только начинается. Теперь вам следует собрать всю доступную статистику с вашей виртуальной платформы презентаций, проанализировать ее и сделать выводы для улучшения будущих презентаций и лучшей адаптации состава аудитории. Кроме того, просмотрите запись своего выступления, чтобы выявить сильные и слабые стороны, а также ошибки.
После мероприятия отправьте всем участникам информационные материалы по теме вместе с благодарственным письмом. Или запросите обратную связь с помощью короткой анкеты, чтобы оценить эффективность презентации и определить области для улучшения. Обратная связь необходима для успешной встречи, будь то вживую или виртуально.
Благодаря Pitch Avatar, вы можете отправить записанную и озвученную презентацию всем участникам мероприятия — либо полностью, либо в виде краткого изложения ключевых моментов (питча).
Наконец, платформа, используемая для встречи, имеет решающее значение для организации и проведения виртуальных презентаций. Она должна быть надежной, функциональной и удобной для пользователя. Pitch Avatar воплощает в себе все эти качества.
