Небольшая инструкция, которая поможет упорядочить и ускорить процесс создания онлайн-мероприятия.
Что такое техзадание презентации и для чего оно нужно? Это описание будущего онлайн-мероприятия (или контента), которое позволяет получить ясное представление о том, как должна выглядеть презентация в целом и ее составляющие; о сроках, в который она должна быть подготовлена и проведена; о том, кто принимает участие в подготовке и проведении презентации и зоне ответственности каждого участника.
Хорошо подготовленное техническое задание оптимизирует процесс создания презентации и устанавливает границы (прежде всего временные) для людей, вовлеченных в его работу. Даже если всю работу, как это часто бывает, выполняет один «человек-оркестр» (иногда по сути являющийся и заказчиком, и исполнителем), техническое задание помогает лучше продумать мероприятие. Еще более важную роль техническое задание играет в командной работе, позволяя всем участникам процесса, так сказать, настроиться на одну волну.
Итак, что же следует Техническое задание для онлайн-презентации Выглядит как? К вашим услугам краткий инструкция на основе опыта нашей и наших клиентов.
Цель онлайн-презентации
Вы должны понимать, какой результат хотите получить по итогам мероприятия. Особенно важно это в случае, если презентация коммерческая. Именно поэтому будет большой ошибкой отнестись к данному пункту формально. “Рассказать о товаре” или “Познакомить с предложением” – это не цель. Это отписка. “Увеличить количество клиентов, купивших туристическую путевку на Луну на корабле “Аполлон” (Apollo)” – вот, пример правильно сформулированной цели.
Дизайн и стиль
В этом разделе вы кратко описываете решения, соответствующие его названию. Например, что будут использоваться основные и дополнительные цвета, в каком основном стиле будет решена презентация и т. д. Например: «Стиль – космический модерн (космос, космические корабли, ракеты, звезды, астронавты и т. д.). Основной цвет фона – темно-синий. Второй основной цвет – желтый (золотой). Дополнительные цвета – стальной и оранжевый. Статичные изображения и анимация – двухмерные». Описание должно сопровождаться выбранными шрифтами и, в идеале, примером слайда.
План презентации
Сколько бы людей не работали над онлайн-мероприятием, каждый из них должен знать, какая часть и за какой следует. Именно для этого нужен план. В этом месте не нужно разворачивать его в подробный сценарий. Достаточно дать краткое, буквально в несколько слов, описание каждого пункта, указав ответственного за него.
Ресурсы для создания презентации
Знать сколько и чего можно потратить на мероприятие, какие технические средства и каких людей задействовать важно в первую очередь для того, чтобы в решающий момент не оказалось, что все нужно срочно переделывать или даже отменять, потому, что в решающий момент под рукой не оказалось нужной программы или попросту не хватило времени. Техника, ПО, время, люди – все это ресурсы. Чем скрупулезнее вы их перечислите, тем лучше. Опыт показывает, что в процессе составления этого пункта вы наверняка вспомните о том, что в противном случае упустили бы, создав проблемы себе и коллегам. Описывая технические средства и программные продукты не забудьте указать, как получить к ним доступ.
Основные сроки и временные рамки, связанные с этапами создания и проведения презентации
К этому применимо следующее: Максимальная общая сумма продолжительность презентации; Крайний срок подачи черновика; Крайние сроки проведения основных и генеральных репетиций; Крайний срок подачи финальной версии; Дата и время проведения мероприятия.
Компоненты и части презентации
Это, так сказать, центральная точка программы. Вы должны описать каждый раздел презентации по плану, указав его содержание, особенности, продолжительность и ответственного. Например: «Выступление Нила Армстронга о преимуществах и удобстве корабля «Аполлон» по сравнению с кораблем «Джемини». 2 минуты, 2 слайда, 1 анимация (30 сек)». И так по каждому разделу, начиная от вступления и заканчивая финалом. Необходимо указать, к какому сроку должна быть сдана каждая часть.
Команда презентации
Это еще один момент, к которому нужно подойти очень внимательно. Очень важно с точки зрения того, чтобы все участники процесса знали, кто за что отвечает и к кому и по какому поводу можно обращаться. Да, конечно, вы уже упомянули свою команду в двух разделах. Но здесь вы делаете это более подробно, указывая специальность, должность или профессию работников и спикеров, актуальные контакты для связи и составляющие презентации, за которые отвечает каждый человек. Обратите внимание, что если спикеров для проведения презентации или вебинара не хватает, их всегда можно создать использование ИИ-помощника докладчика.
Возможные проблемы
Всего предусмотреть нельзя, но какие-то вещи вы вполне можете предвидеть. Например, что делать, если по каким-то причинам выбыл один из членов команды? Кто его заменит? Или что делать, если кто-то сорвал сроки при подготовке своей части и вам придется вообще обойтись без нее? Здесь, главное, не увлечься и ограничиться пределами разумного. Не стоит рассматривать ситуации, вроде падения астероида, начала зомби-апокалипсиса или вторжения инопланетных захватчиков.
Всем удачи, успешных презентаций и высоких доходов!
