Небольшая инструкция, которая поможет упорядочить и ускорить процесс создания онлайн-мероприятия.
Что такое техзадание презентации и для чего оно нужно? Это описание будущего онлайн-мероприятия (или контента), которое позволяет получить ясное представление о том, как должна выглядеть презентация в целом и ее составляющие; о сроках, в который она должна быть подготовлена и проведена; о том, кто принимает участие в подготовке и проведении презентации и зоне ответственности каждого участника.
Хорошо составленное техзадание оптимизирует процесс создания презентации, и устанавливает рамки (прежде всего временные) для людей, задействованных в работе над ней. Даже если всю работу, как это часто бывает, делает один “человек-оркестр” (порой являющийся, по сути, и заказчиком и исполнителем), техзадание помогает лучше продумать мероприятие. Тем более важную роль техзадание играет в командной работе, позволяя всем участникам процесса, так сказать, настроиться на одну волну.
Как же должно выглядеть техзадание для онлайн-презентации? К вашим услугам небольшая инструкция на основе опыта нашей и наших клиентов.
Цель онлайн-презентации.
Вы должны понимать, какой результат хотите получить по итогам мероприятия. Особенно важно это в случае, если презентация коммерческая. Именно поэтому будет большой ошибкой отнестись к данному пункту формально. “Рассказать о товаре” или “Познакомить с предложением” – это не цель. Это отписка. “Увеличить количество клиентов, купивших туристическую путевку на Луну на корабле “Аполлон” (Apollo)” – вот, пример правильно сформулированной цели.
Дизайн и стиль.
В этом пункте вы кратко описываете соответствующие его названию решения. Например какие основные и дополнительные цвета будут использованы, в каком основном стиле будет решена презентация и т.д. Например: “Стиль – космический модерн (космическое пространство, космические корабли, ракеты, звезды, астронавты и т. д.) . Основной фоновый цвет – темно-синий. Второй основной цвет – желтый (золото). Дополнительные цвета – стальной и оранжевый. Статичные изображения и анимация двухмерные”. К описанию следует приложить выбранные шрифты и, в идеале, слайд-образец.
План презентации.
Сколько бы людей не работали над онлайн-мероприятием, каждый из них должен знать, какая часть и за какой следует. Именно для этого нужен план. В этом месте не нужно разворачивать его в подробный сценарий. Достаточно дать краткое, буквально в несколько слов, описание каждого пункта, указав ответственного за него.
Ресурсы для создания презентации.
Знать сколько и чего можно потратить на мероприятие, какие технические средства и каких людей задействовать важно в первую очередь для того, чтобы в решающий момент не оказалось, что все нужно срочно переделывать или даже отменять, потому, что в решающий момент под рукой не оказалось нужной программы или попросту не хватило времени. Техника, ПО, время, люди – все это ресурсы. Чем скрупулезнее вы их перечислите, тем лучше. Опыт показывает, что в процессе составления этого пункта вы наверняка вспомните о том, что в противном случае упустили бы, создав проблемы себе и коллегам. Описывая технические средства и программные продукты не забудьте указать, как получить к ним доступ.
Ключевые сроки и временные рамки, связанные с этапами создания и проведения презентации.
К указанному относится: Предельная общая продолжительность презентации; Срок готовности черновика; Сроки проведения базовой и финальной репетиций; Срок сдачи окончательного варианта; Дата и время проведения мероприятия.
Составляющие и части презентации.
Это, что называется, центральный пункт программы. Вы должны описать каждый раздел презентации в соответствии с планом, указав его содержание, особенности, продолжительность и ответственного. Например: “Рассказ спикера Нила Армстронга (Neil Armstrong) о достоинствах и удобстве корабля “Аполлон” (Apollo) по сравнению с кораблем “Джемини” (Gemini). 2 минуты, 2 слайда 1 анимация (30 сек)”. И так по каждому разделу, начиная с вступления, заканчивая финалом. Обязательно следует указать, к какому сроку должна быть сдана каждая часть.
Команда презентации.
Это еще один момент, к которому нужно подойти очень внимательно. Это очень важно с той точки зрения, чтобы все участники процесса знали, кто за что отвечает и к кому и по какому поводу можно обращаться. Да, конечно, вы уже упомянули свою команду в двух разделах. Но здесь вы делаете это более подробно, указывая специальность, должность или профессию рабочих и докладчиков, текущие контакты для общения, а также компоненты презентации, за которые отвечает каждый человек. Обратите внимание: если спикеров для проведения презентации или вебинара недостаточно, их всегда можно создать с помощью AI-помощник ведущего Pitch Avatar.
Возможные проблемы.
Всего предусмотреть нельзя, но какие-то вещи вы вполне можете предвидеть. Например, что делать, если по каким-то причинам выбыл один из членов команды? Кто его заменит? Или что делать, если кто-то сорвал сроки при подготовке своей части и вам придется вообще обойтись без нее? Здесь, главное, не увлечься и ограничиться пределами разумного. Не стоит рассматривать ситуации, вроде падения астероида, начала зомби-апокалипсиса или вторжения инопланетных захватчиков.
Всем удачи, успешных презентаций и высоких доходов!
