Розглядаємо кращі практики, що підвищують продуктивність та підтримують командний дух на ремоуті
Пандемія COVID-19 змінила спосіб роботи багатьох, нормалізувавши віддалену роботу у світі. Але звісно, маючи безліч переваг, серед яких гнучкий графік і баланс між життям та роботою, вона також створює значні виклики для тих, хто звик координувати процеси локально. Щоб вибудувати робочу модель співпраці на ремоуті, потрібен комплексний підхід. Ось деякі із задач, що потрібно вирішити.
Правильні інструменти
Одним із найважливіших факторів успішної віддаленої роботи є забезпечення співробітників потрібними інструментами. Їм потрібен доступ до надійного програмного забезпечення для управління проектами, засобів зв’язку та інших інструментів, які допоможуть їм ефективно виконувати свою роботу.
Перелічимо деякі з них:
Комунікація
Спілкування є важливою частиною будь-якого успішна організація дистанційної роботи, і правильні інструменти можуть змінити все. Такі популярні комунікаційні платформи, як Slack, Microsoft Teams і Zoom, пропонують чудові можливості для підтримки віддалених співробітників на зв’язку.
Щоб забезпечити максимальний ефект від цих інструментів, важливо оснастити свою команду необхідними ліцензіями та навчанням, необхідним для їх ефективного використання. Було б навіть корисно організувати спеціальну сесію або дві, які конкретно охоплюють, як використовувати кожну платформу, щоб усі були на одній сторінці, коли прийшов час спілкуватися.
Не завадить провести один-два ввідні тренінги, на яких буде показано, як користуватися кожною платформою. Це зекономить час надалі, наприклад, коли розгублений член команди не буде хвилинами шукати, як поділитись екраном під час зідзвону, або не зможе записати потрібний вебінар.
Інструменти управління проектами
Ще одним важливим компонентом для віддалених команд є інструменти управління проєктами. Asana, Trello та Monday.com - популярні сервіси, що дозволяють командам легко керувати багатьма задачами одночасно. Тут призначаються дедлайни, відстежується прогрес та систематизується робота.
Члени команди можуть співпрацювати над проєктами в режимі реального часу, обмінюючись файлами або обговорюючи ідеї в чаті платформи.
Тайм-трекери
Зазвичай трекер часу входить до складу системи управління проєктами або задачами. Однак при віддаленій роботі може бути складно контролювати продуктивність співробітників. Щоб переконатися, що працівники дотримуються дедлайнів і забезпечують узгоджені години роботи, є такі інструменти, як Toggl або RescueTime.
Використовуючи ці інструменти, роботодавці краще розуміють, скільки працівник витрачає на виконання кожного завдання. Маючи ці дані, роботодавці мають можливість надавати зворотний зв'язок працівникам. Програмне забезпечення для відстеження часу також дозволяє роботодавцям отримати уявлення про те, де можна покращити управління часом та ефективність.
При цьому варто звернути увагу на етику впровадження таких інструментів, щоб не деморалізувати співробітників постійним наглядом “всевидячого ока”, і не створюючи додаткову причину для тривоги, адже в цьому випадку на ефективність не варто розраховувати.
VPN і безпека
Працюючи віддалено, роботодавцям важливо переконатися, що їхні працівники мають необхідні заходи безпеки. Використання віртуальної приватної мережі (VPN) може значно захистити від витоку даних та інших кіберзагроз. VPN шифруватиме всю вашу онлайн-діяльність, що дозволяє безпечно отримувати доступ до баз даних або мереж компанії, не піддаючи вашій інформації ризику.
Наявність активного брандмауера на вашому комп’ютері може допомогти додати ще один рівень захисту, блокуючи доступ шкідливих веб-сайтів або завантажень до вашого пристрою. Роботодавці також повинні розглянути можливість впровадження двофакторної автентифікації, коли це можливо – це вимагатиме від користувачів підтвердити свою особу, перш ніж отримати доступ до конфіденційної інформації.
Вживаючи необхідних заходів для забезпечення безпеки, роботодавці та працівники можуть працювати спокійно, знаючи, що їхні дані в безпеці.
Дотримання графіку
Однією з найважливіших проблем віддаленої роботи є дотримання графіку. Працюючи з дому, легко втратити часові та перепрацювати, що призводить до вигорання.Важливо встановити чіткий робочий час і дотримуватися його, щоб підтримувати здоровий баланс між роботою та особистим життям. Приведемо деякі поради, що можуть у цьому допомогти.
Регулярні перерви
Віддалена робота, як не крути, ізолює, тож важливо робити регулярні перерви протягом дня. Заохочуйте співробітників робити перерви, щоб потягнутися, прогулятися або перекусити. Заохочуйте працівників встановлювати конкретні робочі години та дотримуватися їх. Можна налаштувати автоматичні нагадування у чатах, наприклад “Час пити каву!”
Заохочуйте співробітників встановлювати конкретні робочі години та дотримуватися їх. Також важливо повідомити колегам про ці години роботи, щоб усі були на одній сторінці.
Обмежте відволікання
Робота вдома може відволікати, оскільки домашні справи та особисті завдання змагаються за увагу. Заохочуйте співробітників обмежувати відволікання створення спеціального робочого простору, вимкнення сповіщень і блокування певного часу для особистих завдань.
Заохочення співпраці
Успішне віддалене робоче середовище залежить від співпраці та командної роботи. Ось, наприклад, поширенні практики для заохочення кооперації:
1. Встановіть чіткі цілі та завдання для кожного проєкт, переконавшись, що члени команди розуміють бажані результати і те, як їхні зусилля сприятимуть успіху.
2. Використовуйте комунікаційні інструменти, такі як програмне забезпечення для відеоконференцій або миттєвий зв'язок.
3. Заохочуйте творче розв'язання проблем шляхом створивши відкрите середовище для вільного обміну та обговорення ідей.
4. Розробіть план дій з конкретними завданнями, призначеними для окремих членів команди, забезпечивши їм автономію та підзвітність.
5. Сприяйте відкритому діалогу, дозволяючи членам команди надавати зворотний зв'язок щодо ідей один одного у формі (без різкої критики чи намагання образити), допомагаючи створити відчуття спільноти.
6. Подумайте про винагороду за успішну співпрацю, підкріплюючи позитивну поведінку та мотивуючи інших прагнути до подібних результатів. Це може бути щось символічне, але приємне.
Не забувайте нагадувати членам команди, що вони є частиною чогось більшого, ніж вони самі - підкреслюйте, як їхні індивідуальні зусилля сприяють досягненню більшої колективної мети або місії організації в цілому.
Не нехтуйте ментальним здоров’ям співробітників
Дистанційна робота може негативно впливати на психічне здоров'я, тож важливо забезпечити працівникам доступ до ресурсів відновлення. Це може бути доступ до консультаційних послуг, додатків для психічного здоров'я або матеріалів про те, як боротися зі стресом і вигоранням.
Надавайте можливості для розвитку
Дистанційна робота може обмежувати можливості працівників у розвитку. Це можуть бути онлайн-курси, віртуальні семінари або менторські курси.
Підсумки
До 6 року лише 25% фахівців працювали переважно з дому, але, за оцінками, протягом наступних трьох років XNUMX% працівників будуть працювати дистанційно на постійній основі.
Тож керівникам та кадровикам важливо забезпечити повноцінну заміну робочого місця та подбати про виклики, які ставить ремоут.
Зручні інструменти комунікації та колаборації, дотримання графіку, заохочення до між командного спілкування та надання підтримки має вирішальне значення у тому, чи будуть ваші співробітники продуктивні.
Впроваджуючи ці найкращі методи, компанії можуть створити віддалене робоче середовище, яке сприяє продуктивності, співпраці та добробуту працівників.
