Пандемія, яка колись викликала широке занепокоєння, здається, поступово відступає. Суспільство повертається до нібито нормального життя, але деякі зміни є постійними. Віддалена робота сьогодні стала новою нормою для багатьох організацій. Аналітики також прогнозують, що модель віддаленої роботи стане більш впровадженою в бізнес-середовище та продовжуватиме впливати на бізнес-практику протягом наступних років.
У цьому контексті все більшого значення набуває оволодіння навичками організації та проведення віртуальних презентацій та онлайн-заходів. Дистанційні семінари, звіти, вебінари та презентації продуктів чи послуг можуть здатися простими. Однак, щоб ваша презентація була дійсно ефективною, необхідно врахувати кілька ключових нюансів.
Віртуальні презентації: за і проти
По-перше, важливо зрозуміти основні переваги та недоліки віртуальних презентацій. Для доповідачів віддалений формат часто менш «лякає», ніж особисті зустрічі. Зазвичай вони перебувають у комфортному домашньому чи офісному середовищі, захищені екранами своїх комп’ютерів. Для слухачів це простіше – вони можуть вимкнути свої камери чи звук, ефективно вимкнувшись у разі потреби. Крім того, віртуальні презентації можуть охоплювати людей у різних місцях, навіть у різних країнах, усуваючи потребу в подорожах і полегшуючи пошук відповідного часу для зустрічі для всіх. Крім того, цифрові інструменти полегшують проведення опитувань, збір статистики та отримання відгуків і даних для аналізу.
При цьому віртуальні зустрічі навряд чи коли-небудь повноцінно замінять реальне спілкування. Істотним недоліком є відсутність невербальних сигналів, або «мови тіла», під час розмови. Без цих підказок може бути складно оцінити рівень інтересу, залученості чи настрою аудиторії. Крім того, різні дослідження показали, що відсутність невербальних сигналів у відеокомунікації може призвести до підвищеної когнітивної втоми, що призводить до швидшого виснаження та емоційного вигорання серед учасників. Організація змістовного діалогу також може бути важко, особливо з великою кількістю відвідувачів. Потрібні ефективні навички модерування, щоб запобігти таким проблемам, як розмова кількох учасників одночасно. Крім того, завжди існує ризик технічних проблем – проблеми з мережею, зависання комп’ютера чи смартфона, затримки або спотворення відео та аудіо – які є звичними для віртуальних зустрічей.
Дійсно можливо максимізувати переваги віртуальних презентацій, мінімізуючи їх недоліки. Дотримуючись кількох простих принципів під час підготовки, проведення та подальших дій онлайн-події, ви можете підвищити ефективність своїх віртуальних зустрічей.
Підготовка
Це загальновідомо захоплення та утримання уваги аудиторії під час віртуальної презентації складніше, ніж під час зустрічі віч-на-віч. Щоб вирішити цю проблему, дуже важливо залучити аудиторію з самого початку. Почніть із коротких, вражаючих слайдів, які привертають увагу; часто досить переконливого заголовка чи короткої фрази, щоб викликати інтерес. Ви можете надати додаткові відомості під час презентації та зробити матеріали доступними для перегляду учасниками. Тому перше правило підготовки – виключити з презентації непотрібний контент і ретельно планувати виступ, включаючи смисловий наголос і вокальні інтонації.
Готуючи слайди презентації, пам’ятайте, що люди будь-якого віку, статі та професій краще реагують на візуальний матеріал, ніж на текст. Тому віддавайте перевагу діаграмам, фотографіям і графікам над довгим текстом. Читання тексту з екрана може відвернути увагу учасників від повідомлення доповідача.
Крім того, вирішіть технічні проблеми перед початком презентації. Перевірте всі мережеві підключення та обладнання, включаючи камеру, звук, гарнітуру та, можливо, інтерактивну дошку. Цей крок, про який часто нехтують, може запобігти багатьом проблемам. Також переконайтеся, що ваше освітлення добре налаштовано, щоб уникнути відблисків і тіней. Правильне освітлення значно посилює сприйняття аудиторією оратора. Поекспериментуйте з різними установками освітлення перед презентацією, щоб знайти оптимальну конфігурацію.
Доцільно заздалегідь спланувати будь-яку допомогу, яка може знадобитися під час віртуальної презентації, особливо якщо вона стосується складного продукту. Подумайте про залучення експерта з вашої компанії (якщо ви самі ним не є), цифрового помічника або використання корпоративної бази знань. Плануйте заздалегідь, як ви можете швидко відповідати на запитання аудиторії не перериваючи хід події.
Вступ
Отже, ви все зробили правильно – ретельно підготувалися, продумали свій виступ, прибрали зайве зі слайдів і добре вивчили аудиторію. Захід розпочато. Але з чого почати? Фахівці рекомендують одразу зацікавити аудиторію риторичним запитанням, яке спонукає до роздумів. Наприклад: «Як ви думаєте, скільки компаній сьогодні постраждали від програм-вимагачів?» або «Ви знаєте, скільки грошей втрачають компанії через недостатню автоматизацію бізнес-процесів?» Навіть якщо такий підхід не приверне увагу надовго, кілька секунд взаємодії можуть допомогти «активізувати» аудиторію. Після цього захоплюючі слайди повинні допомогти підтримати їх інтерес.
Звичайно, це складно повністю використовувати мову тіла під час віртуальної презентації, але ви все одно можете використовувати деякі елементи. Наприклад, розташуйте камеру так, щоб вона знімала не лише ваше обличчя, але й руки, подібно до телевізійного диктора. Це дозволяє ефективно використовувати як міміку, так і жести. Що стосується камери, її розміщення на рівні очей допомагає створити ілюзію зорового контакту з аудиторією.
Слідкуйте за інтонацією та темпом свого мовлення. Спокійний, упевнений тон і розмірений темп зазвичай добре сприймаються, хоча ідеальний підхід може відрізнятися залежно від теми та аудиторії. Публічні виступи – це навичка, яку варто розвивати.
Додайте більше інтерактивності. Під час віртуальних презентацій аудиторія може втратити фокус швидше, ніж особисто. Щоб протистояти цьому, періодично спілкуйтеся зі слухачами. Ви можете використовувати ситуативні онлайн-опитування або ставити прості запитання, які вимагають прямої відповіді. Головне – знову привернути увагу аудиторії. Бажано включати один інтерактивний елемент кожні десять хвилин вашої презентації.
Аналіз
Віртуальна презентація закінчилася, але робота тільки починається. Тепер вам слід зібрати всю доступну статистику з вашої віртуальної платформи презентацій, проаналізувати їх і зробити висновки, щоб покращити майбутні презентації та краще адаптувати склад аудиторії. Крім того, перегляньте запис свого виступу, щоб визначити сильні, слабкі сторони та помилки.
Після заходу разом із подякою надішліть всім учасникам інформаційні матеріали за темою. Крім того, вимагайте зворотного зв’язку за допомогою короткої анкети, щоб оцінити ефективність презентації та визначити області для покращення. Зворотний зв’язок важливий для успішної зустрічі, як живої, так і віртуальної.
Завдяки Pitch Avatar, ви можете надіслати записану та продиктовану презентацію всім учасникам заходу – повністю або у вигляді короткого викладу ключових моментів (pitch).
Нарешті, платформа, яка використовується для зустрічі, має вирішальне значення для організації та проведення віртуальних презентацій. Він повинен бути надійним, функціональним і зручним. Pitch Avatar втілює всі ці якості.
