Невелика інструкція, яка допоможе впорядкувати та прискорити процес створення онлайн-заходу.
Що таке техзавдання презентації і для чого воно потрібне? Це опис майбутнього онлайн-заходу (або контенту), який дозволяє отримати ясне уявлення про те, як має виглядати презентація загалом та її складові; про строки, в який вона має бути підготовлена та проведена; про те, хто бере участь у підготовці та проведенні презентації та зоні відповідальності кожного учасника.
Добре складене техзавдання оптимізує процес створення презентації і встановлює рамки (передусім тимчасові) для людей, задіяних у роботі над нею. Навіть якщо всю роботу, як це часто буває, робить один “людина-оркестр” (іноді є, по суті, замовником і виконавцем), техзавдання допомагає краще продумати захід. Тим паче важливу роль техзавдання грає у командної роботі, дозволяючи всім учасникам процесу, як кажуть, налаштуватися однією хвилю.
Як же має виглядати техзавдання для онлайн-презентації? До ваших послуг невелика керівництво на основі досвіду нашого та наших клієнтів.
Мета онлайн-презентації.
Ви повинні зрозуміти, якого результату ви хочете досягти в результаті заходу. Це особливо важливо, якщо презентація комерційна. Тому формально ставитися до цього питання було б великою помилкою. «Розповісти про товар» чи «Представити пропозицію» – це не мета. Це привід. «Збільшити кількість клієнтів, які придбали туристичну путівку на Місяць на кораблі «Аполлон» — ось приклад правильно сформульованої мети.
Дизайн і стиль.
У цьому розділі ви коротко описуєте рішення, які відповідають його назві. Наприклад, які основні та додаткові кольори будуть використані, в якому основному стилі буде вирішено виклад тощо. Наприклад: «Стиль – космічний модерн (космос, космічні кораблі, ракети, зірки, космонавти тощо). Основний колір фону темно-синій. Другий основний колір - жовтий (золотий). Додаткові кольори - сталевий і помаранчевий. Статичні зображення та анімація є двовимірними». Опис повинен супроводжуватися обраними шрифтами і, в ідеалі, зразком слайда.
План презентації.
Незалежно від того, скільки людей працює над онлайн-заходом, кожен з них повинен знати, яка частина йде за якою. Ось чому вам потрібен план. На цьому етапі вам не потрібно розгортати його в детальний сценарій. Досить дати короткий, буквально в кількох словах, опис кожного предмета із зазначенням відповідального за нього.
Ресурси для створення презентації.
Знати, скільки і на що можна витратити на захід, які технічні засоби і кого залучити важливо насамперед для того, щоб у вирішальний момент не виявилося, що все потрібно терміново переробляти або навіть скасовувати, адже у вирішальний момент під рукою не було потрібної програми або просто не вистачило часу. Обладнання, програмне забезпечення, час, люди – все це ресурси. Чим скрупульозніше ви їх перерахуєте, тим краще. Досвід показує, що в процесі складання цього пункту ви обов'язково згадаєте те, що інакше пропустили б, створивши проблеми собі та колегам. Описуючи технічні засоби та програмні продукти, не забудьте вказати спосіб доступу до них.
Основні терміни та часові рамки, пов'язані з етапами створення та проведення презентації.
До цього відноситься: максимальна загальна тривалість презентації; Термін виконання проекту; Терміни проведення основних і випускних репетицій; Кінцевий термін подання остаточного варіанту; Дата і час проведення.
Компоненти та частини презентації.
Це, так би мовити, центральний пункт програми. Описати кожен розділ виступу за планом із зазначенням його змісту, особливостей, тривалості та відповідального. Наприклад: «Виступ Ніла Армстронга про переваги та зручність корабля «Аполлон» порівняно з кораблем «Джеміні». 2 хвилини, 2 слайди, 1 анімація (30 секунд)». І так далі для кожного розділу, починаючи від вступу і закінчуючи фіналом. Необхідно вказати, до якого терміну подати кожну частину.
Команда презентації.
Це ще один момент, до якого потрібно підходити дуже уважно. Дуже важливо з точки зору, щоб усі учасники процесу знали, хто за що відповідає, до кого і з якої причини можна звертатися. Так, звичайно, ви вже згадали свою команду в двох розділах. Але тут ви робите це більш детально, вказуючи спеціальність, посаду чи професію працівників і доповідачів, актуальні контакти для спілкування, а також складові презентації, за які відповідає кожен. Зауважте, що якщо для проведення презентації чи вебінару недостатньо спікерів, їх завжди можна створити за допомогою AI-помічник ведучого Pitch Avatar.
Можливі проблеми.
Ви не можете передбачити все, але деякі речі ви можете передбачити. Наприклад, що робити, якщо з якоїсь причини хтось із учасників команди вибув? Хто його замінить? Або що робити, якщо хтось пропустив терміни в підготовці своєї частини і вам доведеться обійтися зовсім без неї? Тут головне не захоплюватися і обмежитися розумними рамками. Не варто розглядати такі ситуації, як падіння астероїда, початок зомбі-апокаліпсису або вторгнення інопланетян.
Всім успіхів, вдалих презентацій та високих доходів!
